A, Cc, Ccn e Rispondi a

Modulo 3: Scrivere la posta · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà scegliere consapevolmente per ogni destinatario tra A, Cc e Ccn, saprà che cosa fanno esattamente Rispondi a tutti, Rispondi a e l'inoltro, ed eviterà di divulgare indirizzi altrui.

Concetti chiave: A, Cc, Ccn (Bcc), busta, Rispondi a tutti, Rispondi alla mailing list, Rispondi a (Reply-To), Followup-To, inoltro come allegato, violazione dei dati, limite giornaliero

Tre campi, tre ruoli

Quando scrive un'e-mail, per impostazione predefinita vede un solo campo per i destinatari. Con il segno più accanto può aggiungerne altri. Questi campi non sono un ornamento: ognuno dice al destinatario qualcosa sul suo ruolo.

• A è per chi deve fare qualcosa o per chi deve risponderLe. Se mette tre persone in A, tutte e tre si sentiranno chiamate in causa. Oppure nessuna delle tre, perché ognuno pensa che se ne occupi un altro. Metta quindi preferibilmente una sola persona in A, oppure indichi nella prima frase chi fa che cosa.
• Cc (carbon copy, copia carbone) è per chi legge per conoscenza. Chi è in Cc non deve fare nulla, ma sa che cosa sta succedendo. Tutti i destinatari vedono chi è in Cc.
• Ccn (copia carbone nascosta, in inglese Bcc, blind carbon copy) è per chi riceve una copia che gli altri non devono vedere. Chi è in Ccn è invisibile ai destinatari in A e in Cc, e anche i destinatari in Ccn non si vedono tra loro.

Come fa il Ccn a essere invisibile, se l'e-mail arriva comunque a quelle persone? Dipende dalla differenza tra busta e intestazioni, vista nella lezione 1.1. Il server di posta consegna agli indirizzi sulla busta (RCPT TO). Le intestazioni To e Cc sono solo testo all'interno del messaggio. Con il Ccn, il Suo programma di posta inserisce l'indirizzo sulla busta, ma rimuove l'intestazione Bcc dal messaggio che ricevono gli altri. Lo standard per il formato dei messaggi (RFC 5322) descrive proprio questo comportamento.

Ccn e GDPR: un indirizzo visibile può essere una violazione dei dati

Un indirizzo e-mail come ahmed@example.net è un dato personale: appartiene a una persona identificabile. Se invia un'unica e-mail a quaranta clienti e li mette tutti in A o in Cc, ogni cliente riceve gli indirizzi degli altri trentanove. E nessuno di loro aveva dato il proprio consenso.

Il GDPR definisce un evento simile una violazione dei dati personali (articolo 4, punto 12): una violazione di sicurezza che comporta, tra l'altro, la divulgazione non autorizzata di dati personali. In parole semplici: un data breach. Se debba notificarla all'autorità di controllo dipende dal rischio per le persone coinvolte (articolo 33). Quaranta indirizzi di clienti di un negozio di fiori sono una cosa diversa da quaranta indirizzi di partecipanti a un gruppo di sostegno per persone con debiti: nel secondo caso, già il fatto che qualcuno sia nell'elenco rivela qualcosa di sensibile. In caso di dubbio, documenti l'accaduto e verifichi se è necessaria una notifica. Il corso Sicuro online approfondisce questo tema.

La regola è semplice: se scrive a un gruppo di persone che non si conoscono (o non devono conoscersi), le metta in Ccn e metta Sé stesso in A. Vale anche quando sceglie un gruppo dalla Sua rubrica: la webmail inserisce allora tutti gli indirizzi nel campo che sta usando.

Una trappola che pochi conoscono: un destinatario in Ccn che clicca su Rispondi a tutti si rende visibile. La sua risposta va a tutti quelli in A e in Cc, che all'improvviso vedono che aveva ricevuto una copia nascosta. Se mette qualcuno in Ccn perché legga per conoscenza, gli dica di non rispondere. Se vuole coinvolgere qualcuno apertamente, usi il Cc.

Rispondere: Rispondi, Rispondi a tutti, Rispondi alla mailing list

Per un messaggio ricevuto ha tre modi di rispondere.

• Rispondi invia la risposta solo al mittente (o all'indirizzo indicato in Rispondi a, vedere più avanti).
• Rispondi a tutti invia la risposta al mittente e a tutti quelli in A e in Cc. Lo usi solo se tutti gli altri hanno davvero bisogno della Sua risposta. Un "Grazie!" a venti persone è solo rumore.
• Rispondi alla mailing list (tramite la freccia accanto a Rispondi a tutti) è per i messaggi di una mailing list. Il software della lista inserisce nel messaggio un'intestazione List-Post (RFC 2369) e la webmail invia allora la Sua risposta alla lista invece che alla persona che ha scritto il messaggio.

Se è indeciso tra Rispondi e Rispondi a tutti, prima di inviare guardi i campi A e Cc. Vede esattamente chi riceverà il messaggio. Tolga chi non c'entra.

Rispondi a e Followup-To

Con Rispondi a (l'intestazione Reply-To) dice: le risposte a questa e-mail le voglio ricevere su un altro indirizzo. Per esempio, Sanne invia un'e-mail da sanne@example.com su un ordine, ma vuole che le risposte arrivino all'indirizzo condiviso info@example.com, così le vede anche Daan. Inserisce quindi info@example.com in Rispondi a. Quando il cliente clicca su Rispondi, info@ è già pronto come destinatario.

Rispondi a è anche un trucco molto usato dai truffatori: il mittente sembra corretto, ma la Sua risposta va a un dominio completamente diverso (lezione 2.4). Quando risponde, controlli quindi ogni tanto l'indirizzo che la webmail inserisce.

