Cosa fare se il Suo indirizzo e-mail viene usato in modo improprio

Riceve improvvisamente decine di messaggi di errore relativi a e-mail che non ha mai inviato? Oppure conoscenti Le segnalano di ricevere e-mail strane a Suo nome? In questo caso il Suo indirizzo e-mail viene usato in modo improprio. Esistono due cause molto diverse, con approcci diversi.

Causa 1: qualcuno usa il Suo indirizzo come mittente (spoofing)

Uno spammer può inserire qualsiasi indirizzo come mittente in un'e-mail, anche il Suo, senza per questo accedere alla Sua casella di posta. Invia infatti il messaggio tramite i propri server. Se quel messaggio non arriva a destinazione, è Lei a ricevere il messaggio di errore. Questo fenomeno si chiama spoofing.

Come riconoscerlo:

• I messaggi di errore riguardano messaggi che non riconosce, spesso indirizzati a indirizzi sconosciuti all'estero.
• In Tracciamento Email (vedere Tracciamento Email: dove è finita la mia mail?) questi messaggi non compaiono come posta in uscita. Non sono quindi stati inviati tramite il nostro server.

Cosa fare:

1. Verifichi che SPF, DKIM e DMARC siano configurati correttamente (vedere Impostare e integrare l'SPF, Attivare e verificare DKIM e Impostare DMARC). Con una policy DMARC impostata su quarantine o reject comunica agli altri server di posta di mettere in quarantena o respingere le e-mail falsificate a Suo nome. Questa è l'unica vera protezione.
2. Elimini i messaggi di errore. Non deve rispondere.
3. Solitamente questo tipo di ondata si esaurisce da sola dopo qualche giorno.

In caso di spoofing non è necessario modificare la password, ma può farlo comunque se ha dei dubbi.

Causa 2: qualcuno è in possesso della Sua password (mailbox violata)

Qualcuno è entrato in possesso della password della Sua mailbox, ad esempio tramite un'e-mail fraudolenta (phishing), un virus o una password che utilizzava anche altrove? In questo caso può inviare e-mail tramite il nostro server fingendo di essere Lei. Si tratta di una situazione più grave, perché viene effettivamente inviato spam dalla Sua mailbox.

Come riconoscerlo:

• In Tracciamento Email vede posta in uscita che non ha inviato Lei. Selezioni alla voce Visualizza l'opzione In uscita per vedere solo la posta inviata.
• In Accounts E-mail la Sua mailbox mostra nella colonna Inviati un numero molto più alto del normale (vedere Verzendlimieten en de melding 'message limit reached').
• All'improvviso non riesce più a inviare messaggi perché è stato raggiunto il limite di invio, oppure riceve una nostra comunicazione.
• Negli elementi inviati, o nelle impostazioni della Sua webmail, trova elementi che non riconosce, come un inoltro verso un indirizzo sconosciuto.

Cosa fare subito:

1. Modifichi la password della mailbox in DirectAdmin (vedere Modificare la password di un indirizzo e-mail). Scelga una password nuova e sicura che non utilizza da nessun'altra parte (vedere Password sicure e cosa fare in caso di password compromessa).
2. Inserisca la nuova password su tutti i Suoi dispositivi: computer, telefono e tablet (vedere capitolo 8, ad esempio Tutte le impostazioni in un colpo d'occhio: server, porte e sicurezza).
3. Verifichi se è stato aggiunto un Inoltro o un Auto-risponditore che non ha creato Lei (vedere Inoltri: inoltrare la posta a un altro indirizzo e Autorisponditori), ed eventualmente lo rimuova.
4. Esegua una scansione antivirus del Suo computer. Una password rubata tramite un virus potrebbe altrimenti essere nuovamente compromessa.
5. Utilizza la stessa password anche altrove? La modifichi anche lì.
6. Ce lo comunichi tramite un ticket, soprattutto se l'invio è stato bloccato.

Attenzione: se rileviamo che da una mailbox viene inviato spam, possiamo bloccare temporaneamente l'invio da quella mailbox. Questo protegge Lei e gli altri clienti sullo stesso server: altrimenti il server finisce in una blacklist e la posta di tutti viene respinta (vedere Verzenden geweigerd: blacklists en limieten). Modifichi prima la password e poi ci contatti: verificheremo insieme se la mailbox è di nuovo sicura.

Causa 3: è il Suo sito web a inviare lo spam

A volte lo spam non proviene da una mailbox, ma da un sito web presente nel Suo pacchetto: un modulo di contatto privo di protezione, oppure un plugin violato. In Tracciamento Email vede in questo caso posta in uscita con come mittente il Suo nome utente DA o un indirizzo del Suo sito web. Protegga il modulo (ad esempio con un captcha), aggiorni il Suo sito web e i plugin e consulti Il mio sito web è stato violato: piano d'azione.

Prevenire è meglio

• Utilizzi per ogni mailbox una password propria e sicura e la conservi in un gestore di password.
• Non clicchi su link in e-mail che Le chiedono la password. WebOké non chiede mai la password tramite e-mail.
• Mantenga DMARC impostato su Respingi (l'impostazione predefinita presso WebOké, vedere Impostare DMARC), così da bloccare le e-mail falsificate a Suo nome.
• Mantenga aggiornati il Suo sito web, i plugin e i temi.