Conservare le e-mail aziendali: obbligo di conservazione e archiviazione
Per quanto tempo deve conservare le e-mail aziendali, e può conservare tutto senza limiti? In questo articolo scoprirà cosa prevedono l'obbligo di conservazione e le norme sulla privacy, prendendo come esempio i Paesi Bassi, e come archiviare la posta in modo pratico. Si tratta di una spiegazione generale e non di una consulenza legale o fiscale. I termini variano da paese a paese: si informi presso l'amministrazione fiscale, il Suo contabile o il Suo commercialista.
1. Quali e-mail rientrano nell'obbligo di conservazione?
In molti paesi un'impresa deve conservare la propria documentazione amministrativa per un certo numero di anni. Ne fanno parte anche le e-mail che contengono accordi o dati rilevanti per la contabilità o per le imposte. Ad esempio:
- preventivi, conferme d'ordine e accordi sui prezzi;
- fatture che invia o riceve via e-mail, con i relativi allegati;
- contratti e loro modifiche.
Newsletter, pubblicità e normali messaggi interni senza conseguenze finanziarie di solito non vanno conservati.
2. Per quanto tempo? L'esempio dei Paesi Bassi
| Cosa | Termine nei Paesi Bassi |
|---|---|
| Documentazione amministrativa, comprese fatture ed e-mail aziendali con conseguenze finanziarie | 7 anni |
| Dati relativi a beni immobili, come un edificio | 10 anni |
- Il termine decorre solo quando un documento non è più attuale. Un contratto della durata di quattro anni va conservato per quei quattro anni e poi per altri 7 anni.
- Se cessa l'attività, l'obbligo di conservazione resta valido.
- La conservazione digitale è consentita, a condizione che possa mostrare i documenti entro un termine ragionevole e che non possano essere modificati senza che ciò venga notato.
Le regole sono pubblicate sul sito della Belastingdienst, l'amministrazione fiscale olandese. In altri paesi valgono termini diversi.
3. L'aspetto della privacy: non più del necessario
Le e-mail contengono spesso dati personali. Secondo il GDPR, i dati personali non vanno conservati più a lungo di quanto necessario per lo scopo. Questo non è in contrasto con l'obbligo di conservazione: ciò che deve conservare per legge, può conservarlo. Tuttavia, conservare tutto per sempre solo perché è possibile non è l'intento.
- Stabilisca per ogni tipo di e-mail per quanto tempo Le serve e lo metta per iscritto.
- Elimini le e-mail prive di interesse aziendale, ad esempio vecchie candidature o messaggi dei moduli di contatto.
- Conservi l'archivio con la stessa sicurezza della Sua casella di posta: con una password robusta e un backup.
Per saperne di più sul GDPR e il Suo sito web, legga GDPR per il Suo sito web: cookie, contenuti esterni, moduli e informativa sulla privacy.
4. Come archiviare le e-mail
Esistono diversi metodi, che può anche combinare.
- Una cartella di archivio sul server. Sposti le e-mail vecchie in una cartella come Archivio o Archivio 2025. Le e-mail restano così disponibili nella webmail, sul Suo telefono e nel nostro backup notturno, ma occupano spazio nella Sua casella di posta. Consulti Cartelle nella casella di posta: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Posta indesiderata e Archivio.
- Salvare in locale. Sposti le e-mail in una cartella locale del Suo programma di posta, come un file .pst in Outlook o Cartelle locali in Thunderbird. In questo modo risparmia spazio sul server, ma le e-mail si trovano solo su quel computer. Consulti Salvare la posta in locale per risparmiare spazio sul mail server.
- Esportare singoli messaggi. Un messaggio importante può essere salvato come file .eml, allegati inclusi. Consulti Esportare un messaggio come .eml e reimportarlo. Può ad esempio salvare questi file in una cartella fissa nel Suo Nextcloud, insieme al resto della Sua documentazione amministrativa.
5. Intende disattivare una casella di posta o un pacchetto?
Esporti le e-mail che deve conservare prima della data di scadenza. Alla data di scadenza il pacchetto viene disattivato immediatamente. Come portare con sé tutti i dati è spiegato in Lasciare WebOké: come portare con sé i Suoi dati.
Spiegazione dettagliata con screenshot: Archiviare: una cartella di archivio sul server o un file pst nella guida di Outlook e Archiviare i messaggi nella guida della webmail.
Vuole saperne di più? Segua il corso gratuito E-mail in ordine, lezione 3.2 Spazio di archiviazione, quota e casella di posta piena.