Condivisione e collaborazione sicura
Modulo 7: Accesso, fornitori e cloud · Tempo di lettura: 10 minuti
Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà scegliere, per ogni situazione, il metodo di condivisione più sicuro: condivisione interna con un account, condivisione personale, oppure un link pubblico con password, data di scadenza e limite di download, e saprà cosa è meglio non inviare per e-mail.
Concetti chiave: link di condivisione, link pubblico, data di scadenza, password sul link, limite di download, richiesta di file, invio cifrato, dati minimi
Condividere è la nuova busta chiusa
Un tempo si inviava un documento come allegato di un'e-mail. Oggi si condivide sempre più spesso un link a un file nel proprio spazio cloud. Questo comporta grandi vantaggi: niente copie che circolano, sempre l'ultima versione, anche file di grandi dimensioni, e la possibilità di revocare l'accesso in un secondo momento. Un allegato, una volta inviato, non può più essere ritirato.
Ma anche un link comporta un proprio rischio. Un link pubblico funziona per chiunque lo possieda. Se viene inoltrato, incollato in una chat di gruppo o finisce in una casella di posta compromessa, anche quella persona potrà accedervi. Un link senza password né data di scadenza creato tre anni fa per un incarico spesso funziona ancora.
Tre modalità di condivisione
Quasi ogni servizio di archiviazione cloud prevede tre tipi di condivisione. Scelga sempre la modalità più limitata che funziona per lo scopo.
| Modalità | Chi può accedervi | Quando si usa |
|---|---|---|
| Condivisione interna con un collega che ha un account | Solo quella persona, dopo l'accesso con il proprio account e 2FA | Collaborazione all'interno della Sua azienda |
| Condivisione personale tramite indirizzo e-mail | Solo il destinatario di quel link personale, revocabile per singola persona | Un cliente o un commercialista senza account |
| Link pubblico | Chiunque possieda il link | Qualcosa che può essere condiviso ampiamente, o se le altre due opzioni non sono praticabili |
La condivisione interna è la più sicura: non c'è alcun link che possa trapelare e, se il collega lascia l'azienda e il suo account viene disattivato (lezione 7.1), l'accesso scompare immediatamente. Con una condivisione personale ogni destinatario riceve un link proprio, così può vedere con chi sta condividendo e interrompere la condivisione persona per persona.
Le impostazioni di un link
Se deve comunque creare un link pubblico, lo configuri consapevolmente. La maggior parte dei servizi offre queste opzioni:
- Permessi: solo visualizzazione, oppure anche modifica. Scelga di default solo visualizzazione. Per la semplice consultazione è sufficiente.
- Password sul link: chi apre il link deve prima inserire una password. Invii quella password tramite un canale diverso dal link: il link per e-mail, la password per sms o telefonicamente. Chi intercetta solo l'e-mail non avrà comunque nulla in mano.
- Data di scadenza: dopo quella data il link non funziona più. Così non dovrà ricordarsi di rimuoverlo.
- Limite di download: il link smette di funzionare dopo un certo numero di download.
- Nascondere il download: il destinatario non vede il pulsante di download. Non si tratta di una protezione reale: ciò che qualcuno può vedere, può anche registrarlo, anche solo con una schermata catturata.
- Un'etichetta o un nome per il link, così in seguito saprà a cosa serviva.
Condivida inoltre il file stesso, non la cartella che lo contiene, a meno che l'altra persona non debba davvero vedere tutto il contenuto di quella cartella. Un link alla cartella "Clienti 2026" per un solo preventivo è un classico esempio di fuga di dati.
Una richiesta di file
Se un cliente o un fornitore deve consegnarLe qualcosa, utilizzi una richiesta di file (chiamata anche link di upload o "solo deposito"). L'altra persona può caricare file, ma non vede cosa si trova già nella cartella. Assegni a ogni cliente una cartella propria e una richiesta propria, con password e data di scadenza. In questo modo il cliente A non potrà mai vedere i documenti del cliente B, e Lei saprà subito di chi è ciascun file.
Cosa non deve essere inviato per e-mail normale
Un'e-mail normale è paragonabile a una cartolina che passa per diversi uffici postali. Il collegamento tra i server di posta è spesso cifrato, ma dopo la consegna l'e-mail rimane leggibile nelle caselle di posta del mittente e del destinatario, spesso per anni, e un indirizzo digitato in modo errato è sufficiente per causare una fuga di dati (lezione 8.2).
Non invii quindi come semplice allegato:
- copie di passaporti o documenti d'identità;
- dati medici o dati relativi alla salute;
- buste paga, prospetti retributivi e codici fiscali;
- password e codici di recupero (questi vanno inseriti in un gestore di password, eventualmente tramite una cassaforte condivisa, lezione 2.2).
Utilizzi invece una condivisione con password e data di scadenza dal Suo stesso spazio di archiviazione, oppure un servizio che supporti l'invio cifrato, in cui solo il destinatario può aprire il messaggio. Esistono diversi tipi: cifratura integrata nel Suo programma o pacchetto di posta, un servizio di messaggistica sicura, oppure un servizio a sé stante per l'invio cifrato di file.
Dati minimi
La migliore protezione contro una fuga di dati sono i dati che non si condividono. Si chieda, per ogni condivisione: l'altra persona ne ha davvero bisogno? Un commercialista ha bisogno delle Sue fatture, non dell'intero database clienti. Un locatore vuole sapere che una persona esiste, ma non sempre ha bisogno di una copia del passaporto. Se una copia di un documento d'identità è comunque necessaria, può oscurare il codice fiscale e la foto e apporre una filigrana con lo scopo e la data. Esistono applicazioni gratuite pensate proprio per questo scopo, offerte da alcune pubbliche amministrazioni.
Fare ordine
I link si accumulano. Molti servizi mostrano un riepilogo di tutto ciò che ha condiviso. Lo controlli una volta ogni trimestre:
- Interrompa tutti i link pubblici senza data di scadenza che non servono più.
- Verifichi se persone esterne hanno ancora accesso a cartelle relative a un incarico concluso.
- Dove possibile, imposti una data di scadenza predefinita per i nuovi link.
In pratica: ecco come funziona
Nell'ambiente di esempio Nextcloud, si crea un link pubblico tramite la scheda Condividi di un file. In Modificare link trova i permessi (Solo visualizzazione o Consentire la modifica) e, in Impostazioni avanzate, la password, la data di scadenza, Nascondere download, una nota per il destinatario e Limitare i download. Con Interrompere condivisione revoca immediatamente il link. Se condivide tramite un indirizzo e-mail, Nextcloud invia a ogni destinatario un link proprio, revocabile singolarmente. Per la consegna di documenti è disponibile la richiesta di file, con una cartella propria per cliente, password e data di scadenza. In Euro-Office si condividono i documenti tramite gli stessi link; la guida consiglia di concedere i permessi di modifica solo quando è davvero necessario. Altri servizi di archiviazione cloud funzionano in modo simile, anche se i pulsanti hanno nomi diversi e alcune opzioni (come un limite di download) non sono disponibili ovunque.
Riepilogo
- Scelga la modalità di condivisione più limitata che funziona: interna, personale, e solo come ultima risorsa un link pubblico.
- Un link pubblico funziona per chiunque lo possieda; lo protegga con una password (inviata tramite un altro canale), una data di scadenza e solo diritti di lettura.
- Condivida il file, non la cartella; utilizzi una richiesta di file se qualcuno deve consegnarLe qualcosa.
- Non invii dati sensibili come semplice allegato e condivida solo ciò di cui l'altra persona ha realmente bisogno.
- Faccia ordine regolarmente tra link vecchi e accessi esterni.
Quiz
Esercizio
Esercizio A7.3: Valutare il link di condivisione. Le vengono proposte una serie di situazioni con le impostazioni di un link di condivisione: cosa viene condiviso, con chi, con quali permessi, se è presente una password e una data di scadenza e come viene inviata la password. Valuti per ciascuna situazione se è corretta, migliorabile o da rivedere, e scelga il miglioramento più importante. Il programma corregge la Sua risposta e fornisce una spiegazione per ogni situazione.
Per approfondire
I passaggi descritti negli articoli di WebOké si riferiscono all'ambiente di WebOké; con altri fornitori il funzionamento è simile.
- Guida a Nextcloud 5.2: Creare un collegamento pubblico: lettura, modifica, password, data di scadenza e limite di scaricamento
- Guida a Nextcloud 5.4: Condivisione via e-mail con qualcuno senza account
- Guida a Nextcloud 16.5: Far consegnare file a un cliente con una richiesta di file con password e data di scadenza
- Manuale di Euro-Office 9.3: Password e data di scadenza su un collegamento
- Manuale di Euro-Office 9.5: Condividere con qualcuno al di fuori della Sua organizzazione