Contatti e gruppi

Modulo 7: La Sua rubrica · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare quali rubriche gestisce la webmail e come funziona il completamento automatico. Saprà inoltre usare un gruppo senza diffondere gli indirizzi altrui.

Concetti chiave: contatto, rubrica personale, Destinatari collezionati, Mittenti attendibili, completamento automatico, gruppo, Ccn, minimizzazione dei dati

Perché una rubrica, se la webmail ricorda già tutto?

Molte persone usano poco la propria rubrica. Digitano qualche lettera nel campo Destinatario, la webmail completa un indirizzo ed è fatta. Funziona, ma l'indirizzo che la webmail propone non proviene sempre da un elenco che ha curato Lei. Ed è proprio lì che le cose vanno storte: un vecchio indirizzo di un cliente, un errore di battitura fatto tempo fa, oppure due persone con lo stesso nome.

Un contatto è una scheda con i dati di una persona o di un'organizzazione: un nome, uno o più indirizzi e-mail e, se lo desidera, anche telefono, indirizzo, organizzazione o una nota. La rubrica è l'insieme di queste schede. Nella webmail la rubrica si trova sul server, proprio come la Sua posta. Fa parte della Sua casella di posta ed è legata al modo in cui accede (lezione 1.3): se all'improvviso accede in modo diverso, per esempio compilando il campo Server, la Sua rubrica potrebbe sembrare vuota.

Tre rubriche, tre scopi

Se fa clic su Contatti, a sinistra non vede una sola rubrica, ma tre. Ognuna ha un compito preciso.

La differenza tra le prime due è importante. Destinatari collezionati è una memoria automatica. Ricorda tutto, anche quell'indirizzo con un errore di battitura da cui la Sua e-mail è tornata indietro, e anche il vecchio indirizzo di un collega che se n'è andato da tempo. La Sua rubrica personale, invece, è un elenco che mantiene in ordine Lei.

Mittenti attendibili ha un'altra funzione. Non riguarda il completamento, ma le immagini esterne. Per impostazione predefinita la webmail non carica immagini da internet, perché con esse i mittenti possono sapere quando apre la loro e-mail (lezione 2.2). Se per un mittente sceglie di fidarsi sempre, questo finisce in questo elenco. In Impostazioni > Preferenze > Visualizzazione messaggi può poi scegliere che le risorse esterne da mittenti attendibili vengano mostrate subito.

Completamento automatico: comodo, ma guardi cosa sceglie

Se digita qualche lettera nel campo Destinatario, la webmail cerca nelle Sue rubriche nomi e indirizzi che iniziano con quelle lettere o le contengono. Compare un piccolo elenco e Lei sceglie. Questo si chiama completamento automatico.

Un esempio. Sanne de Vries (sanne@example.com) ha un cliente, Ahmed (ahmed@example.net). Un anno fa gli ha scritto per sbaglio una volta all'indirizzo ahmed@example.org, che non è suo. Quell'e-mail non è tornata indietro, perché quell'indirizzo esisteva per caso. Da allora in Destinatari collezionati ci sono due Ahmed. Se Sanne digita "ahm", li vede entrambi. Se sceglie quello sbagliato, un preventivo finisce a uno sconosciuto.

Per questo, due abitudini:

• Inserisca le persone a cui scrive spesso nella Sua Rubrica personale, con il nome completo. Così, durante il completamento, vedrà un nome riconoscibile e non solo un indirizzo.
• Se nell'elenco nota un indirizzo errato o non più valido, lo elimini da Destinatari collezionati. Altrimenti la webmail continuerà a proporlo.

Un modo rapido per aggiungere qualcuno: apra un suo messaggio, faccia clic sul suo nome sopra il messaggio e scelga Aggiungi alla rubrica.

Gruppi: un solo nome per molti indirizzi

Un gruppo è un'etichetta che applica ai contatti, come "Consiglio direttivo", "Fornitori" o "Team". Un contatto può far parte di più gruppi, ed eliminare un gruppo non elimina i contatti stessi. Nell'immagine vede un gruppo sotto la rubrica personale, con i tre puntini per le azioni sul gruppo.

Quando scrive a un gruppo, la webmail inserisce tutti gli indirizzi del gruppo nel campo in cui sceglie il gruppo. È qui che occorre riflettere bene. Se sceglie il gruppo nel campo Destinatario (A), tutti i membri del gruppo vedono gli indirizzi di tutti gli altri. Per un consiglio direttivo di cinque persone che si conoscono va benissimo. Per un gruppo di clienti che non si conoscono è un problema.

Gli indirizzi e-mail delle persone sono dati personali ai sensi del GDPR. Se invia un'e-mail a quaranta clienti con tutti gli indirizzi visibili, ha comunicato quegli indirizzi a tutti gli altri. Può trattarsi di una violazione dei dati (lezione 3.1). La soluzione è semplice: scelga il gruppo nel campo Ccn. Così tutti ricevono l'e-mail, ma nessuno vede gli altri destinatari. Nel campo A inserisca il Suo indirizzo: in questo modo l'e-mail ha un destinatario ordinato e Lei ne riceve una copia.

