Cartelle nella Sua casella di posta: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Posta indesiderata e Archivio
Nella Sua casella di posta sono sempre presenti alcune cartelle fisse: Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino, Posta indesiderata e spesso anche Archivio. Sul telefono a volte hanno un nome diverso rispetto al computer, e talvolta una cartella compare due volte. In questo articolo scoprirà come i programmi di posta capiscono a cosa serve ciascuna cartella, come funziona con WebOké e come risolvere i problemi più comuni.
Lo standard: cartelle speciali con un'etichetta fissa
Il Suo programma di posta comunica con il nostro server di posta tramite IMAP. Per le cartelle fisse esiste un accordo valido in tutto il mondo, l'estensione IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Il server assegna a ogni cartella fissa un'etichetta che ne indica lo scopo:
| Etichetta | Scopo | Cartella sul nostro server |
|---|---|---|
\Sent | copie dei messaggi che ha inviato | Sent |
\Drafts | messaggi a cui sta ancora lavorando | Drafts |
\Trash | messaggi che ha eliminato | Trash |
\Junk | spam | Junk |
\Archive | messaggi che ha archiviato | Archive o Archives |
\All e \Flagged | panoramiche di tutti i messaggi o dei messaggi contrassegnati | non le utilizziamo |
La Posta in arrivo non ha bisogno di un'etichetta: in IMAP si chiama sempre INBOX. \All e \Flagged non sono vere cartelle ma panoramiche, come ‘Tutti i messaggi’ in Gmail. Se desidera vedere insieme i messaggi contrassegnati, è il Suo programma di posta a occuparsene, ad esempio con una cartella smart.
Un programma di posta che segue lo standard guarda l'etichetta e non il nome. Poi mostra la cartella con un nome nella Sua lingua. Per questo su iPhone vede Indesiderata, in Outlook Posta indesiderata e nella webmail Spam, mentre sul server si tratta di un'unica e sola cartella Junk. Ciò che fa in quella cartella si riflette quindi ovunque.
Quale nome vede in quale programma?
I nomi riportati di seguito sono quelli delle versioni in italiano. Possono variare leggermente a seconda della versione.
| Programma | INBOX | Sent | Drafts | Trash | Junk | Archive |
|---|---|---|---|---|---|---|
| iPhone, iPad e Apple Mail sul Mac | Entrata | Inviata | Bozze | Cestino | Indesiderata | Archivio |
| Nuovo Outlook per Windows | Posta in arrivo | Posta inviata | Bozze | Posta eliminata | Posta indesiderata | Archivio |
| Outlook classico | Posta in arrivo | Posta inviata | Bozze | Posta eliminata | Posta indesiderata | Archivio |
| Thunderbird | Posta in arrivo | Inviata | Bozze | Cestino | Indesiderata | Archivi |
| App Gmail | Posta in arrivo | Inviati | Bozze | Cestino | Spam | Archive |
| Samsung Email e altre app Android | Posta in arrivo | Inviati | Bozze | Cestino | Spam o Indesiderata | Archive |
| Webmail di WebOké | Posta in arrivo | Inviata | Bozze | Cestino | Spam | Archivio |
L'Outlook classico non segue sempre lo standard. In tal caso può creare autonomamente cartelle aggiuntive, come Posta indesiderata o Posta eliminata, accanto alle cartelle già presenti sul server. Come risolvere questo problema è spiegato più avanti.
Le cartelle una per una
Posta in arrivo. Qui arrivano tutti i nuovi messaggi, tranne lo spam e i messaggi che indirizza a un'altra cartella con un filtro personale. È l'unica cartella che viene scaricata con POP3.
Posta inviata. Quando invia un messaggio, il Suo programma di posta ne salva una copia in Sent sul server. In questo modo vede i messaggi inviati anche sul telefono e nella webmail. Nella maggior parte dei programmi può scegliere se e dove salvare questa copia. Scelga sempre la cartella sul server, non una cartella sul Suo computer.
Bozze. Un messaggio che non ha ancora inviato viene salvato in Drafts. Così può iniziarlo sul computer e completarlo sul telefono.
Cestino. Quando elimina un messaggio, il Suo programma di posta lo sposta in Trash. Solo quando svuota il cestino il messaggio viene eliminato definitivamente. Fino ad allora occupa spazio nella Sua casella di posta.
Posta indesiderata (Junk). Qui finisce lo spam riconosciuto dal nostro server. È anche la cartella in cui Lei stesso sposta lo spam. Come funziona il filtro antispam e quanto è rigoroso è spiegato in In che modo WebOké blocca lo spam?
Archivio. Con il pulsante Archivia toglie i messaggi dalla Posta in arrivo senza eliminarli. La cartella si trova sul server, quindi ritrova i messaggi su tutti i Suoi dispositivi. Occupano comunque spazio di archiviazione. Se invece desidera rimuovere i vecchi messaggi dal server, legga Salvare la posta in locale per risparmiare spazio sul server di posta.
Come funziona con WebOké
- Tutte le cartelle fisse seguono lo standard. Sent, Drafts, Trash e Junk esistono in ogni casella di posta e sono sempre visibili. La cartella Archive viene creata dal Suo programma di posta la prima volta che archivia un messaggio.
- Lo spam finisce in Junk. Lo spam intercettato dal server finisce nella stessa cartella in cui Lei contrassegna lo spam. Non esiste più una cartella spam separata sotto Posta in arrivo.
- Il filtro antispam impara da Lei. Se trascina un messaggio in Junk o usa il pulsante per la posta indesiderata, il filtro impara che si tratta di spam. Se trascina un messaggio legittimo da Junk a Posta in arrivo, il filtro impara che non è spam. Altri consigli in Come addestrare il filtro antispam?
- La webmail usa le stesse cartelle. Ciò che vede nella webmail corrisponde esattamente a ciò che si trova sul server. Consulti Accedere alla webmail e cosa fare se l'accesso non riesce.
- Usi IMAP, non POP3. Con POP3 il Suo programma scarica solo Posta in arrivo. In tal caso non vede Junk, né la posta inviata da altri dispositivi, né altre cartelle. Legga IMAP o POP3: qual è la differenza?
Mostrare o nascondere le cartelle: la sottoscrizione
Un programma di posta mostra solo le cartelle a cui Lei è iscritto. Una cartella a cui non è iscritto esiste comunque, con tutta la posta al suo interno, ma non compare nel Suo elenco di cartelle. Se vede una cartella nella webmail ma non nel Suo programma, o viceversa, la causa è quasi sempre questa.
- Webmail: Impostazioni, Cartelle, quindi l'interruttore accanto alla cartella.
- Thunderbird: clic con il tasto destro sul Suo indirizzo e-mail, Iscrizioni.
- Outlook classico: clic con il tasto destro sul Suo indirizzo e-mail, Cartelle IMAP.
Non è necessario attivare Junk e le altre cartelle fisse: sono sempre visibili in ogni casella di posta.
Problemi frequenti
Ho due cartelle per la posta inviata, come Inviata e Posta inviata. In questo caso uno dei Suoi programmi usa una propria cartella anziché Sent. In ogni programma imposti come cartella per la posta inviata quella con l'etichetta, trascini lì la posta della cartella in più ed elimini la cartella vuota. Lo stesso vale per Cestino e Posta eliminata. Se sul server sono presenti anche cartelle come Sent Messages o Sent Items, ad esempio provenienti da un vecchio dispositivo, il nostro server assegna anche a queste l'etichetta \Sent. Ne scelga quindi una sola, preferibilmente Sent.
Outlook classico crea una propria cartella Posta indesiderata. Outlook ha un proprio filtro antispam, separato dal nostro. Lo disattivi, così tutto lo spam resta in un unico posto: clicchi su Home, Posta indesiderata, Opzioni posta indesiderata e scelga Nessun filtro automatico. Sposti poi il contenuto di Posta indesiderata in Junk ed elimini la cartella vuota, se Outlook lo consente.
Outlook classico non salva la posta inviata o eliminata sul server. Apra File, Impostazioni account, selezioni il Suo indirizzo e clicchi su Modifica e poi su Altre impostazioni. Lì, se la Sua versione lo prevede, scelga per gli elementi inviati ed eliminati la cartella sul server (Sent e Trash). Lasci vuoto il campo del percorso della cartella radice. Se non funziona, rimuova l'account e lo aggiunga di nuovo come IMAP. Consulti Outlook per Windows (nuovo e classico).
La mia posta inviata non compare sul telefono o nella webmail. Verifichi innanzitutto di usare IMAP. Con POP3 la posta inviata si trova solo sul dispositivo da cui è stata spedita. Se usa IMAP, controlli nel Suo programma quale cartella viene usata per la posta inviata. In Thunderbird si trova in Impostazioni account, Copie e cartelle. Sull'iPhone vada al Suo account, Avanzate, e in Comportamento caselle scelga le cartelle sul server. Consulti anche Thunderbird e iPhone e iPad.
Non vedo lo spam. Verifichi di usare IMAP e controlli la cartella che il Suo programma chiama Indesiderata, Posta indesiderata o Spam. Il livello di severità del filtro e l'eventuale eliminazione immediata dello spam con un punteggio molto alto si impostano in Configurare SpamAssassin.
Per quanto tempo vengono conservati Cestino e spam?
Il nostro server non elimina nulla automaticamente dal Cestino o da Junk. La posta rimane lì finché Lei o il Suo programma di posta non svuotate la cartella e, fino ad allora, conta ai fini dello spazio della Sua casella di posta. Svuoti quindi entrambe le cartelle di tanto in tanto. Quanto può riempirsi la Sua casella di posta è spiegato in Spazio per casella di posta e cosa succede quando è piena.
Se desidera che avvenga automaticamente, lo imposti nel Suo programma di posta. Sull'iPhone, nel Suo account alla voce Avanzate, può scegliere dopo quanto tempo eliminare i messaggi cancellati. In Thunderbird, in Impostazioni server, attivi lo svuotamento del cestino all'uscita. È possibile eliminare la posta vecchia in un'unica operazione anche in DirectAdmin: legga Ripulire la casella di posta per liberare spazio in DirectAdmin.
Passare a WebOké o trasferire la posta
Se trasferisce la Sua posta con lo strumento di migrazione e-mail o con IMAPSync in DirectAdmin, tutte le Sue cartelle vengono trasferite con il nome che avevano presso il Suo precedente provider. Per questo, dopo il trasferimento, a volte trova una cartella come Posta inviata o Posta eliminata accanto a Sent e Trash. Non è un problema: non va perso nulla. Se desidera avere tutto in un unico posto, trascini la posta nella cartella fissa ed elimini poi la vecchia cartella vuota. Configuri inoltre di nuovo i Suoi dispositivi, in modo che utilizzino le cartelle fisse del nostro server.