Modulo 6 · 6.1

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Le email del Suo negozio e la recapitabilità

Modulo 6: Gestione e sicurezza · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà configurare le email di un negozio WooCommerce, fare in modo che arrivino nella posta in arrivo e verificarlo, così che nessun cliente resti senza conferma.

Concetti chiave: email transazionale, email degli ordini per cliente e amministratore, nome e indirizzo del mittente, indirizzo di risposta (Reply-To), modelli, contenuto aggiuntivo, SMTP, servizio di email transazionali, SPF, DKIM, DMARC, allineamento, volume, email disattivate nello staging

Un negozio è anche un server di posta

Un normale sito WordPress invia di tanto in tanto un link per la password o inoltra un modulo. Un negozio invia email a ogni ordine, e queste email non sono un dettaglio. L’email di conferma è per il cliente la prova che il suo pagamento è andato a buon fine. È anche il supporto durevole su cui fornisce le informazioni sull’ordine e sul diritto di recesso (lezione 5.4). E la conferma di ricezione di un recesso (lezione 5.3) deve raggiungere davvero il cliente. Se una di queste email finisce nello spam o non arriva affatto, riceverà domande, ordini doppi e, nel caso peggiore, un cliente convinto che Lei non consegni.

Come funziona l’invio di email da WordPress (la funzione wp_mail, PHP mail, perché SMTP è meglio) è spiegato nel corso WordPress, lezione 9.1. La tecnica alla base di SPF, DKIM e DMARC è spiegata nel corso Email in ordine. In questa lezione trova solo ciò che si aggiunge nel caso di un negozio.

Quali email invia WooCommerce

WooCommerce dispone di un insieme fisso di email. In WooCommerce > Impostazioni > Email (Emails) le vede tutte, con per ciascuna un interruttore, il destinatario, l’oggetto e l’intestazione. Le più importanti:

Email	Per	Quando
Nuovo ordine	Amministratore	Un ordine è stato pagato o messo in sospeso
Ordine in lavorazione	Cliente	Il pagamento è riuscito; questa è la vera conferma
Ordine in sospeso	Cliente	È ancora in attesa del pagamento, per esempio un bonifico bancario
Ordine completato	Cliente	Ha impostato l’ordine su Completato, di solito alla spedizione
Ordine rimborsato	Cliente	Ha effettuato un rimborso (anche parziale)
Ordine annullato e ordine fallito	Amministratore e cliente	Il pagamento non è riuscito o l’ordine è stato annullato
Fattura o dettagli dell’ordine	Cliente	Quando la invia manualmente dall’ordine
Nota cliente	Cliente	Quando in un ordine scrive una nota "al cliente"
Reimpostazione password, nuovo account	Cliente	Per gli account

Se usa la funzione di recesso (lezione 5.3), se ne aggiungono due: una conferma di ricezione per il cliente e una notifica per Lei. WooCommerce non completa un recesso se un’email attivata non può essere inviata. Anche per questo le email devono funzionare.

Non disattivi email per avere "tranquillità". Se desidera meno email per l’amministratore, cambi il destinatario con una casella condivisa, non l’interruttore.

Mittente, indirizzo di risposta e contenuto

In fondo alla schermata delle email si trovano le opzioni del mittente: il nome ("Theehuis Example") e l’indirizzo del mittente. Tre regole:

Un indirizzo sul Suo dominio, per esempio bestellingen@example.com. Mai un indirizzo Gmail o Outlook.com: questi domini non consentono al Suo server di inviare email per loro conto, e la loro politica DMARC fa sì che i destinatari rifiutino tali email.
Un indirizzo che esiste e che viene letto. I clienti rispondono alla conferma con delle domande ("posso aggiungere ancora una confezione di tè?"). Se la risposta va a un indirizzo noreply, quelle domande vanno perse. Se vuole ricevere le risposte altrove, lo imposti con un indirizzo di risposta nel Suo plugin email o tramite una regola di inoltro.
Lo stesso dominio con cui invia. Se invia tramite il server web, quel server deve figurare nel record SPF del dominio e l’email deve avere una firma DKIM di quel dominio. Di questo si occupa l’esercizio.

In ogni email può aggiungere del contenuto aggiuntivo (un campo di testo sotto i dati dell’ordine). Lo usi per ciò che la legge richiede nella conferma: una breve frase sul diritto di recesso con un link alle Sue informazioni sul recesso e al pulsante di recesso. In Dati cliente e nel piè di pagina delle email inserisca i dati della Sua azienda. Se vuole modificare più di quanto consentano le impostazioni di ogni email, può sovrascrivere un modello nel Suo tema (child) o usare un plugin. I modelli sovrascritti vanno ricontrollati dopo gli aggiornamenti (lezione 6.2).

Perché le email degli ordini finiscono nello spam

Alcune cause che si vedono spesso nei negozi:

Invio tramite il server web senza SPF e DKIM per il dominio del mittente. Il server ricevente vede un’email "da" example.com proveniente da un IP che non vi appartiene.
La Sua posta è altrove. Se la casella di example.com si trova presso un altro fornitore (per esempio Microsoft 365) e il negozio invia tramite il server web, il record SPF deve autorizzare anche il server web, oppure fa inviare il negozio tramite il server di posta di quel fornitore con SMTP. Il KB 13 spiega che cosa va storto in quel caso.
Volume e limiti. Una svendita con 600 ordini in una sera significa anche 1.200 email (cliente e amministratore). I pacchetti di hosting hanno un limite al numero di email per ora (KB 20). Con molti ordini o una newsletter, un servizio di email transazionali (un servizio specializzato nelle email inviate dai siti web) è una strada migliore; offre anche una panoramica di ciò che è arrivato e di ciò che è tornato indietro.
Newsletter sulla stessa strada. Non invii email di marketing dallo stesso indirizzo e dallo stesso server delle email degli ordini. Un reclamo per una newsletter non deve trascinare con sé le email degli ordini. Consulti il corso Email in ordine sulle newsletter.

Per SMTP usi un plugin che faccia inviare WordPress tramite una vera casella di posta o un servizio (corso WordPress, lezione 9.1), e vi inserisca lo stesso mittente impostato in WooCommerce.

Testare e tenere silenzioso lo staging

Dopo ogni modifica, faccia una prova con un vero ordine in modalità di test (lezione 4.5), verso un indirizzo presso un fornitore diverso dal Suo dominio. Non controlli solo che sia arrivata, ma anche le intestazioni dell’email: compaiono spf=pass, dkim=pass e dmarc=pass con il Suo dominio? Come leggere le intestazioni è spiegato nel corso Email in ordine.

Su una copia di staging (lezione 7.3) ci sono i veri dati dei clienti. Lì disattivi l’invio delle email, oppure invii tutte le email a un unico indirizzo di test con un plugin, prima di testare qualsiasi cosa. Altrimenti i clienti ricevono conferme di ordini mai esistiti.

Presso WebOké un sito invia per impostazione predefinita tramite il server di posta del pacchetto; con un plugin SMTP può inviare tramite una casella di posta dello stesso pacchetto. Presso altri provider funziona in modo simile.

In pratica: ecco come appare in WooCommerce

Per Theehuis Example:

WooCommerce > Impostazioni > Email: nome del mittente "Theehuis Example", indirizzo del mittente bestellingen@example.com (una vera casella di posta).
In "Nuovo ordine" come destinatario winkel@example.com, una casella condivisa.
In "Ordine in lavorazione" il contenuto aggiuntivo: "Ha 14 giorni di tempo per ripensarci. Può recedere tramite il link Recedere dal contratto in fondo al nostro sito."
Un plugin SMTP che invia tramite la casella bestellingen@example.com; SPF, DKIM e DMARC per example.com verificati.
Ordine di prova verso un indirizzo presso un altro fornitore; intestazioni verificate.

Riepilogo

Le email degli ordini sono una prova per il cliente e il luogo della conferma prevista dalla legge; devono arrivare. In Italia il diritto di recesso di 14 giorni è previsto dal Codice del consumo (D.Lgs. 206/2005).
Mittente sul Suo dominio, una casella di posta che viene letta, e SPF e DKIM per il server che invia davvero.
Faccia attenzione ai limiti nei momenti di punta; valuti un servizio di email transazionali e tenga separate le newsletter.
Faccia una prova con un ordine di prova verso un indirizzo esterno e legga le intestazioni.
Disattivi le email nello staging oppure le intercetti.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.1: Le email degli ordini arrivano a destinazione? Inserisca il Suo dominio, l’indirizzo del mittente impostato in WooCommerce > Impostazioni > Email e il server che invia davvero le email: "webserver" se WooCommerce invia tramite il Suo pacchetto di hosting, oppure il nome host del Suo servizio email o server SMTP. Può aggiungere un selettore DKIM (lo trova nelle intestazioni di un’email di prova). Il programma recupera il record SPF del Suo dominio e calcola se gli indirizzi IP di quel server vi rientrano (pass), cerca il record DKIM del selettore e il record DMARC. Verde se l’indirizzo del mittente termina con il Suo dominio, esiste esattamente un record SPF che dà pass, DKIM è stato trovato ed esiste esattamente un record DMARC valido. Arancione in caso di softfail o neutral, senza selettore, o con DMARC p=none. Rosso con un mittente su un altro dominio, nessun record SPF o più record SPF, fail, un selettore senza record, o nessun DMARC.

Poi faccia da solo (non verificato): effettui un ordine di prova verso un indirizzo presso un altro fornitore e cerchi nelle intestazioni l’esito di spf, dkim e dmarc.

Una spunta verde significa che questo controllo ora è corretto, non che il Suo negozio è sicuro.

Per saperne di più

I passaggi in un pannello valgono per WebOké; presso altri fornitori funziona in modo simile.

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