Followup-To (l'intestazione Mail-Followup-To) viene dal mondo delle mailing list. Serve a indicare dove devono andare le risposte successive in una discussione, per esempio solo alla lista e non anche a Lei personalmente. Non tutti i programmi di posta lo gestiscono. Nella normale posta di lavoro lo lasci vuoto.

Inoltrare: nel testo o come allegato

Con Inoltra invia un messaggio ricevuto a un'altra persona. Con la freccia accanto sceglie come:

• in linea (nel testo): il messaggio originale compare come citazione sotto il Suo testo. Utile per aggiornare rapidamente qualcuno. Il destinatario lo legge come una normale e-mail.
• come allegato: l'intero messaggio originale viene allegato come file .eml, con tutte le intestazioni. È ciò che serve quando qualcuno deve poter vedere da dove proviene davvero un'e-mail, per esempio quando inoltra un messaggio di phishing a un servizio di assistenza.

Quando inoltra, faccia attenzione a ciò che contiene la citazione. Una lunga conversazione contiene spesso indirizzi, numeri di telefono o accordi di persone che non sanno che Lei la sta passando a qualcun altro. Tolga ciò che il nuovo destinatario non ha bisogno di vedere.

Molti destinatari: il limite giornaliero

Una casella di posta è pensata per la posta personale, non per le newsletter. Per evitare abusi, può inviare ogni giorno un numero limitato di e-mail. Presso WebOké questo limite vale per l'intero pacchetto: tutte le caselle di posta, la webmail e il Suo sito web insieme. Attenzione: ogni destinatario conta. Un messaggio con duecento indirizzi in Ccn equivale a duecento e-mail. Se vuole raggiungere regolarmente un gruppo numeroso, usi un servizio di newsletter. Questo gestisce anche la disiscrizione e un elenco ordinato, come è giusto per una newsletter. Anche presso altri fornitori esistono limiti simili.

Esempio: un'e-mail, tre campi

Sanne invia ad Ahmed il preventivo per i fiori del matrimonio.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed deve dare la sua approvazione, quindi è in A. Daan prepara i fiori e legge per conoscenza: Cc. Ahmed vede che Daan legge il messaggio, e va bene così, perché Daan forse lo chiamerà più tardi. Le risposte arrivano a info@, che Sanne e Daan controllano entrambi.

In pratica: come funziona nella webmail

In Nuovo messaggio trova il campo Destinatario. Con il segno più a destra di quel campo aggiunge Cc, Ccn, Rispondi a e Followup-To. Con il pulsante con le figurine sceglie contatti o un gruppo dalla Sua rubrica. Sopra un messaggio aperto trova Rispondi, Rispondi a tutti (con Rispondi alla mailing list sotto la freccia) e Inoltra (con la scelta in linea o come allegato). I passaggi sono descritti nel Manuale di Roundcube. In altre webmail, come Gmail o Outlook.com, i pulsanti hanno nomi quasi identici e funzionano in modo simile.

Riepilogo

• A è per chi deve fare qualcosa, Cc per chi legge per conoscenza, Ccn per chi deve restare invisibile.
• Il Ccn funziona tramite la busta: l'indirizzo riceve l'e-mail, ma l'intestazione Bcc non arriva agli altri.
• Indirizzi visibili di persone che non si conoscono possono costituire una violazione dei dati (art. 4, punto 12, del GDPR); se notificarla dipende dal rischio (art. 33).
• Usi Rispondi a tutti solo se tutti hanno bisogno della Sua risposta; un destinatario in Ccn che lo usa si tradisce.
• Rispondi a indirizza le risposte verso un altro indirizzo; ogni destinatario conta per il limite giornaliero.

Quiz

Esercizio

Esercizio A3.1: Chi mette dove? Legga le cinque situazioni e scelga per ognuna se la persona o il gruppo indicato va in A, Cc o Ccn. (1) Sanne invia il preventivo per i fiori del matrimonio e vuole che Ahmed lo approvi: dove mette Ahmed? (2) Nella stessa e-mail Sanne vuole che Daan sappia che cosa è stato concordato; Daan non deve fare nulla e Ahmed può vedere che Daan legge per conoscenza: dove mette Daan? (3) Sanne scrive a quaranta clienti, che non si conoscono, che il negozio sarà chiuso per Koningsdag (la festa del Re nei Paesi Bassi): dove mette i clienti? (4) Sanne chiede sia al servizio di consegna (planning@example.org) sia a Daan di confermare entro venerdì se sabato sono disponibili; si aspetta una risposta da entrambi: dove mette il servizio di consegna? (5) Sanne risponde al reclamo di un cliente e vuole una copia nel proprio indirizzo di archivio archief@example.com; quell'indirizzo non fa nulla con l'e-mail e il cliente non deve vederlo: dove mette archief@example.com? Per ogni situazione sceglie dai campi di selezione e il programma confronta le Sue risposte con la soluzione. Per ogni situazione vede se la Sua scelta è corretta e perché.

Per saperne di più

I passaggi descritti per la webmail valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 4.1: Scrivere un nuovo messaggio
• Roundcube Webmail 4.2: Rispondere e inoltrare
• Roundcube Webmail 13.4: Il limite giornaliero è stato raggiunto
• Limite per l'invio di email
• Corso gratuito Sicuri online per imprenditori 8.2: Violazioni di dati personali e l'obbligo di notifica
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 7.2: Consenso, disiscrizione e una lista pulita
• RFC 5322, Internet Message Format (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Regolamento (UE) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj