I dati di cui ha bisogno

Modulo 2: Configurare la Sua casella di posta · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione conoscerà i dati necessari a ogni programma di posta, saprà scegliere il nome server corretto e capirà come i programmi provano a trovare questi dati da soli e perché a volte questo va storto.

Concetti chiave: server in entrata, server in uscita, porta, sicurezza, nome utente, password, autenticazione in uscita, nome server rispetto al nome mail., autodiscover, autoconfig, ISPDB, record SRV (RFC 6186), profilo di configurazione

La scheda delle impostazioni

Qualunque programma usi, inserirà sempre gli stessi dati. Se capisce questo elenco, potrà configurare qualsiasi programma, anche uno che non compare in questo corso.

Ci sono tre errori che si verificano più spesso.

Il nome utente. Su un server di posta condiviso ci sono caselle di posta di migliaia di domini. info esiste lì mille volte. Per questo il nome utente è quasi sempre l'indirizzo completo: info@example.com. I programmi a volte inseriscono solo la parte prima della @. Lo controlli, sia in entrata sia in uscita.

La password. Ogni casella di posta ha una propria password. Questa è diversa dalla password con cui accede alla Sua società di hosting o al Suo pannello cliente. Se non la ricorda più, imposti nel pannello una nuova password per quella casella e la inserisca su tutti i Suoi dispositivi.

Il server in uscita. Molti programmi impostano l'uscita come "opzionale" o lasciano vuoto il nome utente. In tal caso può leggere, ma non inviare.

Quale nome server?

Per il nome server ha spesso tre candidati. Supponiamo che il Suo dominio sia example.com e che la Sua casella si trovi su un server condiviso chiamato server12.hosting.example:

Non esiste un nome che sia sempre migliore. La domanda è sempre: questo nome punta al server dove si trova la mia casella di posta, ed è presente nel certificato di quel server? Se entrambe le risposte sono sì, va bene. Se non può verificarlo, il nome indicato dal Suo provider è la scelta più sicura. Nell'esercizio Z2.1 farà verificare questo al programma al posto Suo.

Un errore comune in occasione di un trasloco del Suo sito web: per anni ha usato example.com come server di posta, il Suo sito web passa a un'altra azienda, il record A punta lì, e all'improvviso la Sua posta smette di funzionare. Il Suo programma di posta bussa quindi alla porta del server web dell'altra azienda. Il record MX è corretto (la posta arriva ancora), ma il Suo programma non riesce più a raggiungerla.

Come i programmi cercano da soli

Spesso non deve digitare i dati. I programmi moderni cercano di trovarli da soli non appena inserisce il Suo indirizzo email. Esistono diversi metodi, e ogni programma ne prova alcuni:

Autodiscover (Microsoft). Outlook richiede un file di impostazioni presso https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml o presso https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml, oppure cerca un record SRV _autodiscover._tcp.example.com. Con Microsoft 365 è presente un CNAME autodiscover verso autodiscover.outlook.com (corso DNS, lezione 7.1).

Autoconfig (Thunderbird e altri). Thunderbird cerca presso https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml e poi nel database di Mozilla (ISPDB), che contiene le impostazioni di molti grandi provider. Se non trova nulla, prova a indovinare dei nomi: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, e controlla il Suo record MX.

Record SRV (RFC 6186, integrato dalla RFC 8314). Nel DNS può indicare, per ciascun servizio, dove si trova:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

Non tutti i programmi controllano questi record, ma aiutano. Come funzionano i record SRV lo può leggere nella lezione 5.1 del corso DNS.

Profilo di configurazione (Apple). Per iPhone, iPad e Mac può scaricare e installare un file .mobileconfig. Lì sono contenute tutte le impostazioni. Molti pannelli possono generare un file di questo tipo (lezione 2.3).

Perché la configurazione automatica a volte va storta

La ricerca automatica è comoda, ma non infallibile. Errori tipici:

• Thunderbird indovina mail.example.com, un nome che esiste davvero, ma non è presente nel certificato. Conseguenza: un avviso del certificato.
• Outlook trova tramite autodiscover un vecchio file presso il Suo precedente provider, oppure pensa che il Suo indirizzo sia un account Microsoft 365, e continua a chiedere una password Microsoft.
• Un programma sceglie la porta 587 con "SSL/TLS" oppure lascia vuoto il nome utente.
• Il programma trova le impostazioni del provider del Suo sito web anziché quelle del Suo provider di posta, perché controlla example.com.

Controlli quindi sempre cosa è stato inserito, anche se il programma dichiara che l'operazione è riuscita. Quasi ogni programma ha un pulsante configurazione manuale o impostazioni avanzate: lo usi se il tentativo automatico inserisce qualcosa di diverso da quanto indicato dal Suo provider.

Prima testi nella webmail

Se non funziona, testi prima il Suo nome utente e la Sua password nella webmail del Suo provider. Se l'accesso lì riesce, sa che la casella di posta esiste e che la password è corretta. Allora l'errore si trova nelle impostazioni del Suo programma. Se non riesce nemmeno lì, non ha senso cercare ulteriormente nel Suo programma. Veda la lezione 2.5.

Nella pratica: i dati presso WebOké

Per una casella di posta WebOké inserisca: IMAP, come server in entrata e in uscita il Suo nome di dominio (se anche il Suo sito web è presso WebOké e ha un certificato valido) oppure il nome server del Suo pacchetto (nella forma linuxNNNN.webawere.nl, reperibile in Mio WebOké presso il Suo prodotto e nell'email di benvenuto), porte 993 e 587 o 465, come nome utente il Suo indirizzo email completo, autenticazione in uscita attiva. Presso altri provider funziona in modo analogo: il nome server si trova nell'email di benvenuto o nel pannello cliente, le porte sono quasi ovunque le stesse.

Riepilogo

• Ogni programma ha bisogno degli stessi dati: protocollo, server, porte, sicurezza, indirizzo email completo come nome utente, password della casella di posta, autenticazione in uscita.
• Un nome server è corretto se punta al server della Sua casella di posta ed è presente nel certificato.
• I programmi cercano da soli tramite autodiscover, autoconfig, ISPDB, record SRV o un profilo. Controlli sempre, dopo, cosa hanno trovato.
• In caso di problemi, testi prima nella webmail se nome utente e password sono corretti.

Quiz

Esercizio

Esercizio Z2.1: Cosa rileverebbe un programma di posta? Inserisca il Suo indirizzo email e il nome server che utilizza (o che desidera utilizzare). Risponda: questo nome punta a un server che offre IMAP sulla porta 993, il nome è presente nel certificato, e il Suo dominio ha record per la configurazione automatica (autoconfig, autodiscover o SRV)? Il programma verifica dal vivo le stesse cose: cerca il nome, si connette alle porte 993, 465 e 587, legge il certificato e verifica quali dei dati di configurazione noti sono reperibili nel DNS e sul web.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri provider funziona in modo analogo.

• Guida DirectAdmin 8.1: Tutte le impostazioni in un colpo d'occhio: server, porte e sicurezza
• Guida WebOké 7.1: E-mail con WebOké: caselle di posta, webmail e programma di posta
• Errore del certificato durante la ricezione della posta
• Corso gratuito DNS 5.1: Record SRV
• RFC 6186 (SRV per i programmi di posta), RFC 8314 paragrafo 5.1 (_submissions._tcp)