Impostazioni generali, account e privacy

Modulo 2: Installazione e configurazione · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione Lei sarà in grado di impostare consapevolmente l'indirizzo del negozio, i Paesi, la valuta, gli account dei clienti e i periodi di conservazione dei dati personali, e saprà quali conseguenze ha ciascuna scelta.

Concetti chiave: indirizzo del negozio, vendita verso Paesi, spedizione verso Paesi, posizione predefinita del cliente, geolocalizzazione, valuta e formato, ordine come ospite, creazione dell'account al momento del pagamento, link per impostare la password, richiesta di cancellazione dei dati, periodi di conservazione, testo sulla privacy alla registrazione e al pagamento

Le impostazioni generali: la base di tutto

In WooCommerce > Impostazioni > Generale (General) si trovano impostazioni che si configurano bene una volta e poi si toccano raramente. Proprio per questo è qui che spesso si sbaglia: una scelta errata nella prima settimana si nota solo mesi dopo, per esempio quando l'IVA sulle fatture non è corretta.

L'indirizzo del negozio. È l'indirizzo in cui ha sede la Sua impresa. WooCommerce lo usa come base per il calcolo dell'IVA (lezione 4.1) e per alcuni collegamenti con i servizi di spedizione. Il Paese lo ha già scelto nella procedura guidata (lezione 2.1); qui inserisce l'indirizzo completo. Questo indirizzo non compare automaticamente sul Suo sito: le informazioni che un visitatore deve poter trovare vanno gestite a parte (lezione 5.1).

Vendita verso e spedizione verso. Lei imposta verso quali Paesi vende (tutti i Paesi, tutti tranne alcuni, oppure un elenco) e, separatamente, verso quali Paesi spedisce. Sono due domande diverse. Theehuis Example vende il ricettario digitale a chiunque nell'UE, ma spedisce le teiere solo nei Paesi Bassi, in Belgio e in Germania. Per la vendita sceglie quindi "Paesi specifici: tutti i Paesi UE" e per la spedizione "Paesi Bassi, Belgio, Germania". Un cliente dall'Austria può così acquistare il ricettario, ma per una teiera non vede alcuna opzione di spedizione.

Perché non scegliere semplicemente "tutti i Paesi"? Perché ogni Paese verso cui vende ha delle conseguenze: IVA (lezione 4.2), costi di spedizione (lezione 4.3), lingua delle Sue condizioni e regole di quel Paese (modulo 5). Venda solo dove il Suo piano (lezione 1.3) è pronto. Inoltre, all'inizio del processo d'ordine deve indicare chiaramente se esistono restrizioni di consegna (lezione 5.1).

Posizione predefinita del cliente. Prima che un visitatore inserisca il suo indirizzo, WooCommerce non sa dove abita. Lei sceglie che cosa il negozio presume in quel caso:

• Nessuna posizione: prezzi e spedizione vengono calcolati solo quando il cliente inserisce un indirizzo.
• Paese del negozio: WooCommerce presume che il visitatore abiti nel Suo Paese.
• Geolocalizza: WooCommerce deduce il Paese in base all'indirizzo IP. A tale scopo utilizza un database di un servizio esterno, per il quale deve richiedere e inserire una chiave (gratuita).
• Geolocalizza con supporto per la cache della pagina: la stessa stima, ma tramite una richiesta aggiuntiva dal browser, così che una cache della pagina non mostri a tutti lo stesso Paese.

La geolocalizzazione normale e una cache della pagina non vanno d'accordo. La cache conserva la pagina così come l'ha vista il primo visitatore, con i prezzi e i messaggi per il suo Paese, e la mostra a tutti. Se usa una cache della pagina (lezione 6.4) e desidera la geolocalizzazione, scelga la variante con supporto per la cache. Per la maggior parte dei negozi olandesi, belgi e tedeschi "Paese del negozio" è semplice e sufficiente.

Valuta e formato. Valuta, posizione del simbolo di valuta, separatore delle migliaia e dei decimali, numero di decimali. Per i Paesi Bassi e la Germania è consueto: euro, simbolo a sinistra (Paesi Bassi) o a destra (Germania), punto per le migliaia, virgola per i decimali, due decimali. Non imposti mai il numero di decimali a 0 "perché chiede solo euro interi": il calcolo dell'IVA ha bisogno dei centesimi.

Account dei clienti: ospite o account?

In WooCommerce > Impostazioni > Account e privacy (Accounts & Privacy) Lei sceglie come ordinano i clienti.

Ordinare come ospite. Il cliente inserisce i suoi dati e ordina senza account. È la via più rapida per il cliente e genera la minor quantità di dati personali da proteggere. Un account obbligatorio è uno dei motivi più noti per cui le persone abbandonano un ordine.

Creare un account al momento del pagamento o in Il mio account. Utile per i clienti abituali: rivedere gli ordini, salvare gli indirizzi, scaricare di nuovo i download (lezione 3.3). Ma ogni account è un accesso che può essere abusato, e un insieme di dati personali che Lei conserva finché l'account esiste.

Per Theehuis Example la scelta è: ordinare come ospite è consentito, creare un account al momento del pagamento è una libera scelta del cliente. Per un negozio con abbonamenti o download che si vogliono poter scaricare di nuovo in seguito, un account è più logico.

Password. Per un nuovo account, faccia inviare da WooCommerce un link con cui il cliente sceglie da sé la password, anziché una password generata nell'email. Una password in un'email resta per anni in una casella di posta.

