Far consegnare file a un cliente con una richiesta di file con password e data di scadenza

La domanda: "I miei clienti devono consegnarmi documenti: buste paga, fatture, foto. Con l'e-mail i file grandi non funzionano bene e non è sicuro. Come posso far sì che carichino i file da me, senza che vedano nient'altro?"

La soluzione: una richiesta di file per ogni cliente, in una cartella propria, con una password e una data di scadenza. Il cliente carica i file tramite il proprio browser e non ha bisogno di un account.

Fase 1: una cartella per ogni cliente

1. Crei in File una cartella per le consegne, ad esempio Consegne.
2. Crei al suo interno una cartella per ogni cliente, ad esempio Consegne/Panificio De Linde 2026 (si veda Creare, spostare, copiare e rinominare cartelle).

In questo modo un cliente non potrà mai accedere ai file di un altro cliente e Lei saprà subito di chi è ogni documento.

Fase 2: creare la richiesta di file

1. Faccia clic su Nuovo e scelga Crea richiesta di file.
2. Inserisca in Oggetto della richiesta ciò che sta chiedendo, ad esempio "Documenti annuali 2026".
3. Scelga in Destinazione di caricamento la cartella di questo cliente.
4. Indichi in Nota per il destinatario esattamente ciò di cui ha bisogno ed entro quando. Questo testo verrà visualizzato dal cliente in cima alla pagina di caricamento.

Fase 3: password e data di scadenza

1. Faccia clic su Continua.
2. Selezioni Imposta data di scadenza dell'invio e scelga una data qualche giorno dopo la Sua scadenza.
3. Selezioni Imposta password e scelga una password.
4. Faccia clic su Continua e copi il Condividi collegamento con il pulsante a destra nel campo.

Fase 4: inviare il collegamento e la password

Invii il collegamento al Suo cliente, ad esempio via e-mail. Invii la password tramite un altro canale: per SMS, WhatsApp o per telefono. In questo modo, chi intercetta l'e-mail non potrà fare nulla con il solo collegamento.

Il Suo cliente apre il collegamento, digita la password e fa clic su Caricamento oppure trascina i propri file nella finestra. Vedrà solo la Sua nota e il pulsante di caricamento, non ciò che è già presente nella cartella.

Fase 5: seguire i file ricevuti

• Nell'app Attività e nella scheda Attività della cartella vede cosa è arrivato e quando (si veda Chat e attività su un file).
• Dopo la data di scadenza il collegamento smette automaticamente di funzionare. Se ha finito prima, rimuova la condivisione nella scheda Condivisione della cartella, oppure in Condivisioni e Richieste di file.
• Predisponga per il Suo cliente una nuova richiesta per ogni anno o per ogni incarico. In questo modo tutto rimane ben separato.

Attenzione: ciò che i clienti caricano viene conteggiato nel Suo spazio di archiviazione (si veda Chi usa file condivisi utilizza il Suo spazio di archiviazione). Elimini quindi le consegne vecchie oppure le archivi.

Maggiori informazioni sulla richiesta di file sono disponibili in Far consegnare file: cartella di caricamento e richiesta di file.