Archiviare: una cartella di archivio sul server o un file pst

Desidera fare ordine nella Sua Posta in arrivo, ma conservare la posta meno recente? In tal caso può archiviarla. Con un indirizzo e-mail di WebOké ha due possibilità, che si differenziano per il luogo in cui la posta viene conservata in seguito.

Metodo 1: una cartella di archivio sul server (consigliato)

In Outlook, crei una cartella nel Suo indirizzo e-mail, ad esempio Archivio o Archivio 2025, e vi trascini la posta meno recente. Questa cartella si trova sul nostro server.

• Vede l'archivio su ogni computer, sul telefono e nella webmail.
• È incluso nei backup del Suo pacchetto.
• Conta però per lo spazio di archiviazione della Sua casella di posta (vedere Cartelle, posta inviata e cassetta postale piena).

Molte versioni di Outlook dispongono anche di un pulsante Archivia, che sposta un messaggio in una cartella di archivio. Con un account IMAP, Outlook a volte chiede prima quale cartella utilizzare. In tal caso scelga una cartella sotto il Suo indirizzo e-mail, non una cartella sul Suo computer.

Metodo 2: un file pst sul Suo computer

La versione classica di Outlook può salvare la posta in un File di dati di Outlook, un file con estensione .pst. Questo file si trova sul Suo computer, non sul nostro server.

• È utile se la Sua casella di posta si sta riempiendo e la posta meno recente non deve più restare sul server.
• Tuttavia, quella posta sarà visibile soltanto su questo computer: non sul telefono, né nella webmail.
• Se il computer si guasta o il file si danneggia, perderà quella posta. Il file pst non è incluso nei nostri backup, quindi ne crei Lei stesso un backup (vedere Strategia di backup: la regola 3-2-1 per la Sua azienda).

Nella versione classica di Outlook si crea un file pst tramite File, Apri ed esporta e poi Importa/Esporta, scegliendo l'esportazione in un file. È disponibile inoltre la funzione Archiviazione automatica, che sposta automaticamente la posta meno recente in un file pst. La attivi solo se sa dove si trova quel file e ne ha un backup.

File pst e il nuovo Outlook

Il nuovo Outlook può utilizzare i file pst solo in modo limitato. Tra i requisiti, Microsoft indica che sul computer deve essere installata anche la versione classica di Outlook e che occorre un abbonamento a Microsoft 365. Se desidera passare al nuovo Outlook, sposti prima, nella versione classica di Outlook, la posta dei Suoi file pst in una cartella sul server. In questo modo la vedrà automaticamente nel nuovo Outlook.

Suggerimento: la versione classica di Outlook conserva un account IMAP anche in un file con estensione .ost. Si tratta soltanto di una copia di ciò che si trova sul server. Se quel file si danneggia, Outlook può scaricare di nuovo tutto dal server. Un file .pst è diverso: spesso la posta si trova soltanto lì.