Faccia attenzione a un collegamento con il pulsante di recesso della lezione 5.3: un cliente non può essere obbligato ad avere un account per recedere da un acquisto. Se gli ospiti possono ordinare, gli ospiti devono anche poter recedere.

Privacy: che cosa WooCommerce può fare per Lei

WooCommerce tratta dati personali: nomi, indirizzi, numeri di telefono, ordini. Le regole generali del GDPR, come l'informativa sulla privacy e il registro dei trattamenti, sono trattate nel corso su WordPress, lezione 9.3. Qui si parla delle impostazioni offerte da WooCommerce stesso.

Richieste di cancellazione dei dati. WordPress dispone di uno strumento per cancellare i dati personali di una persona (Strumenti > Elimina dati personali). In Account e privacy Lei sceglie se in quel caso vengono rimossi anche i dati degli ordini e se l'accesso ai download decade. Ci pensi bene prima di attivarlo: i dati che deve conservare per il fisco (in Italia l'Agenzia delle Entrate; fatture, lezione 5.6) non può cancellarli liberamente, nemmeno su richiesta. La cancellazione in WooCommerce rende l'ordine anonimo; si assicuri che i dati da conservare si trovino allora nella Sua contabilità.

Testi sulla privacy. Può impostare un breve testo che compare alla registrazione e al pagamento, con un link alla Sua informativa sulla privacy (lezione 5.5). Inserisca una o due frasi, non un'informativa intera.

Periodi di conservazione. È la parte che viene saltata più spesso. WooCommerce può eliminare automaticamente i dati personali dopo un periodo scelto da Lei, per ciascun tipo:

Il GDPR dice che i dati non vanno conservati più a lungo del necessario. Le norme fiscali dicono che la contabilità va conservata per un certo numero di anni: nei Paesi Bassi 7 anni, in Belgio 10 anni per l'IVA, in Germania 8 anni per le fatture (lezione 5.6); in Italia 10 anni (art. 2220 del Codice civile). Le due regole non sono in conflitto, purché Lei sappia dove conserva che cosa. Theehuis Example fa rendere anonimi gli ordini completati in WooCommerce dopo alcuni anni, perché le fatture si trovano nel software di contabilità e lì restano per 7 anni. Se conserva la Sua contabilità solo in WooCommerce, non scelga un periodo più breve del Suo obbligo di conservazione.

Per impostazione predefinita tutti i periodi sono vuoti: in quel caso WooCommerce conserva tutto per sempre. È la scelta più comoda e la peggiore.

In pratica: ecco come appare in WooCommerce

Con altri temi e altri hosting funziona allo stesso modo; si tratta di impostazioni di WooCommerce stesso.

1. WooCommerce > Impostazioni > Generale: inserisca l'indirizzo del negozio. Per vendita e spedizione scelga solo i Paesi del Suo piano. Scelga una posizione predefinita; se usa una cache della pagina, non scelga la geolocalizzazione normale.
2. In fondo alla pagina controlli la valuta e il formato.
3. Account e privacy: attivi o disattivi l'ordine come ospite; la creazione dell'account al momento del pagamento; scelga un link per impostare la password.
4. Per la cancellazione dei dati scelga se includere ordini e download, e annoti dove conserva i dati che deve conservare a fini fiscali.
5. Compili i testi sulla privacy con un link alla Sua informativa sulla privacy.
6. Compili i periodi di conservazione, con una motivazione per ciascun periodo.

Riepilogo

• L'indirizzo del negozio è la base per l'IVA; vendita verso e spedizione verso sono due scelte separate. Scelga solo i Paesi per cui è pronto.
• La geolocalizzazione normale e una cache della pagina sono in conflitto; scelga in quel caso la variante con supporto per la cache o il Paese del negozio.
• L'ordine come ospite è rapido e genera meno dati; un account è utile per i clienti abituali. Lasci che i clienti scelgano da sé la password tramite un link.
• Compili i periodi di conservazione: per impostazione predefinita WooCommerce conserva tutto per sempre.
• La cancellazione su richiesta e l'anonimizzazione non devono violare il Suo obbligo fiscale di conservazione: sappia dove conserva che cosa. In Italia il periodo di conservazione è di 10 anni (art. 2220 del Codice civile).

Quiz

Esercizio

Esercizio D2.3: Account e periodi di conservazione. Applichi le impostazioni di questa lezione nel Suo negozio (di prova). È un esercizio da svolgere in autonomia: spunta Lei stesso le voci e risponde alla domanda.

Spunti:

• indirizzo del negozio e Paesi (vendita e spedizione) impostati;
• valuta e formato controllati;
• ordine come ospite attivato o disattivato consapevolmente;
• creazione dell'account al momento del pagamento scelta consapevolmente;
• password tramite link impostata;
• periodi di conservazione compilati in Account e privacy.

Risponda: quali periodi di conservazione ha scelto per account inattivi, ordini falliti, cancellati e completati, e perché? Tenga presente l'obbligo di conservazione della lezione 5.6.

Dopo "Fatto" vedrà la risposta modello: non conservare gli ordini completati per un periodo più breve dell'obbligo fiscale di conservazione, a meno che quei dati si trovino altrove (per esempio nella Sua contabilità); eliminare invece gli account inattivi; una motivazione per ogni scelta.

Per saperne di più

• Corso gratuito WordPress 9.3: GDPR: cookie, moduli e Privacy Policy
• È una violazione dei dati personali e devo segnalarla?
• Corso gratuito WordPress 6.2: Caching
• Impostazioni di WooCommerce (woocommerce.com, in inglese): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Conservare le fatture (Belastingdienst, in olandese): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren