La Sua posta tramite il cloud di Microsoft: la scelta sulla privacy

Se aggiunge il Suo indirizzo e-mail di WebOké al nuovo Outlook o all'app Outlook, Outlook non scarica la posta direttamente dal nostro server. Microsoft chiama questa operazione "sincronizzare l'account con Microsoft Cloud". È utile sapere che cosa comporta, così da poter fare una scelta consapevole.

Che cosa succede esattamente?

1. In Outlook inserisce il Suo indirizzo e-mail, la Sua password e i dati del server.
2. Outlook trasmette questi dati a Microsoft. Un server di Microsoft accede al nostro server di posta per Suo conto.
3. Microsoft salva una copia della Sua posta nei propri datacenter. Secondo Microsoft si tratta della Sua posta e, dove possibile, anche del calendario e dei contatti.
4. Da quel momento il nuovo Outlook sul Suo computer o l'app sul Suo telefono comunica con Microsoft, non più con il nostro server.

Microsoft stessa indica che a questi dati sincronizzati si applicano il Contratto di Servizi Microsoft e l'Informativa sulla privacy di Microsoft. Le condizioni di WebOké restano valide per la posta presente sul nostro server.

Che cosa nota in pratica?

• Ritardi. A volte la nuova posta compare solo dopo un po' di tempo, perché Microsoft deve prima scaricarla.
• Messaggi di errore poco chiari. Se Microsoft non riesce ad accedere, spesso vede soltanto che qualcosa è andato storto, ma non se il problema riguarda la password, il server o la porta.
• Accessi dai server di Microsoft. Il nostro server vede i tentativi di accesso provenienti da Microsoft, non dalla Sua connessione internet.
• Nessuna scelta. Per il nuovo Outlook per Windows e per l'app Outlook, Microsoft non descrive alcun modo per disattivare questa funzione. Se non dà il Suo consenso, non può aggiungere l'account.

È un problema?

Lo decide Lei. Per molte persone non è un problema. Ma se lavora con dati sensibili, per esempio in ambito sanitario, legale o presso un ente pubblico, oppure se ha preso accordi su dove deve trovarsi la posta della Sua organizzazione, potrebbe preferire che non venga creata una copia presso Microsoft. Se necessario, si consulti con la persona che nella Sua organizzazione si occupa del GDPR.

Per ulteriori approfondimenti può leggere il nostro blog Outlook: un incubo per la privacy e la lezione Outlook: nuovo e classico.

Non desidera una copia presso Microsoft?

• Su Windows utilizzi Outlook classico, che si collega direttamente al nostro server (vedere Aggiungere il Suo indirizzo e-mail alla versione classica di Outlook).
• Sul Mac, quando aggiunge l'account in Outlook, scelga la sincronizzazione diretta (vedere L'app Outlook sul telefono e Outlook per Mac), oppure utilizzi Apple Mail.
• Sul telefono utilizzi l'app di posta già installata sul dispositivo (vedere iPhone e iPad e Android e l'app Gmail).
• In alternativa, scelga un altro programma di posta, come Thunderbird, oppure la webmail (vedere Aprire la webmail).