Perché non tutti ricevono il Suo messaggio di risposta automatica
La Sua risposta automatica è attiva, ma un cliente dice di non aver ricevuto alcuna risposta. Oppure qualcuno l'ha ricevuta la prima volta e poi non più. Di solito non si tratta di un errore: una risposta automatica, per scelta, non risponde a ogni email. In questo articolo scoprirà perché e come configurarla in modo che le persone giuste ricevano una risposta.
Come funziona
La risposta automatica che imposta nella webmail in Impostazioni > Fuori sede è, dal punto di vista tecnico, un filtro sul server di posta. Viene eseguita nel momento in cui arriva l'email, quindi anche quando il Suo computer è spento. Le regole per questo tipo di risposta automatica sono definite nello standard per le risposte automatiche Sieve, RFC 5230 (in inglese). Lo standard prevede alcune limitazioni che impediscono a una risposta automatica di causare danni.
1. Una risposta per mittente per intervallo
Il server ricorda a chi ha già risposto. Entro l'Intervallo di risposta lo stesso mittente non riceve una seconda risposta. Se non sceglie nulla, secondo lo standard l'intervallo è di 7 giorni. Se qualcuno Le scrive quattro volte in tre giorni, riceve quindi una sola risposta automatica. Solo dopo l'intervallo ne riceve un'altra, come promemoria che Lei è ancora assente.
Ha provato la Sua risposta automatica scrivendo a se stesso da un altro indirizzo? Al secondo test non riceverà più alcuna risposta. Significa che funziona.
2. Nessuna risposta a mailing list ed email automatiche
Una risposta automatica inviata a una mailing list con mille iscritti, oppure due messaggi automatici che si rispondono all'infinito: nessuno lo vuole. Per questo, secondo la RFC 5230 (sezione 4.6), il server non risponde a:
- email con un'intestazione List-Id o altre intestazioni List: newsletter e mailing list;
- email con un'intestazione Auto-Submitted con un valore diverso da
no: messaggi automatici, come un'altra risposta automatica o una notifica di sistema; - email da indirizzi come MAILER-DAEMON, o da indirizzi che iniziano con
owner-o terminano con-request.
La Sua risposta riceve a sua volta l'intestazione Auto-Submitted: auto-replied. In questo modo un'altra risposta automatica sa che non deve rispondere. La risposta viene inoltre inviata al mittente della busta (Return-Path). Per le email normali si tratta dell'indirizzo del mittente, per i sistemi spesso di un indirizzo tecnico.
3. Solo se l'email è davvero indirizzata a Lei
Il server risponde solo se uno dei Suoi indirizzi compare nelle intestazioni A (To) o Cc. Si evitano così risposte a email arrivate tramite una lista o in Ccn. Il server conosce l'indirizzo della Sua casella di posta, ma non un indirizzo come info@example.com che viene inoltrato alla Sua casella.
Per questo il campo I miei indirizzi email è importante:
- Vada in Impostazioni > Fuori sede e apra Impostazioni avanzate.
- In I miei indirizzi email inserisca ogni indirizzo su cui riceve email, compresi alias e indirizzi di inoltro (forwarder). Con Compilare con tutti i miei indirizzi la webmail riprende gli indirizzi delle Sue identità.
- Faccia clic su Salvare.
Se dimentica info@, un cliente che scrive a info@ non riceve alcuna risposta automatica e potrebbe attendere invano una risposta.
4. Al di fuori dell'ora di inizio e di fine
Se ha compilato un'Ora di inizio e un'Ora di fine, al di fuori di quel periodo la risposta automatica non fa nulla. Verifichi che le date siano corrette, anche l'anno. Se li lascia vuoti, il messaggio resta attivo finché lo Stato è impostato su Attivo. Una data di inizio e di fine è comunque la scelta più sicura: così non può dimenticare di disattivare il messaggio.
Verificare rapidamente perché qualcuno non ha ricevuto una risposta
| Controllare | Dove |
|---|---|
| Lo Stato è impostato su Attivo e la data odierna è compresa tra Ora di inizio e Ora di fine? | Impostazioni > Fuori sede |
| Questo mittente ha già ricevuto una risposta entro l'Intervallo di risposta? | Impostazioni avanzate > Intervallo di risposta |
| Ha scritto a un alias o a un indirizzo di inoltro che non è presente in I miei indirizzi email? | Impostazioni avanzate > I miei indirizzi email |
| Si trattava di una newsletter, di una mailing list o di un messaggio automatico? | Intestazioni del messaggio (Headers): List-Id o Auto-Submitted |
| Un filtro più in alto nell'elenco sposta già il messaggio? | Impostazioni > Filtri |
Lasci Azione per il messaggio in arrivo impostata su Conservare. Così l'email ricevuta resta normalmente nella Sua casella di posta e potrà leggerla al Suo rientro.
I passaggi con le schermate sono disponibili nella guida di Roundcube in Impostare una risposta automatica. Se utilizza DirectAdmin, consulti Vacation Messages nella guida di DirectAdmin.