Spazio di archiviazione, quota e una mailbox piena

Modulo 3: Gestire la Sua casella di posta · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di spiegare dove finisce lo spazio di archiviazione di una mailbox, cosa sia una quota, cosa nota un mittente quando la Sua mailbox è piena, e di creare un piano di pulizia e archiviazione che non faccia scomparire alcuna mail.

Concetti chiave: spazio di archiviazione, quota (per mailbox e per pacchetto), utilizzo per cartella, allegati e base64, dimensione massima del messaggio (SIZE), mail di avviso, 452 4.2.2 e 552 5.2.2 (mailbox piena), 552 5.3.4 (messaggio troppo grande), pulizia, archiviazione, cartella locale, backup

Dove finisce lo spazio?

Una normale mail di testo occupa pochi kilobyte. Di queste se ne possono conservare centinaia di migliaia. Lo spazio viene occupato quasi sempre da tre cose:

1. Allegati. Foto, pdf, presentazioni. Un solo messaggio con dieci foto fatte con il telefono arriva già facilmente a 30 o 50 MB.
2. Posta inviata. Ogni allegato che Lei invia resta poi anche nella Sua cartella Inviati. Se invia un preventivo di 8 MB a cinque clienti in cinque mail separate, questo resterà salvato cinque volte.
3. Cestino e spam. La mail eliminata resta nel Cestino finché non lo svuota. Lo spam resta nella cartella spam finché il filtro antispam o Lei stesso non lo ripulisce. Entrambi contano ai fini dello spazio occupato.

Una quarta causa, nascosta, l'ha vista nella lezione 3.1: messaggi contrassegnati come eliminati, ma mai cancellati definitivamente.

Perché un allegato diventa più grande

La posta elettronica è stata originariamente concepita solo per il testo. Un allegato (una foto, un pdf) viene quindi convertito in testo con base64. In questo processo ogni 3 byte vengono convertiti in 4 caratteri. Un allegato diventa quindi circa un terzo più grande, e con gli a capo in più un po' di più ancora. Un pdf di 15 MB sul Suo computer diventa nella mail oltre 20 MB.

Questo è importante per i limiti. Se un destinatario dice "massimo 25 MB", si tratta della dimensione dell'intero messaggio dopo la conversione. Un allegato di 20 MB a quel punto non passerà più.

Due tipi di limiti

La quota: quanto può conservare?

Una quota è lo spazio massimo di archiviazione di una mailbox. Di solito ci sono due livelli:

• La mailbox stessa. Può impostare un limite per singola mailbox, ad esempio 2 GB per un indirizzo generico, in modo che una sola mailbox non occupi tutto lo spazio.
• Il pacchetto o abbonamento. Tutte le mailbox insieme (e in un pacchetto di hosting anche il sito web, i database e i backup) condividono lo spazio totale. Se questo è pieno, una quota ampia per singola mailbox non serve più a nulla.

In un servizio di posta cloud aziendale spesso è regolato per utente, con una quantità fissa per licenza. Il principio è lo stesso.

La dimensione del messaggio: quanto può essere grande una singola mail?

Indipendentemente dallo spazio di archiviazione, ogni server di posta ha una dimensione massima del messaggio. Questa vale sia in fase di invio (il Suo server) sia in fase di ricezione (il server del destinatario). Il più piccolo dei due determina se l'invio riesce. I server di posta comunicano il proprio limite all'inizio della conversazione SMTP tramite l'estensione SIZE (si veda la lezione 1.2), ad esempio 250-SIZE 52428800 (50 MB).

I limiti più comuni vanno dai 20 ai 50 MB. Gmail, ad esempio, consente l'invio di allegati fino a 25 MB; i file più grandi vengono inseriti automaticamente da Gmail come link a Google Drive. Non dia mai per scontato che un destinatario possa gestire più di 20 MB. Per i file di grandi dimensioni un link di download (ad esempio dal Suo spazio cloud) è la scelta migliore: nessun limite, nessuna duplicazione dello spazio occupato, e può revocare il link in seguito.

Cosa succede quando una mailbox è piena?

Dapprima riceve di solito un avviso: una mail dal server che segnala che si sta avvicinando a una soglia, ad esempio il 90%. Sui server con Exim (come DirectAdmin) il testo (in inglese) è The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Se la mailbox è davvero piena, il server rifiuta la nuova posta. Il fatto che ciò avvenga in modo temporaneo o definitivo dipende dal server:

Il codice X.2.2 nei codici di stato estesi (RFC 3463) significa esattamente questo: "mailbox piena". Il modulo 6 approfondisce i bounce.

Faccia attenzione alla differenza con un messaggio troppo grande: 552 5.3.4 Message too big significa che il messaggio è più grande di quanto il server consenta. In questo caso la pulizia non serve; il mittente deve inviare il file in altro modo.

E attenzione: Lei stesso spesso non si accorge affatto di avere una mailbox piena. Può continuare a inviare messaggi normalmente e a leggere la posta vecchia. Sono i mittenti a ricevere un messaggio di errore, e un cliente che ha ricevuto tre bounce di fila non sempre telefona per avvisarLa.

Fare pulizia senza rimpianti

Un ordine di operazioni che funziona quasi sempre:

1. Verifichi dove si trova lo spazio occupato. Nella webmail o nel pannello cliente vede spesso l'utilizzo per cartella. Di solito in cima alla lista troverà Inviati, Cestino o una vecchia cartella piena di allegati.
2. Svuoti Cestino e Spam. È il guadagno più rapido e non costa nulla.
3. Cerchi i messaggi di grandi dimensioni. Nella maggior parte delle webmail e dei programmi può ordinare per dimensione. Salvi l'allegato di cui ha bisogno nei Suoi file ed elimini la mail, oppure elimini solo l'allegato (Thunderbird e Apple Mail permettono di rimuovere un allegato da un messaggio).

4. Archivi gli anni passati. La posta che vuole conservare ma usa raramente può essere spostata in un archivio. Ha due possibilità:

   • una cartella di archivio sul server: resta visibile ovunque, ma continua a contare ai fini dello spazio occupato;
   • una cartella locale sul Suo computer (Thunderbird: Cartelle locali; Apple Mail: Sul mio Mac; Outlook: un file dati .pst). Questa non conta più ai fini dello spazio, ma si trova solo su quel computer. In tal caso provveda Lei stesso a un backup di quel computer. Senza backup, archiviare localmente equivale a trasferire tutto su un unico disco rigido.
5. Modifichi la quota solo in seguito, se ancora necessario e se il Suo pacchetto ha spazio disponibile.

Una pulizia massiva con un pulsante nel pannello (ad esempio "elimina tutto ciò che è più vecchio di un anno nella Posta in arrivo") è comoda, ma irreversibile. Con IMAP la mail scompare subito anche da tutti i Suoi dispositivi. Salvi prima ciò che Le serve.

Obbligo di conservazione

In Italia l'articolo 2220 del Codice civile impone di conservare per dieci anni le scritture contabili, le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti, e tra questi può rientrare la posta aziendale, come preventivi, conferme d'ordine e fatture. Non la elimini quindi senza criterio. La sposti in un archivio dotato di backup, oppure conservi gli allegati nella Sua contabilità.

Nella pratica: come si presenta in un pannello

In DirectAdmin, in Accounts E-mail vede per ogni mailbox la colonna Utilizzo, e in alto il totale. Tramite i tre puntini accanto a una mailbox e Modifica i limiti imposta la quota in MB, oppure seleziona Max in modo che la mailbox possa utilizzare lo spazio libero del pacchetto. Con Purga elimina in un colpo solo la posta vecchia da una cartella. In Mio WebOké vede lo spazio di archiviazione del pacchetto. Presso altri fornitori funziona in modo analogo: cerchi "spazio di archiviazione", "quota" o "dimensione mailbox" nel pannello o nell'area di gestione.

Riepilogo

• Lo spazio viene occupato soprattutto da allegati, posta inviata, Cestino e spam.
• Gli allegati diventano circa un terzo più grandi in una mail a causa del base64.
• C'è una quota per mailbox e un totale per il pacchetto; vale il limite più stretto.
• Una mailbox piena rifiuta la posta: in modo temporaneo (452 4.2.2) o definitivo (552 5.2.2). Il mittente se ne accorge, Lei spesso no.
• Faccia pulizia in quest'ordine: verificare, svuotare Cestino e Spam, messaggi grandi, archiviare, e solo dopo aumentare la quota. Un archivio locale richiede un proprio backup.

Quiz

Esercizio

Esercizio O3.2: Misurare il Suo spazio e creare un piano di pulizia. Verifichi quanto spazio di archiviazione utilizza la Sua mailbox e qual è il limite (della mailbox e del pacchetto o abbonamento). Annoti le tre cartelle che occupano più spazio e individui i Suoi dieci messaggi più grandi. Crei quindi un piano di pulizia: cosa eliminerà, cosa archivierà, dove sarà collocato l'archivio e come viene eseguito il backup di tale archivio? Tenga conto di ciò che deve conservare per obblighi aziendali.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori funziona in modo analogo.

• Guida DirectAdmin 7.3: Spazio di archiviazione per casella di posta e cosa succede quando è piena
• Avviso: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail rifiutata: message too big
• Come controllo il mio utilizzo della posta?
• Ripulire una casella di posta in DirectAdmin per liberare spazio
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)