La regola 3-2-1 e cosa includere nel backup

Modulo 6: Backup · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di stabilire cosa deve includere nel backup (compresi i Suoi servizi cloud e la Sua posta), di spiegare la differenza tra sincronizzazione e backup, e di impostare uno schema 3-2-1 semplice per la Sua azienda.
Concetti chiave: backup, sincronizzazione, 3-2-1, versione, periodo di conservazione, il cloud non è automaticamente un backup, responsabilità condivisa

Perché il backup è la Sua ultima rete di sicurezza

Tutte le altre misure di questo corso riducono la probabilità che qualcosa vada storto. Il backup fa qualcos'altro: garantisce che Lei possa andare avanti quando qualcosa va storto. Un laptop rubato dall'auto, un collega che per errore elimina una cartella di preventivi, un aggiornamento che manda in tilt il Suo negozio online, un ransomware che cifra tutto: in tutti questi casi la domanda non è più "come lo evitiamo?" ma "quanto velocemente torniamo operativi?".

Un backup è una copia dei Suoi dati separata dall'originale, con cui può ripristinare uno stato precedente. Queste ultime parole sono importanti. Una copia che cambia immediatamente insieme all'originale non Le è di aiuto se l'originale è danneggiato o cifrato.

L'ACN lo dice senza mezzi termini nelle sue indicazioni su cosa fare in caso di attacco ransomware: se non esiste un modo per annullare la cifratura, i backup sono l'unico modo per recuperare i propri file.

La sincronizzazione non è un backup

Molti imprenditori pensano di avere un backup perché i loro file "sono nel cloud". Di solito intendono la sincronizzazione: una cartella sul Suo laptop che viene mantenuta automaticamente identica a una cartella in un servizio cloud, e spesso anche al Suo telefono e al laptop di un collega.

La sincronizzazione è comoda, ma fa esattamente ciò che promette: mantenere tutto uguale. Anche gli errori.

Molti servizi di sincronizzazione dispongono di un cestino e di versioni: un file eliminato resta recuperabile per un certo periodo, e di un file modificato il servizio conserva le versioni precedenti. Si tratta di una vera rete di sicurezza, spesso il modo più rapido per recuperare qualcosa. Ma è limitata. Il cestino viene svuotato dopo un periodo fisso, le versioni vengono ridotte nel tempo, e chi si impossessa del Suo account può anche svuotare quel cestino. Lo consideri un primo soccorso, non il Suo unico backup.

La regola 3-2-1

Una regola pratica semplice, consigliata anche dall'ACN, è la regola 3-2-1:

• 3 copie dei Suoi dati: l'originale più due backup;
• su 2 tipi diversi di supporto di archiviazione (per esempio il server del Suo fornitore di hosting e un disco esterno, oppure il Suo laptop e un servizio di backup separato);
• di cui 1 in un'altra sede, fuori dal Suo ufficio o in un altro data center.

L'idea alla base: nessun singolo evento deve poter colpire tutte le copie contemporaneamente. Un incendio nel Suo ufficio colpisce il laptop e il disco esterno che vi si trova accanto, ma non la copia in un'altra sede. Un guasto presso un singolo servizio cloud colpisce quel servizio, ma non il disco nel Suo cassetto. Un ransomware colpisce tutto ciò che è collegato, ma non ciò che è scollegato (ne parleremo nella lezione 6.2).

Un esempio per il Panificio Example:

1. Originale: la contabilità e le ricette nello spazio di archiviazione cloud, il sito web e la posta presso il fornitore di hosting.
2. Copia 1: i backup automatici che il fornitore di hosting effettua ogni notte, su server di archiviazione separati.
3. Copia 2: una volta alla settimana un backup delle cartelle principali e un download del backup del sito web su un disco esterno, che viene poi scollegato e portato a casa.

Cosa deve comparire nella Sua lista?

La maggior parte dei problemi di backup non nasce dal fatto che il backup fallisce, ma dal fatto che qualcosa non vi era mai stato incluso. Faccia quindi prima un elenco di tutto ciò su cui si basa la Sua azienda. Pensi a:

• File: documenti, preventivi, foto, progetti, su laptop, un disco di rete (NAS) e nello spazio di archiviazione cloud.
• E-mail: tutte le caselle di posta, comprese quelle condivise come info@example.com e factuur@example.com. Attenzione: chi scarica la posta con POP3 spesso ce l'ha soltanto su quel singolo computer.
• Sito web e negozio online: file e database. Un sito web senza il relativo database di solito non vale nulla.
• Servizi cloud: il software di contabilità, il sistema di cassa, la pianificazione, il CRM. Può esportarne i dati, e con quale frequenza lo fa?
• Configurazione: record DNS del Suo dominio, impostazioni del Suo router, gestore di password (con i dati di recupero in un luogo sicuro, vedi modulo 2).
• Telefoni: foto di scontrini, contatti, cronologia delle chat se rilevante per l'attività.

Annoti per ciascun elemento: dove si trova, chi ne fa il backup, con quale frequenza, dove si trova quel backup e per quanto tempo viene conservato. Una cella vuota in quella tabella è una falla.

Responsabilità condivisa nei servizi cloud

"È presso Microsoft (o Google, o il mio fornitore di hosting), quindi è sicuro." Questo è vero solo in parte. I grandi fornitori operano secondo un modello di responsabilità condivisa: il fornitore si occupa dei server, del data center e del funzionamento del servizio; Lei resta responsabile dei Suoi dati, dei Suoi account e delle Sue impostazioni.

Microsoft afferma letteralmente nella propria documentazione che, per qualsiasi tipo di servizio cloud, anche per software pronto all'uso come Microsoft 365, il cliente resta responsabile dei propri dati, dei propri account e del relativo accesso. Ciò che i servizi stessi conservano è limitato e vincolato nel tempo. Due esempi tratti dalla documentazione ufficiale:

• Exchange Online (la posta di Microsoft 365) conserva per impostazione predefinita la posta eliminata definitivamente per 14 giorni, estendibili dall'amministratore fino a un massimo di 30 giorni. Dopodiché scompare.
• Google Drive elimina definitivamente i file che restano nel cestino per oltre 30 giorni. Dopo lo svuotamento del cestino, un amministratore può ancora recuperare i file per 25 giorni; trascorso tale periodo, secondo Google non sono più recuperabili.

Si tratta di ottime reti di sicurezza per un errore commesso la settimana scorsa. Ma se scopre solo dopo due mesi che un dipendente che se n'è andato ha svuotato una cartella, queste non Le saranno d'aiuto. Per ogni servizio che utilizza, legga cosa dice esattamente il fornitore riguardo a conservazione e ripristino, e lo chieda al Suo fornitore se non è chiaro. Se utilizza il servizio per dati importanti, predisponga un backup proprio o un'esportazione periodica.

Nella pratica: ecco come si presenta

Presso il fornitore di esempio WebOké esistono diversi tipi di backup che coesistono e funzionano in modo diverso:

• WebOké Backups effettua ogni notte automaticamente un backup completo di un pacchetto di hosting: file, database, caselle di posta e impostazioni. Questi backup si trovano cifrati su server di archiviazione separati in un altro data center, e Lei stesso può ripristinare da uno qualsiasi dei backup degli ultimi 30 giorni.
• Inoltre, in DirectAdmin può creare autonomamente un backup. Questo viene salvato nel Suo pacchetto, incide sul Suo spazio di archiviazione e quindi si trova nello stesso luogo dell'originale. Una copia di questo tipo diventa una vera copia aggiuntiva solo quando la scarica e la conserva altrove.
• In Nextcloud, il cestino e le versioni rappresentano la rete di sicurezza per il lavoro quotidiano: i file eliminati e le versioni restano disponibili fino a 31 giorni (eliminati prima se lo spazio è necessario). I backup di sistema dei server servono per le emergenze e non sono accessibili ai clienti. La guida stessa consiglia di conservare anche una copia propria dei file indispensabili.
• Due limitazioni menzionate nella base di conoscenza: un'e-mail che arriva lo stesso giorno in cui viene eliminata non è presente in nessun backup notturno, e la posta che, con POP3, rimane solo sul Suo computer non vi è inclusa.

Presso altri fornitori questo può essere gestito in modo simile oppure molto diverso: periodi di conservazione diversi, backup solo a pagamento, oppure solo un backup per le emergenze a cui Lei stesso non può accedere. Lo chieda al Suo fornitore e annoti la risposta nella Sua lista.

Riepilogo

• Un backup è una copia separata con cui può ripristinare uno stato precedente; la sincronizzazione propaga ovunque anche gli errori e la cifratura.
• Cestino e versioni nei servizi cloud sono comodi, ma vincolati nel tempo e non sostituiscono un backup.
• 3-2-1: tre copie, due tipi di supporto di archiviazione, una in un'altra sede.
• Faccia prima un elenco di tutto ciò su cui si basa la Sua azienda, compresi posta, database, servizi cloud e configurazione.
• Nei servizi cloud, Lei resta responsabile dei Suoi dati: verifichi cosa conserva il Suo fornitore e per quanto tempo.

Quiz

Esercizio

Esercizio D6.1: La Sua lista di backup e schema 3-2-1. Crei una tabella di tutto ciò su cui si basa la Sua azienda: file, caselle di posta, sito web e database, servizi cloud, configurazione e telefoni. Compili per ogni riga dove si trova, chi ne fa il backup, con quale frequenza, dove si trova il backup e per quanto tempo viene conservato. Verifichi per almeno due servizi cloud cosa dice il fornitore stesso riguardo a conservazione e ripristino. Contrassegni ogni riga che non rispetta lo schema 3-2-1 e annoti cosa intende fare al riguardo.

Per approfondire

I passaggi descritti negli articoli di WebOké valgono per l'ambiente di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento può essere simile o diverso. Lo chieda al Suo fornitore.

• Guida DirectAdmin 16.1: Quali backup sono disponibili presso WebOké
• Guida WebOké 6.10: WebOké Backups: ripristinare i file
• Guida a Nextcloud 6.6: Backup presso WebOké: cosa conserviamo noi e cosa può fare Lei stesso
• WebOké Backup: visualizzare, ripristinare o scaricare un backup
• ACN, risorse sulla gestione dei backup: https://www.acn.gov.it/
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (in inglese): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (in inglese): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (in inglese): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users