Fatture e contabilità

Modulo 5: Obblighi e condizioni · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare quando un negozio online deve emettere una fattura, che cosa deve riportare nei vari paesi, come gestire i rimborsi dal punto di vista amministrativo e per quanto tempo conservare tutto, e saprà scegliere come ottenere le fatture da WooCommerce.

Concetti chiave: fattura, scontrino, requisiti della fattura, numerazione progressiva, fattura semplificata, nota di credito, OSS e fatture, cessione intracomunitaria, fattura elettronica (B2B), Peppol, obbligo di conservazione, collegamento con il software di contabilità

Questa lezione spiega le regole in vigore al 9 novembre 2026. Non costituisce consulenza legale o fiscale. In caso di dubbi sulla Sua situazione, si rivolga a un legale, alla Sua associazione di categoria o al Suo commercialista.

Un negozio deve davvero emettere fatture?

Dipende da chi acquista e da dove.

• Alle imprese (B2B) nell’UE deve emettere una fattura. Senza fattura il Suo cliente aziendale non può detrarre l’IVA.
• Ai consumatori (B2C) nel proprio paese, ai fini IVA la fattura di solito non è obbligatoria; spesso basta una conferma d’ordine o uno scontrino. Molti clienti però se la aspettano, e per la Sua contabilità un documento con numerazione progressiva è comunque utile.
• Vendite a distanza a consumatori di altri paesi UE (lezione 4.2): se si aderisce al regime OSS (sportello unico, regime dell’Unione) nei Paesi Bassi, valgono le norme olandesi sulla fatturazione e ai fini IVA non è necessario emettere fattura, secondo la Belastingdienst (l’amministrazione fiscale olandese). Se invece si presenta la dichiarazione direttamente nell’altro paese, valgono le norme di fatturazione di quel paese.

Nei Paesi Bassi una fattura semplificata (con meno dati) è ammessa fino a € 100 IVA inclusa, ma non per le cessioni intracomunitarie, le vendite a distanza e alcuni altri casi transfrontalieri.

Che cosa deve riportare una fattura

I requisiti derivano dalla direttiva europea sull’IVA e sono quasi identici nei vari paesi. Una panoramica:

Per il Belgio valgono le stesse linee generali europee; si faccia confermare dal Suo commercialista che cosa deve riportare nel Suo caso, soprattutto per il numero d’impresa e l’inversione contabile. In Italia la partita IVA (IT + 11 cifre) va indicata anche sul sito, e la fatturazione elettronica è obbligatoria tramite il Sistema di Interscambio (SdI).

In caso di cessione intracomunitaria a un’impresa (lezione 4.1), la fattura riporta anche la partita IVA del cliente e l’indicazione che si applica l’inversione contabile.

Rimborsi e note di credito

Se ha emesso una fattura e il cliente recede (lezione 5.2) oppure Lei rimborsa una parte dell’importo, non modifichi la vecchia fattura. Emetta una nota di credito: un nuovo documento con un proprio numero, un riferimento alla fattura originale e importi negativi. In questo modo la numerazione resta senza buchi e la dichiarazione IVA torna: l’IVA della nota di credito viene detratta nel periodo del rimborso.

Errori da evitare:

• Eliminare una fattura o rinumerarla. Si crea un buco nella serie, e in caso di controllo salta all’occhio.
• Effettuare un rimborso in WooCommerce senza emettere una nota di credito. WooCommerce registra il rimborso nell’ordine, ma la Sua contabilità non ne sa nulla se manca un collegamento.
• Lasciare un ordine di prova con un vero numero di fattura. Nel negozio di prova usi un’altra serie di numerazione, oppure disattivi lì la creazione delle fatture.

Come ottenere le fatture da WooCommerce

WooCommerce di serie non crea PDF di fattura né numeri di fattura progressivi: il numero d’ordine è un numero interno e non sempre progressivo (anche gli ordini annullati e non riusciti ricevono un numero). Ha tre strade:

1. Un plugin per le fatture che, a un determinato stato (di solito "In corso" o "Completato"), crea un PDF con una propria numerazione progressiva e lo allega all’email. Ne scelga uno che sappia creare note di credito e Le permetta di stabilire la numerazione.
2. Un collegamento con il Suo software di contabilità: l’ordine passa al software di contabilità, che crea e invia la fattura. Così tutto si trova in un unico posto, compresi i riepiloghi OSS per paese e aliquota IVA. Molti software di contabilità offrono un collegamento con WooCommerce.
3. Il fornitore di pagamento o un servizio esterno che crea le fatture. Verifichi che la numerazione e i dati rispettino i requisiti.

Valuti ogni plugin o collegamento come nel corso su WordPress, lezione 5.3, e chieda al Suo commercialista quale strada si adatta alla Sua contabilità. Da Theehuis Example le fatture le crea il software di contabilità; il negozio inoltra soltanto i dati dell’ordine. Così Theehuis ha un’unica serie di numerazione e un riepilogo delle vendite per paese UE per la dichiarazione OSS.

Fatture elettroniche tra imprese

Se vende anche alle imprese, faccia attenzione alla fatturazione elettronica: una fattura in un formato strutturato leggibile da un computer (non un PDF).

• Belgio: dal 1° gennaio 2026 le fatture elettroniche tra imprese belghe soggette a IVA sono obbligatorie, in pratica tramite la rete Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Germania: tra imprese stabilite in Germania la fattura elettronica è la norma (§ 14 UStG); le imprese devono essere in grado di riceverle, mentre l’invio diventa obbligatorio per fasi.
• Paesi Bassi: (situazione a novembre 2026) non esiste ancora un obbligo generale tra imprese.

Per i consumatori in questi paesi non cambia nulla: ricevono semplicemente un PDF o una conferma. In Italia invece la fatturazione elettronica tramite il Sistema di Interscambio (SdI) è obbligatoria, anche verso i consumatori. Se vende a imprese belghe o tedesche, chieda al Suo software di contabilità se è in grado di inviare fatture elettroniche.

Per quanto tempo conservare

Conservare significa anche mantenere i documenti leggibili e reperibili, anche se cambia software per il negozio o rimuove un plugin. In Italia il periodo di conservazione è di 10 anni (art. 2220 del Codice civile). Esporti regolarmente le fatture verso la Sua contabilità o il Suo archivio. E le coordini con i periodi di conservazione in WooCommerce (lezioni 2.3 e 5.5): se anonimizza gli ordini completati dopo qualche anno, si assicuri che i dati delle fatture restino conservati altrove.

Riepilogo

• Alle imprese sempre una fattura; ai consumatori nel proprio paese di solito non è obbligatoria (in Italia invece la fattura elettronica tramite SdI è obbligatoria anche verso i consumatori); nel regime OSS olandese valgono le norme dei Paesi Bassi e ai fini IVA non serve fattura.
• Sulla fattura: data, numero progressivo, dati di entrambe le parti, partita IVA, che cosa è stato fornito e quando, importi per aliquota e IVA; in Germania secondo il § 14 Abs. 4 UStG.
• Rimborsare significa emettere una nota di credito con riferimento, mai cancellare una fattura.
• WooCommerce non crea fatture da sé: scelga un plugin, un collegamento con la contabilità o un servizio.
• Conservazione: Paesi Bassi 7 anni, Belgio 10 anni ai fini IVA, Germania 8 anni per le fatture; in Italia 10 anni (art. 2220 del Codice civile).

Quiz

Esercizio

Esercizio D5.6: Verificare la Sua fattura. Nel Suo negozio di prova crei un ordine di prova e la relativa fattura (oppure, se ai consumatori non emette fatture, la conferma che riceve il cliente). La confronti con i requisiti di fatturazione del Suo paese illustrati in questa lezione. Spunti: tutti i dati obbligatori verificati; numerazione progressiva controllata (anche dopo un ordine annullato); nota di credito in caso di rimborso predisposta; periodo e luogo di conservazione stabiliti; la Sua situazione OSS considerata.

Risponda: quali dati mancavano e come intende rimediare? Come crea le fatture: plugin, software di contabilità o fornitore di pagamento, e perché? Che cosa succede in caso di rimborso, da WooCommerce fino alla Sua contabilità? Per quanto tempo e dove conserva le fatture, anche se un giorno cambierà software per il negozio?

Per saperne di più

• Quali requisiti devono avere le fatture? (Belastingdienst, in olandese): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Fattura semplificata (Belastingdienst, in olandese): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Conservare le fatture (Belastingdienst, in olandese): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Vendite a distanza nell’UE e regime dell’Unione (Belastingdienst, in olandese): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Fatturazione elettronica in Belgio (FOD Financiën, in olandese): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (in tedesco): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (in tedesco): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Corso gratuito WordPress 5.3: Scegliere e valutare i plugin