Trasferire la Sua rubrica da Gmail o Outlook alla webmail
Se passa da Gmail o Outlook a una casella di posta di WebOké, i Suoi contatti non vengono trasferiti automaticamente. Anche se la Sua posta viene migrata, la rubrica resta indietro: non si trova nella casella di posta, ma in un elenco a parte. La può trasferire con un file. In questo articolo Le spieghiamo come fare e come evitare contatti doppi e gruppi persi.
Passo 1: esportare dal vecchio programma
Esistono due tipi di file per i contatti:
- vCard (.vcf): un file con biglietti da visita. Ogni dato ha un nome fisso, come
FNper il nome eEMAILper l'indirizzo. I gruppi si trovano nella rigaCATEGORIES. - CSV: una tabella in formato testo, con una colonna per ogni dato. Non esiste una convenzione fissa per i nomi delle colonne, quindi la webmail deve associarle ai propri campi.
Se può scegliere, scelga vCard. Google Contatti, Outlook e Apple Contatti possono tutti esportare in formato vCard o CSV. I passaggi sono descritti da Google in Esportare, eseguire il backup o ripristinare i contatti e da Microsoft in Importare o esportare contatti in Outlook usando un file .csv.
Passo 2: importare nella webmail
- Acceda alla webmail e clicchi nel menu su Contatti.
- Clicchi in alto su Importare.
- Scelga il file in Importa da file.
- In Importa assegnazioni di gruppo scelga cosa succede ai gruppi presenti nel file (vedere sotto).
- Lasci disattivata l'opzione Sostituire l'intera rubrica.
- Clicchi su Importare.
Al termine vedrà quanti contatti sono stati importati e quanti sono stati saltati.
| Importa assegnazioni di gruppo | Cosa succede |
|---|---|
| Nessuno | Vengono importati solo i contatti, senza gruppi |
| Tutti (crea i gruppi se necessario) | Ogni gruppo del file viene importato; i gruppi mancanti vengono creati dalla webmail |
| Solo per i gruppi esistenti | Vengono riempiti solo i gruppi che ha già |
Con un file CSV: associare i campi
Se importa un file CSV, la webmail mostra quale colonna corrisponde a quale campo e Le chiede se l'associazione è corretta. Controlli attentamente:
- La colonna con l'indirizzo e-mail è associata al campo dell'e-mail? Un errore classico è che la colonna con l'indirizzo di lavoro non viene associata. In quel caso si ritrova con cento contatti senza indirizzo e-mail.
- Le colonne che non Le servono le imposti su Campo non associato (non importare).
- Se la prima riga contiene i nomi delle colonne, scelga Non importare la prima riga (intestazioni).
Se dopo l'importazione vede caratteri strani, come "Müller" invece di "Müller", il file non era salvato in UTF-8. Lo salvi di nuovo nel Suo foglio di calcolo come CSV in UTF-8 e ripeta l'importazione. Se tutto finisce in un'unica colonna, la webmail ha letto male il separatore: un foglio di calcolo in italiano o in olandese usa spesso il punto e virgola invece della virgola.
Contatti doppi
Se esiste già un contatto con lo stesso indirizzo e-mail e lo stesso nome, la webmail lo salta durante l'importazione. Se importa per errore due volte lo stesso file, il danno è quindi limitato. Se il nome è scritto in modo diverso, ad esempio "Sanne de Vries" e "S. de Vries", la persona viene inserita due volte. Se importa da due fonti, al termine cerchi alcuni nomi ed elimini i doppioni.
Esportare come backup
La Sua posta si trova sul server, ma la rubrica si può cancellare con un solo clic sbagliato. Esegua quindi di tanto in tanto un'esportazione:
- Vada su Contatti.
- Clicchi sulla freccia accanto a Esportare e scelga Esportare tutto. Con Esportare selezione esporta solo i contatti che ha selezionato.
Riceverà un unico file .vcf. I gruppi vi sono inclusi come CATEGORIES, così vengono ripristinati con una nuova importazione. Un file di questo tipo contiene dati personali: lo conservi in un luogo sicuro e non lo lasci in giro nella cartella Download.
Buono a sapersi
- Il Suo telefono ha una rubrica diversa. I contatti sul telefono e la rubrica della webmail sono due elenchi separati. La webmail non si sincronizza con il telefono; trasferisca i contatti esportandoli e importandoli.
- Destinatari raccolti. Oltre alla Sua Rubrica personale, la webmail memorizza automaticamente ogni indirizzo a cui invia un'e-mail, in Destinatari raccolti. Un'importazione finisce nella Sua rubrica personale.
- Un biglietto da visita in un'e-mail. Se riceve un file .vcf come allegato, la webmail mostra un pulsante per aggiungerlo direttamente alla Sua rubrica.
I passaggi con le schermate si trovano nella guida di Roundcube, in Importare ed esportare i contatti e Creare gruppi.