Daan, il collega di Sanne, scrive ogni mese ai fornitori dell'atelier. Ha un gruppo "Leveranciers" (Fornitori) con dodici indirizzi. Sceglie il gruppo in Ccn e inserisce daan@example.com in A. Se un fornitore risponde con Rispondi a tutti, la risposta va solo a Daan, perché gli altri indirizzi non comparivano nell'e-mail.

Insidie dei gruppi

• Il limite giornaliero. Ogni destinatario conta per il numero di e-mail che il Suo pacchetto può inviare al giorno, anche in Ccn. Un gruppo di qualche centinaio di indirizzi può farLe raggiungere il limite (lezione 8.4). Per una newsletter a un elenco numeroso usi un servizio di newsletter: gestisce anche le disiscrizioni e tiene traccia di chi può davvero contattare.
• Destinatari che non lo vogliono. Un gruppo non è una mailing list. Non c'è un pulsante per annullare l'iscrizione. Se qualcuno chiede di non ricevere più e-mail, lo rimuova davvero dal gruppo.
• Un gruppo non aggiornato. Un gruppo resta come lo ha creato. Chi se ne va rimane nel gruppo finché non lo rimuove Lei. Ricontrolli i Suoi gruppi di tanto in tanto.
• Reputazione antispam. Molte e-mail inviate insieme a indirizzi che non esistono più generano molti messaggi di errore. Per i server di destinazione questo sembra un invio di posta disordinato o indesiderato.

Conservi ciò che Le serve, non di più

Il GDPR prevede il principio di minimizzazione dei dati: non tratta più dati personali di quanti ne servano per il Suo scopo e non li conserva più a lungo del necessario (articolo 5 del GDPR). Per una rubrica, in pratica, significa:

• Inserisca ciò che Le serve per contattare qualcuno: nome, indirizzo e forse un numero di telefono. La data di nascita o l'indirizzo privato di un cliente di solito non vanno inseriti.
• Faccia ordine. Un cliente di cinque anni fa a cui non scrive più non deve restare nella rubrica.
• Tenga presente che anche Destinatari collezionati contiene dati personali e che questo elenco cresce da solo.

Questa non è una consulenza legale. Ciò che serve nella Sua situazione dipende dalla Sua organizzazione e dal Suo scopo.

In pratica: come funziona nella webmail

Trova tutto in Contatti nel menu principale. Un gruppo si crea con i tre puntini accanto ai gruppi e poi Aggiungi gruppo; i contatti si inseriscono trascinandoli sul gruppo. Durante la scrittura sceglie un gruppo digitandone il nome in A, Cc o Ccn, oppure con il pulsante con le figurine accanto al campo. I passaggi sono descritti nel manuale di Roundcube (8.1 e 8.2). Quali indirizzi la webmail debba ricordare si imposta in Impostazioni > Preferenze > Contatti. In altre webmail, come Gmail o Outlook.com, il funzionamento è simile: lì i gruppi si chiamano spesso etichette o elenchi di contatti.

Riepilogo

• La webmail ha tre rubriche: Rubrica personale (il Suo elenco), Destinatari collezionati (automatica, tutti gli indirizzi a cui ha scritto) e Mittenti attendibili (per il contenuto esterno).
• Il completamento automatico propone anche indirizzi vecchi ed errati; inserisca i contatti abituali con il nome completo nella Sua rubrica ed elimini gli indirizzi errati.
• Un gruppo inserisce tutti gli indirizzi nel campo in cui lo sceglie. Le persone che non si conoscono vanno in Ccn.
• I gruppi numerosi contano per il limite giornaliero; una newsletter si invia con un servizio di newsletter.
• Nella rubrica conservi solo ciò che è necessario e faccia ordine.

Quiz

Esercizio

Esercizio D7.1: Creare e usare un gruppo. Nella Sua rubrica personale crei tre contatti (per esempio Lei stesso, un collega e un amico, oppure tre persone inventate con indirizzi su example.com) e un gruppo con un nome a Sua scelta. Inserisca i tre contatti nel gruppo. Inizi una nuova e-mail, inserisca il Suo indirizzo in A e scelga il gruppo in Ccn. Osservi cosa compare nel campo Ccn. Non invii l'e-mail, ma la salvi come bozza oppure la elimini. Poi risponda: (1) Cosa ha visto nel campo Ccn dopo aver scelto il gruppo: il nome del gruppo o i singoli indirizzi? (2) Supponga che un destinatario scelga Rispondi a tutti: chi riceve quella risposta? (3) Controlli Destinatari collezionati: c'è un indirizzo errato o non più valido? Cosa ne fa?

Per saperne di più

I passaggi descritti per la webmail valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 8.1: Aggiungere e ritrovare i contatti
• Roundcube Webmail 8.2: Creare gruppi
• Roundcube Webmail 10.1: Le impostazioni principali
• Limite per l'invio di email
• Corso gratuito Sicuri online per imprenditori 8.2: Violazioni di dati personali e l'obbligo di notifica
• Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj