Usare il Ccn e la privacy: inviare email a un gruppo di persone che non si conoscono
Se scrive in una sola volta ai Suoi clienti, ai soci o ai genitori di una società sportiva, non vuole che tutti vedano gli indirizzi e-mail degli altri. A questo serve il campo Ccn (in inglese Bcc). In questo articolo scoprirà quando usare A, Cc o Ccn, perché gli indirizzi visibili possono costituire una violazione dei dati e come scrivere in modo sicuro a un gruppo dalla webmail.
A, Cc e Ccn
| Campo | Per chi? | Chi vede l'indirizzo? |
|---|---|---|
| A | Chi deve fare qualcosa o da cui si aspetta una risposta | Tutti i destinatari |
| Cc (copia carbone, una copia per conoscenza) | Chi legge per conoscenza ma non deve fare nulla | Tutti i destinatari |
| Ccn (copia carbone nascosta, in inglese Bcc) | Chi riceve una copia che gli altri non devono vedere | Nessuno, nemmeno gli altri destinatari in Ccn |
Il campo Ccn funziona perché un server di posta consegna agli indirizzi della busta, non a ciò che è scritto nel messaggio. Un indirizzo in Ccn finisce sulla busta, ma l'intestazione Ccn non viene inclusa nel messaggio che ricevono gli altri.
Gli indirizzi visibili possono costituire una violazione dei dati
L'indirizzo e-mail di una persona, come sanne@example.com, è un dato personale. Se invia un'unica e-mail a quaranta clienti nel campo A o Cc, ogni cliente riceve gli indirizzi degli altri trentanove, che non hanno mai dato il loro consenso.
Il GDPR la definisce una violazione dei dati personali (articolo 4, punto 12): una violazione di sicurezza che comporta, tra l'altro, la divulgazione non autorizzata di dati personali. In parole semplici: un data breach. Se debba notificarla all'autorità di controllo (nei Paesi Bassi l'Autoriteit Persoonsgegevens) dipende dal rischio per le persone interessate (articolo 33). Quaranta indirizzi di clienti di un fiorista sono una cosa diversa da quaranta indirizzi di partecipanti a un gruppo di sostegno sui debiti. Nel secondo caso, già il fatto che una persona compaia nell'elenco rivela qualcosa di delicato. In caso di dubbio, documenti l'accaduto e verifichi se la notifica è necessaria. Questa non è una consulenza legale.
Come scrivere a un gruppo in modo sicuro
- Nella webmail, faccia clic su Componi.
- Nel campo Destinatario inserisca il Suo indirizzo. Così l'e-mail ha un destinatario corretto e Lei stesso riceve una copia.
- Faccia clic sul segno più a destra del campo Destinatario e scelga Ccn.
- Inserisca tutti gli altri indirizzi nel campo Ccn.
- Prima di fare clic su Invia, controlli ancora una volta che nei campi Destinatario o Cc non ci siano indirizzi che non dovrebbero esserci.
Un gruppo dalla Sua rubrica
Ha creato un gruppo nella Sua rubrica, ad esempio Fornitori o Soci? Digiti il nome del gruppo nel campo, oppure lo selezioni con il pulsante con le figurine accanto al campo. La webmail inserirà allora tutti gli indirizzi del gruppo nel campo in cui ha scelto il gruppo. Se sceglie il gruppo nel campo Destinatario, tutti i membri del gruppo vedranno gli indirizzi degli altri. Per un gruppo di persone che non si conoscono, scelga quindi sempre il campo Ccn. Come creare un gruppo è spiegato in Creare gruppi.
Molti destinatari: il limite giornaliero e un servizio di newsletter
Una casella di posta è pensata per la posta personale, non per le newsletter. Ogni giorno può inviare un numero limitato di e-mail, e questo limite vale per l'intero pacchetto: tutte le caselle di posta, la webmail e il Suo sito web. Ogni destinatario conta, anche in Ccn. Un messaggio con duecento indirizzi in Ccn equivale quindi a duecento e-mail. Legga Limite per l'invio di e-mail.
Se desidera raggiungere regolarmente un gruppo numeroso, utilizzi un servizio di newsletter, che gestisce le disiscrizioni e mantiene un elenco ordinato. Un gruppo nella Sua rubrica non ha un pulsante di disiscrizione: se qualcuno chiede di non ricevere più e-mail, lo rimuova Lei stesso dal gruppo. Maggiori informazioni sono disponibili nella lezione Consenso, disiscrizione e un elenco pulito del corso E-mail in ordine.
Tutti gli indirizzi sono comunque finiti in vista per errore?
Un'e-mail inviata non si può richiamare. Documenti l'accaduto: quale e-mail, quando e a chi. Valuti poi se deve notificarlo. Che cos'è una violazione dei dati e come funziona l'obbligo di notifica è spiegato nella lezione Violazioni dei dati e obbligo di notifica del corso Sicuri online.
I passaggi nella webmail sono descritti anche nella guida di Roundcube alla voce Scrivere un nuovo messaggio. Il testo del GDPR è disponibile su EUR-Lex.