Un messaggio di assenza corretto

Modulo 6: Automatico: filtri e assenza · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare come funziona un messaggio di assenza sul server e chi lo riceve e chi no. Saprà inoltre impostare un messaggio di assenza che si attiva e si disattiva da solo e che non rivela nulla di utile ai truffatori.

Concetti chiave: messaggio di assenza, Sieve vacation, Intervallo di risposta (:days), I miei indirizzi di posta (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Data di inizio e Data di fine, Azione messaggio in arrivo

Un filtro che risponde

Dal punto di vista tecnico, un messaggio di assenza è un filtro. Si trova nello stesso gruppo di filtri degli altri Suoi filtri (lezione 6.1) e quindi viene eseguito anch'esso sul server, nel momento in cui arriva la posta. Il Suo portatile può restare spento. L'estensione Sieve si chiama vacation (RFC 5230). Ecco come la webmail scrive un messaggio di assenza per le vacanze di Natale:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Che cosa significa:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" e "le" ... "2027-01-03": la data attuale deve essere uguale o successiva al 21 dicembre e uguale o precedente al 3 gennaio. Sono la Sua Data di inizio e la Sua Data di fine. Al di fuori di questo periodo il filtro non fa nulla. :zone "+0100" è il fuso orario delle Sue impostazioni.
• vacation :days 7: lo stesso indirizzo riceve al massimo una risposta ogni 7 giorni.
• :addresses [...]: gli indirizzi che Le appartengono.
• :subject e il testo che segue: l'oggetto e il contenuto della risposta.

Una risposta per mittente per intervallo

Senza un limite, chi Le scrive dieci volte riceverebbe dieci volte la stessa risposta. Per questo il server ricorda a chi ha già risposto. Entro l'Intervallo di risposta (in Sieve :days) lo stesso mittente non riceve una seconda risposta. Se non sceglie nulla, secondo lo standard valgono 7 giorni (RFC 5230, sezione 4.1). Per una vacanza di due settimane, 7 è un valore ottimo: chi Le scrive di nuovo dopo una settimana riceve un promemoria che Lei è ancora via. Di solito non è possibile scegliere meno di 1 giorno.

La risposta va al mittente della busta (Return-Path, lezione 1.1), non necessariamente all'indirizzo in From. Per la posta normale i due coincidono. Per newsletter e sistemi automatici si tratta spesso di un indirizzo tecnico, ed è proprio questo lo scopo: così una risposta automatica non arriva a una persona che non saprebbe che farsene.

Chi non riceve risposta

Un messaggio di assenza può fare molti danni se risponde alla posta sbagliata: risposte a una mailing list con mille iscritti, oppure due messaggi automatici che si rispondono a vicenda all'infinito. Per questo lo standard (RFC 5230, sezione 4.6) stabilisce che il server non risponde a:

• posta con un'intestazione List-Id o altre intestazioni List: newsletter e mailing list;
• posta con un'intestazione Auto-Submitted con un valore diverso da "no": messaggi automatici, come un altro messaggio di assenza o una notifica di un sistema;
• posta da indirizzi come MAILER-DAEMON o da indirizzi che iniziano con "owner-" o terminano con "-request".

La risposta stessa riceve l'intestazione Auto-Submitted: auto-replied. In questo modo un altro messaggio di assenza sa che non deve rispondere a sua volta e non si crea un circolo vizioso.

I miei indirizzi di posta: rispondere solo se il messaggio è per Lei

Il server risponde solo se uno dei Suoi indirizzi compare nelle intestazioni To o Cc (RFC 5230, sezione 4.5). Così si evita di rispondere a posta arrivata tramite una lista o in Bcc. Quali indirizzi Le appartengano, il server lo sa solo in parte: conosce di sicuro l'indirizzo della Sua casella di posta, ma non l'indirizzo info@ che viene reindirizzato a Lei.

Per questo il campo I miei indirizzi di posta è importante (in Sieve :addresses). Vi inserisca ogni indirizzo su cui riceve posta, compresi gli indirizzi di reindirizzamento. Con Riempire con tutti i miei indirizzi la webmail riprende gli indirizzi delle Sue identità. Se dimentica info@, un cliente che scrive a info@ non riceve alcun messaggio di assenza e forse aspetta invano.

Inizio, fine e che cosa succede alla posta

Con una Data di inizio e una Data di fine il messaggio si attiva e si disattiva da solo. È il metodo più sicuro: non può dimenticarsi di disattivarlo. Se lascia vuoti questi campi, il messaggio resta attivo finché Stato è impostato su Attivato. Un messaggio di assenza che continua per settimane dopo le vacanze è un errore noto e confonde i clienti.

In Azione messaggio in arrivo sceglie che cosa succede alla posta stessa. Lasci questa opzione su Mantieni. Vacation infatti lascia semplicemente il messaggio nella Sua casella di posta (RFC 5230, sezione 4.7), e al Suo rientro vorrà leggere ciò che è arrivato. Scartare significa che la posta ricevuta scompare. Reindirizzare a oppure Invia copia a hanno senso solo verso un collega della Sua organizzazione, con gli stessi svantaggi visti nella lezione 6.2.

Che cosa scrivere e che cosa no

Un buon messaggio di assenza è breve e aiuta il mittente:

• Quando sarà di ritorno, oppure fino a quando non risponderà.
• Chi La sostituisce nel frattempo, con un indirizzo o un numero di telefono effettivamente presidiato.
• Che cosa può fare il mittente se la questione è urgente.

E che cosa non scrivere: dettagli che aiutano truffatori e ladri. La risposta va a chiunque Le scriva, anche a spammer e sconosciuti. Non scriva quindi che sarà all'estero per tre settimane, dove andrà, il Suo numero privato o il nome del Suo sostituto insieme a un ruolo di cui un truffatore potrebbe abusare ("per i pagamenti scriva al nostro contabile Jan"). Un truffatore usa volentieri un messaggio del genere per scrivere un'e-mail falsa credibile, per esempio un pagamento urgente a nome di qualcuno che tanto non è raggiungibile.

Esempio di un buon messaggio:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Non due volte

Può impostare un messaggio di assenza anche nel pannello di gestione del Suo hosting, presso WebOké in DirectAdmin. Ne usi soltanto uno dei due. Se sono attivi entrambi, tutti ricevono due risposte automatiche.

In pratica: come funziona nella webmail

Il messaggio di assenza si trova in Impostazioni > Fuori ufficio, con Oggetto, Corpo, Data di inizio, Data di fine e Stato, e sotto Impostazioni avanzate trova I miei indirizzi di posta, Intervallo di risposta e Azione messaggio in arrivo. Il risultato è visibile in Filtri > Azioni > Modifica gruppo di filtri. I passaggi sono descritti nel manuale di Roundcube alla voce Impostare un messaggio di assenza. Nelle altre webmail il funzionamento è simile: Gmail ha una risposta automatica per le vacanze nelle impostazioni, Outlook.com le risposte automatiche.

Riepilogo

• Un messaggio di assenza è un filtro Sieve (vacation, RFC 5230) che viene eseguito sul server.
• Lo stesso mittente riceve al massimo una risposta per Intervallo di risposta; se non sceglie nulla, sono 7 giorni.
• Nessuna risposta a mailing list (List-Id) e a posta automatica (Auto-Submitted), e solo se uno dei Suoi indirizzi compare in To o Cc.
• In I miei indirizzi di posta inserisca anche i Suoi indirizzi di reindirizzamento, usi una data di inizio e una di fine e lasci l'azione su Mantieni.
• Scriva quando sarà di ritorno e a chi ci si può rivolgere, ma nessun dettaglio che aiuti i truffatori.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.3: Far controllare il Suo messaggio di assenza. Nella Sua casella di posta prepari un messaggio di assenza in Impostazioni > Fuori ufficio, con una Data di inizio e una Data di fine entrambe nel futuro; in questo modo il messaggio non è ancora davvero attivo e nessuno riceve una risposta adesso. Compili un oggetto, un testo, I miei indirizzi di posta e un Intervallo di risposta, e lasci Azione messaggio in arrivo su Mantieni. Poi incolli il Suo gruppo di filtri (Impostazioni > Filtri > Azioni > Modifica gruppo di filtri, copiando tutto) oppure carichi il file ottenuto con Scarica. Il programma legge lo script in memoria (non viene salvato nulla) e controlla: è presente un'azione vacation; :days è almeno 1; l'oggetto non è vuoto; il testo è più lungo di 40 caratteri; è presente un limite di data con currentdate (altrimenti arancione: non dimenticherà di disattivarlo?); :addresses contiene almeno un indirizzo (altrimenti arancione); e il messaggio viene conservato, quindi nessun discard e nessun reindirizzamento a un indirizzo esterno al Suo dominio. Dopo l'esercizio disattivi di nuovo il messaggio se non Le serve.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; nelle altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 7.3: Impostare un messaggio di assenza
• Roundcube Webmail 7.1: Creare un filtro
• Corso gratuito Sicuri online per imprenditori 1.2: Phishing, truffa del CEO e truffa delle fatture
• Regole e-mail lato server (filtri sul server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230