Casella di posta compromessa o spam inviato dal Suo indirizzo: ecco come risolvere

Riceve improvvisamente molte notifiche di errore (bounce) relative a email che Lei non ha mai inviato, i clienti Le segnalano di ricevere email strane dal Suo indirizzo, oppure Le abbiamo comunicato che dal Suo indirizzo parte dello spam? Allora qualcuno è davvero entrato nella Sua mailbox, oppure qualcuno sta semplicemente utilizzando il Suo indirizzo come mittente. Determini prima di tutto quale dei due casi si applica, perché l'approccio è molto diverso.

Prima determinare: mailbox violata o mittente falsificato?

Per sapere come consultare E-mail Gebruik e la colonna Verzonden, legga Limiti di invio e la notifica 'message limit reached'.

Mittente falsificato: nessuno è entrato nella Sua mailbox

Un indirizzo mittente è semplicemente testo. Uno spammer può inviare email tramite il proprio server utilizzando il Suo indirizzo come mittente, senza mai accedere alla Sua mailbox. Questo si chiama spoofing. Se il destinatario rifiuta tale email, la notifica di errore viene inviata all'indirizzo indicato come mittente: a Lei.

• Modificare la password non serve in questo caso, perché nessuno la possedeva.
• La vera protezione è DMARC. Con questo strumento chiede agli altri server di posta di rifiutare le email falsificate inviate a Suo nome. Se il Suo record DMARC è già impostato su p=quarantine o p=reject, lo lasci così. Se è impostato su p=none, non offre ancora protezione. Legga Cos'è DMARC? Spiegazione in parole semplici e Configurare DMARC.
• Elimini le notifiche di errore. Nella maggior parte dei casi, questo tipo di ondata si esaurisce da sola dopo qualche giorno.

Mailbox violata: ecco come sistemare la situazione

Se qualcuno è in possesso della password della Sua mailbox, invierà realmente email tramite il nostro server, fingendo di essere Lei. Agisca immediatamente, seguendo quest'ordine:

1. Operi da un dispositivo pulito. Se ha aperto un allegato o installato qualcosa, modifichi le password da un altro dispositivo e scansioni il primo alla ricerca di virus. Non clicchi sui link contenuti nell'email sospetta.
2. Modifichi la password della mailbox in DirectAdmin, consulti Modificare la password di un indirizzo email. La vecchia password smetterà immediatamente di funzionare. Scelga una nuova password di almeno 15 caratteri, oppure una passphrase composta da cinque o sei parole casuali, generata da un gestore di password. Consulti Password sicure e cosa fare in caso di password compromessa.
3. Inserisca la nuova password su tutti i Suoi dispositivi. Un dispositivo che continua a tentare con la vecchia password può causare il blocco del Suo indirizzo IP, consulti Sono stato bloccato? Sbloccare autonomamente il proprio indirizzo IP.
4. Cerchi eventuali porte sul retro. Un aggressore inserisce volentieri una regola che inoltra le email al proprio indirizzo o elimina immediatamente le email della Sua banca. Rimuova da questi punti tutto ciò che non ha creato Lei stesso:
   • Forwarders in DirectAdmin, e la scheda Inoltri in Mio WebOké (Inoltri email e domini);
   • Risponditori automatici e Messaggi di vacanza;
   • i filtri nelle impostazioni della webmail (Aprire la webmail), e le regole nel Suo programma di posta;
   • un indirizzo di risposta diverso nelle impostazioni della Sua webmail o programma di posta.
5. Controlli i Suoi altri account. Se ha utilizzato la stessa password altrove, la modifichi anche lì. Inizi da Mio WebOké: una nuova password qui Le farà disconnettere tutti gli altri dispositivi (Impostare, modificare o recuperare la password). Successivamente, controlli le sessioni attive e disconnetta quelle che non riconosce. Per DirectAdmin i passaggi sono indicati nell'articolo sulle password sicure sopra, per Nextcloud in Visualizzare, revocare o cancellare da remoto dispositivi e sessioni, dove può anche revocare le password per le app.
6. Contatti il nostro servizio tramite un ticket nel Centro Assistenza. Se da una mailbox parte dello spam, possiamo bloccare temporaneamente l'invio per proteggere Lei e gli altri clienti sul server. Modifichi prima la password; successivamente verificheremo insieme se la mailbox è di nuovo sicura e se il server si trova in una blacklist.
7. Limiti i danni per la prossima volta. Assegni alla mailbox un proprio limite di invio giornaliero con Limieten wijzigen, consulti Modificare la password o i limiti di un indirizzo email.
8. Avvisi i Suoi contatti, soprattutto se si trattava di fatture o pagamenti. Se nella mailbox erano presenti dati personali di clienti, verifichi se deve segnalare una violazione dei dati all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali competente.
9. Segnali l'email di phishing con cui tutto è iniziato all'autorità competente per le frodi online: nei Paesi Bassi la inoltri possibilmente come allegato a valse-email@fraudehelpdesk.nl, così i dati tecnici vengono conservati. Un sms o messaggio WhatsApp sospetto può essere segnalato tramite l'apposito modulo di segnalazione. Se ha subito una perdita economica, sporga anche denuncia presso le autorità competenti.

Come è stata ottenuta la Sua password?

Nella maggior parte dei casi tramite phishing: un'email falsa con un link a una pagina di accesso contraffatta, ad esempio "la Sua mailbox è piena". Per sapere come riconoscerla, legga Riconoscere il phishing: ecco come leggere un link e un mittente. Altre cause possibili: una password utilizzata anche su un sito web i cui dati sono stati compromessi, una password troppo breve o un virus. Un gestore di password crea per ogni mailbox una password lunga e univoca, consulti Gestore di password e passkey: ecco come gestire l'accesso in sicurezza.

Se è il Suo sito web a inviare lo spam, oppure desidera ulteriori spiegazioni, legga Cosa fare se il Suo indirizzo email è stato utilizzato in modo improprio.