Trasloco della posta elettronica: il piano

Modulo 8: Trasloco e messa in ordine del Suo dominio · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di pianificare un trasloco della Sua posta elettronica verso un altro fornitore: cosa inventariare in anticipo, in quale ordine procedere e cosa non si trasferisce automaticamente.

Concetti chiave: inventario (caselle di posta, alias, reindirizzamenti, catch-all, risponditori automatici, filtri), dimensione della casella e spazio di archiviazione, password, abbassare il TTL in anticipo, ordine (creazione, prima copia, cambio MX, seconda copia, dispositivi), calendario e contatti (non via IMAP), posta POP3 sul computer, Microsoft 365 e Gmail (accesso anziché password), record DNS da trasferire, comunicazione

Cosa trasloca esattamente?

"Traslocare la mia posta" sembra una cosa sola, ma in realtà sono almeno cinque:

1. Le caselle di posta stesse, con tutte le cartelle e i messaggi presenti sul server.
2. Gli indirizzi correlati: alias, reindirizzamenti, un catch-all, liste di distribuzione, risponditori automatici e filtri sul server. Questi si trovano nel pannello del Suo vecchio fornitore e non si trasferiscono mai automaticamente.
3. Il DNS della Sua posta elettronica: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventualmente record autodiscover, autoconfig o SRV. Dopo il trasloco questi devono corrispondere al nuovo fornitore.
4. I Suoi dispositivi: ogni computer, telefono e tablet su cui è configurata la casella di posta, oltre a tutto ciò che invia posta tramite SMTP (il Suo sito web, una stampante o uno scanner, un software di contabilità).
5. Ciò che non è posta elettronica: calendari e contatti. Presso Microsoft 365, Google e molti altri fornitori si trovano nello stesso account, ma non si trasferiscono via IMAP. Questi si traslocano separatamente.

Chi pensa solo al punto 1 scopre, dopo il trasloco, che factuur@ non reindirizza più al commercialista, che lo scanner non può più inviare posta, oppure che il calendario di tutta l'azienda è vuoto.

Passo 1: l'inventario

Crei innanzitutto un elenco. Un foglio di calcolo con un indirizzo per riga funziona bene:

Compili anche:

• La dimensione per ogni casella di posta. La Sua nuova casella deve essere abbastanza grande, con spazio per crescere (lezione 3.2). Una copia che si interrompe a metà perché la nuova casella è piena è il motivo più comune per cui un trasloco si blocca.
• Chi lavora con POP3. Con POP3 la posta rimane spesso solo su quel computer e non più sul server (lezione 1.3). Una copia dal server, quindi, non include quella posta. Dovrà trasferirla separatamente dal programma di posta stesso.
• Cos'altro invia posta. Sito web, negozio online, scanner, sistema di cassa, monitoraggio. Ognuno di questi ha dati SMTP che cambieranno dopo il trasloco.
• Record DNS particolari che il Suo vecchio fornitore ha impostato per la Sua posta, e record di altri servizi (DKIM della newsletter, verifiche) che devono rimanere.

Metta subito in ordine: gli indirizzi che nessuno usa più non devono essere traslocati. E un trasloco è un buon momento per eliminare un catch-all.

Passo 2: organizzare l'accesso

Per copiare la posta, un programma deve accedere alla vecchia casella. Presso la maggior parte dei fornitori ciò avviene con l'indirizzo e-mail e la password tramite IMAP. Due eccezioni importanti:

• Gmail e Google Workspace non consentono a programmi esterni di accedere con la password normale. Dovrà creare una password per le app, per cui la verifica in due passaggi deve essere attiva. In Google Workspace l'amministratore potrebbe averla disattivata.
• Outlook.com, Hotmail, Live e Microsoft 365 non accettano più una password per IMAP, nemmeno una password per le app. Accede presso Microsoft (OAuth) e concede temporaneamente l'accesso a un programma. In un ambiente aziendale, l'amministratore potrebbe dover dare l'autorizzazione.

Non ricorda più le password? Le reimposti prima del trasloco e le annoti in modo sicuro (un gestore di password, lezione 3.4).

Passo 3: abbassare in anticipo il TTL del Suo MX

Il cambio di MX (lezione 8.2) è il momento in cui la nuova posta inizia ad arrivare altrove. I resolver ricordano la vecchia risposta MX per tutto il tempo indicato dal TTL (corso DNS lezione 6.1). Se è impostato su un giorno, una parte dei mittenti continuerà a consegnare presso il Suo vecchio fornitore per un giorno intero.

Abbassi quindi il TTL dei Suoi record MX qualche giorno prima, ad esempio a 300 secondi. Lo faccia almeno un vecchio TTL prima del cambio: se il TTL è ora impostato su 86400 (un giorno), lo abbassi al più tardi un giorno prima. Dopo il trasloco lo riporti a un valore normale, come 3600.

Se trasloca l'intero dominio verso un altro fornitore (cambio di nameserver), è il TTL dei nameserver presso la registry a determinare la rapidità del cambiamento. Non può abbassarlo Lei stesso; conti quindi su un periodo di transizione di un giorno o più (corso DNS lezione 6.3).

Passo 4: l'ordine

L'ordine che comporta meno rischi:

1. Creare le nuove caselle di posta, gli alias e i reindirizzamenti presso il nuovo fornitore, con gli stessi nomi. Non modificare ancora nulla nel DNS. Le vecchie caselle continuano a funzionare normalmente.
2. Prima copia di tutte le caselle di posta (lezione 8.2). Può richiedere ore. Nessuno se ne accorge.
3. Preparare il DNS: imposti già i record per SPF, DKIM e DMARC del nuovo fornitore, accanto a quelli vecchi dove possibile. Attenzione: l'SPF deve contenere temporaneamente entrambi i fornitori (un unico record, lezione 4.2). Il DKIM può coesistere, poiché ogni fornitore ha un proprio selector.
4. Cambiare l'MX in un momento tranquillo, ad esempio venerdì pomeriggio o sera. Da questo momento la nuova posta arriva presso il nuovo fornitore.
5. Seconda copia dopo un giorno, quando il vecchio TTL è sicuramente scaduto. Questa recupera la posta arrivata nel frattempo ancora presso il vecchio fornitore. I messaggi già copiati vengono saltati.
6. Riconfigurare i dispositivi: nuovi account nei programmi di posta, aggiornare sito web e scanner, eliminare i vecchi account (lezione 8.2).
7. Fare pulizia: rimuovere il vecchio fornitore dall'SPF, eliminare i vecchi record DKIM, riportare il TTL alla normalità.
8. Disdire la vecchia casella di posta solo quando tutto funziona bene da qualche settimana. Fino ad allora avrà lì una copia completa.

Un errore comune è invertire l'ordine: traslocare prima l'MX o il dominio e solo dopo creare le caselle di posta. In quel caso la posta viene rifiutata nel frattempo con 550 5.1.1 (l'indirizzo non esiste), e i mittenti ricevono un bounce.

Calendario, contatti e posta locale

Calendario e contatti viaggiano tramite altri protocolli (CalDAV, CardDAV, oppure il collegamento proprio di Microsoft e Google). Li esporti separatamente prima del trasloco: un file .ics per ogni calendario e un file .vcf per i contatti, e li importi presso il nuovo fornitore o nel Suo nuovo programma di calendario. Anche i calendari condivisi e gli inviti alle riunioni vanno condivisi nuovamente.

La posta presente solo sul computer (POP3, oppure cartelle che in Outlook sono salvate come file .pst sul computer) la trasferisce dal programma di posta: aggiunga la nuova casella come account IMAP e trascini le cartelle lì dentro. Oppure esporti un file .pst e lo importi.

Lo comunichi

Informi gli utenti in anticipo su cosa accadrà: quando avverrà il passaggio, che dovranno configurare un nuovo account su telefono e portatile, e chi possono contattare se qualcosa non funziona. Un'istruzione semplice con le nuove impostazioni (lezione 2.1) previene molte domande.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

Presso WebOké crea le caselle di posta in DirectAdmin o Mio WebOké, e copia la posta con lo strumento di trasloco e-mail in Mio WebOké (che può anche accedere presso Microsoft) oppure con Migrazioni con ImapSync in DirectAdmin. Altri fornitori dispongono di strumenti di migrazione simili, oppure si utilizza un programma a parte. Il piano dei passi descritto sopra è ovunque lo stesso.

Riepilogo

• Un trasloco comprende caselle di posta, indirizzi correlati, DNS, dispositivi, calendario e contatti.
• Crei un inventario con dimensione, utenti POP3, reindirizzamenti e tutto ciò che invia posta tramite SMTP.
• Organizzi l'accesso: password per le app per Gmail, accesso presso Microsoft per Outlook e Microsoft 365.
• Abbassi il TTL del Suo MX con largo anticipo. Ordine: creazione, prima copia, preparazione del DNS, cambio MX, seconda copia, dispositivi, pulizia, solo dopo la disdetta.
• Calendari, contatti e posta salvata localmente non si trasferiscono via IMAP.

Quiz

Esercizio

Esercizio O8.1: Creare un piano di trasloco. Crei per il Suo dominio (o per l'azienda di esempio in questa lezione) un inventario con le colonne della tabella sopra e una tempistica con le date per: abbassare il TTL, creare le caselle di posta, prima copia, cambio MX, seconda copia, dispositivi, pulizia e disdetta. Risponda anche a: chi lavora con POP3, cosa invia posta tramite SMTP, e come traslocare calendario e contatti? Riceverà poi una checklist con i punti che devono essere presenti in un buon piano.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida DirectAdmin 10.1: Migrare la Sua e-mail: le possibilità
• Guida WebOké 7.2: Migrazione e-mail verso WebOké (anche da Microsoft 365)
• Trasferire insieme dominio, sito web e posta elettronica senza interruzioni: il piano in più fasi
• Email ricevuta durante il trasferimento del Suo nome a dominio
• Corso gratuito DNS 6.3: Il DNS durante un trasferimento
• Corso gratuito DNS 6.1: TTL e cache