Creare lettere da un elenco di indirizzi (stampa unione)

Un invito o un promemoria a tutti i Suoi clienti, con il nome e l'indirizzo corretti in ogni lettera. In Word questa funzione si chiama Stampa unione. Le servono due cose: un elenco di indirizzi e una lettera.

L'elenco di indirizzi

Crei un foglio di calcolo in Calc, Excel o Euro-Office. Nella prima riga inserisca i nomi delle colonne, ad esempio Titolo, Nome, Azienda, Indirizzo, CAP, Città. Ogni riga successiva corrisponde a un destinatario. Non lasci righe vuote. Salvi l'elenco in formato ods o xlsx.

In LibreOffice Writer

Passo 1: collegare l'elenco di indirizzi

1. Apra la Sua lettera e scelga Strumenti > Stampa guidata in serie....
2. Scelga Usa il documento attivo e faccia clic su Successivo. Scelga Lettera e faccia clic su Successivo.
3. Nella sezione dell'elenco di indirizzi faccia clic su Seleziona un altro elenco di indirizzi... (oppure Seleziona l'elenco d'indirizzi), faccia clic su Aggiungi... e scelga il Suo foglio di calcolo. Selezioni il foglio con gli indirizzi e faccia clic su OK.
4. Se inserisce Lei stesso l'indirizzo e la formula di saluto nella lettera (passo 2), tolga la spunta da Questo documento conterrà un blocco d'indirizzi e dalla formula di saluto. Faccia clic su Fine.

Passo 2: inserire i campi nella lettera

1. Scelga Visualizza > Sorgenti dati. In alto vedrà il Suo elenco di indirizzi.
2. Trascini l'intestazione della colonna, ad esempio Nome, nel punto desiderato della lettera. Comparirà un campo <Nome>. Ripeta l'operazione per tutti i campi e digiti Lei stesso gli spazi e gli a capo tra un campo e l'altro.

Passo 3: unire

Al termine della procedura guidata viene visualizzata la barra degli strumenti Stampa in serie. Con le frecce può scorrere i destinatari. Scelga poi:

• Stampa i documenti composti: tutte le lettere vengono inviate alla stampante;
• Salva i documenti composti: come un unico documento o come file separati, ad esempio in formato pdf;
• Modifica documenti singoli: tutte le lettere in un unico nuovo documento da controllare.

Se, senza la procedura guidata, sceglie File > Stampa... in una lettera con campi, LibreOffice chiede: Il tuo documento contiene campi di database rubrica. Vuoi eseguire una stampa in serie? Scelga Sì per creare tutte le lettere.

Etichette: le crea con File > Nuovo > Etichette. Scelga la marca e il tipo di foglio di etichette, selezioni il Suo elenco di indirizzi come database e inserisca i campi nell'etichetta.

In Euro-Office

1. Apra la lettera e vada alla scheda Collaborazione. Faccia clic su Stampa unione e scelga Da spazio di archiviazione per selezionare l'elenco di indirizzi dal Suo Nextcloud.
2. Posizioni il cursore nel punto giusto e nel pannello a destra faccia clic su Inserisci campo unione.
3. Controlli il risultato con Anteprima dei risultati e in Unisci a scelga PDF, Docx o E-mail.

Istruzioni passo passo in Creare lettere da un elenco di indirizzi. Le serve il nome in una colonna separata del Suo elenco? Consulti Separare nome e cognome da un'unica colonna.