La regola del 3-2-1 e cosa deve includere nel backup

Modulo 6: Backup · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di stabilire cosa deve includere nel backup (anche i Suoi servizi cloud e la Sua posta), di spiegare la differenza tra sincronizzazione e backup, e di impostare uno schema 3-2-1 semplice per la Sua azienda.
Concetti chiave: backup, sincronizzazione, 3-2-1, versione, periodo di conservazione, il cloud non è automaticamente un backup, responsabilità condivisa

Perché il backup è la Sua ultima rete di sicurezza

Tutte le altre misure di questo corso riducono la probabilità che qualcosa vada storto. Il backup fa qualcos'altro: fa sì che Lei possa continuare quando qualcosa va storto. Un laptop rubato dall'auto, un collega che per errore elimina una cartella di preventivi, un aggiornamento che manda in tilt il Suo negozio online, un ransomware che cifra tutto: in tutti questi casi la domanda non è più "come lo evitiamo?" ma "quanto velocemente torniamo operativi?".

Un backup è una copia dei Suoi dati separata dall'originale, con cui può ripristinare uno stato precedente. Queste ultime parole sono importanti. Una copia che cambia immediatamente insieme all'originale non Le è di aiuto se l'originale è danneggiato o cifrato.

L'NCSC olandese lo dice senza mezzi termini nella sua guida su cosa fare in caso di attacco ransomware: se non esiste un modo per annullare la cifratura, i backup sono l'unico modo per recuperare i Suoi file.

La sincronizzazione non è un backup

Molti imprenditori pensano di avere un backup perché i loro file "stanno nel cloud". Di solito intendono la sincronizzazione: una cartella sul Suo laptop che viene mantenuta automaticamente identica a una cartella in un servizio cloud, e spesso anche al Suo telefono e al laptop di un collega.

La sincronizzazione è comoda, ma fa esattamente quello che promette: mantenere tutto uguale. Anche gli errori.

Molti servizi di sincronizzazione dispongono di un cestino e di versioni: un file eliminato resta recuperabile per un certo periodo, e di un file modificato il servizio conserva le versioni precedenti. Si tratta di una vera rete di sicurezza, spesso il modo più rapido per recuperare qualcosa. Ma è limitato. Il cestino viene svuotato dopo un periodo fisso, le versioni vengono assottigliate, e chi si impossessa del Suo account può anche svuotare quel cestino. Lo consideri un primo soccorso, non il Suo unico backup.

La regola del 3-2-1

Una regola pratica semplice, consigliata anche dall'NCSC olandese, è la regola del 3-2-1:

• 3 copie dei Suoi dati: l'originale più due backup;
• su 2 tipi diversi di archiviazione (ad esempio il server del Suo fornitore di hosting e un disco esterno, oppure il Suo laptop e un servizio di backup separato);
• di cui 1 in un altro luogo, fuori dal Suo ufficio o in un altro data center.

L'idea alla base: un solo evento non deve mai colpire tutte le copie contemporaneamente. Un incendio nel Suo ufficio colpisce il laptop e il disco esterno che gli sta accanto, ma non la copia conservata altrove. Un guasto presso un servizio cloud colpisce quel servizio, ma non il disco nel Suo cassetto. Il ransomware colpisce tutto ciò che è collegato, ma non ciò che è scollegato (ne parleremo meglio nella lezione 6.2).

Un esempio per Panificio Example:

1. Originale: la contabilità e le ricette nell'archiviazione cloud, il sito web e la posta presso il fornitore di hosting.
2. Copia 1: i backup automatici che il fornitore di hosting esegue ogni notte, su server di archiviazione separati.
3. Copia 2: una volta alla settimana un backup delle cartelle principali e il download del backup del sito web su un disco esterno, che viene poi scollegato e portato a casa.

Cosa deve comparire nel Suo elenco?

La maggior parte dei problemi di backup non deriva dal fatto che il backup fallisce, ma dal fatto che qualcosa non vi è mai stato incluso. Faccia quindi prima un elenco di tutto ciò su cui si basa la Sua attività. Pensi a:

• File: documenti, preventivi, foto, progetti, su laptop, un disco di rete (NAS) e nell'archiviazione cloud.
• E-mail: tutte le caselle di posta, anche quelle condivise come info@example.com e factuur@example.com. Attenzione: chi scarica la posta con POP3 spesso la conserva solo su quel singolo computer.
• Sito web ed e-commerce: file e database. Un sito web senza il relativo database di solito non vale nulla.
• Servizi cloud: il software di contabilità, il sistema di cassa, la pianificazione, il CRM. Può esportarne i dati, e con quale frequenza lo fa?
• Configurazione: i record DNS del Suo dominio, le impostazioni del router, il gestore di password (con i dati di recupero in un luogo sicuro, vedi modulo 2).
• Telefoni: foto di scontrini, contatti, cronologia delle chat se rilevante per l'attività.

Annoti per ogni elemento: dove si trova, chi ne fa il backup, con quale frequenza, dove si trova quel backup e per quanto tempo viene conservato. Una cella vuota in quella tabella è una falla.

Responsabilità condivisa nei servizi cloud

"Sta presso Microsoft (o Google, o il mio fornitore di hosting), quindi è al sicuro." Questo è vero solo in parte. I grandi fornitori lavorano con un modello di responsabilità condivisa: il fornitore si occupa dei server, del data center e del funzionamento del servizio; Lei resta responsabile dei Suoi dati, dei Suoi account e delle impostazioni.

Microsoft afferma letteralmente nella propria documentazione che il cliente, per qualsiasi tipo di servizio cloud, anche per software pronto all'uso come Microsoft 365, resta responsabile dei propri dati, dei propri account e dell'accesso agli stessi. Ciò che i servizi stessi conservano è limitato e vincolato nel tempo. Due esempi tratti dalla documentazione ufficiale:

• Exchange Online (la posta di Microsoft 365) conserva per impostazione predefinita la posta eliminata definitivamente per 14 giorni, estendibili dall'amministratore fino a un massimo di 30 giorni. Dopodiché è persa.
• Google Drive elimina definitivamente i file rimasti nel cestino per più di 30 giorni. Dopo lo svuotamento del cestino, un amministratore può ancora recuperare i file per 25 giorni; trascorso tale termine, secondo Google non sono più recuperabili.

Si tratta di ottime reti di sicurezza per un errore della settimana scorsa. Ma se scopre solo dopo due mesi che un dipendente che se n'è andato ha svuotato una cartella, non Le saranno d'aiuto. Per ogni servizio che utilizza, legga cosa dice il fornitore stesso riguardo a conservazione e ripristino, e se non è chiaro, lo chieda al Suo fornitore. Se usa il servizio per dati importanti, si organizzi con un backup proprio o un'esportazione periodica.

Nella pratica: ecco come funziona

Presso il fornitore di esempio WebOké esistono diversi tipi di backup che coesistono e funzionano in modo diverso:

• WebOké Backups esegue automaticamente ogni notte un backup completo di un pacchetto di hosting: file, database, caselle di posta e impostazioni. Questi backup vengono conservati cifrati su server di archiviazione separati in un altro data center, e Lei può ripristinare autonomamente dai backup degli ultimi 30 giorni.
• Inoltre, in DirectAdmin può creare autonomamente un backup. Questo finisce nel Suo stesso pacchetto, conta ai fini dello spazio di archiviazione e si trova quindi nello stesso luogo dell'originale. Una copia di questo tipo diventa una vera copia aggiuntiva solo se la scarica e la conserva altrove.
• In Nextcloud, il cestino e le versioni sono la rete di sicurezza per il lavoro quotidiano: i file eliminati e le versioni restano disponibili fino a 31 giorni (prima se lo spazio è necessario). I backup di sistema dei server servono per le emergenze e non sono accessibili ai clienti. La guida stessa consiglia di conservare anche una copia propria dei file indispensabili.
• Due limitazioni citate nella base di conoscenza: un'e-mail che arriva lo stesso giorno in cui viene eliminata non rientra in nessun backup notturno, e la posta che, usando POP3, resta solo sul Suo computer non vi rientra nemmeno.

Presso altri fornitori questo può essere organizzato in modo simile o molto diverso: periodi di conservazione diversi, backup solo a pagamento, oppure solo un backup per le emergenze a cui Lei stesso non ha accesso. Lo chieda al Suo fornitore e annoti la risposta nel Suo elenco.

Riepilogo

• Un backup è una copia separata con cui può ripristinare uno stato precedente; la sincronizzazione propaga ovunque anche gli errori e la cifratura.
• Cestino e versioni nei servizi cloud sono utili, ma vincolati nel tempo e non sostituiscono un backup.
• 3-2-1: tre copie, due tipi di archiviazione, una in un altro luogo.
• Faccia prima un elenco di tutto ciò su cui si basa la Sua attività, inclusi posta, database, servizi cloud e configurazione.
• Nei servizi cloud, Lei resta responsabile dei Suoi dati: verifichi cosa conserva il Suo fornitore e per quanto tempo.

Quiz

Esercizio

Esercizio D6.1: Il Suo elenco di backup e lo schema 3-2-1. Crei una tabella di tutto ciò su cui si basa la Sua attività: file, caselle di posta, sito web e database, servizi cloud, configurazione e telefoni. Compili per ogni riga dove si trova, chi ne fa il backup, con quale frequenza, dove si trova il backup e per quanto tempo viene conservato. Cerchi, per almeno due servizi cloud, cosa dice il fornitore stesso riguardo a conservazione e ripristino. Contrassegni ogni riga che non rispetta la regola 3-2-1 e scriva cosa intende fare al riguardo.

Per approfondire

I passaggi descritti negli articoli di WebOké valgono per l'ambiente di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento può essere simile o diverso. Lo chieda al Suo fornitore.

• Guida DirectAdmin 16.1: Quali backup sono disponibili presso WebOké
• Guida WebOké 6.10: WebOké Backups: ripristinare i file
• Guida a Nextcloud 6.6: Backup presso WebOké: cosa conserviamo noi e cosa può fare Lei stesso
• WebOké Backup: visualizzare, ripristinare o scaricare un backup
• NCSC olandese, Impostare una strategia di backup: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (in inglese): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (in inglese): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (in inglese): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users