Errori comuni
Modulo 8: Trasloco e messa in ordine del Suo dominio · Tempo di lettura: 13 minuti
Obiettivo formativo: dopo questa lezione sarà in grado di riconoscere i dodici errori più comuni legati alla posta elettronica dai loro sintomi, di spiegare perché si verificano e di risolverli.
Concetti chiave: doppio record SPF, troppe ricerche SPF, DMARC impostato troppo presto su reject, DKIM non attivato presso un servizio di invio, reindirizzamento verso Gmail, catch-all, visitatore come mittente, server in uscita senza autenticazione, nome server mail. senza certificato corrispondente, mailbox piena, MX dimenticato durante un trasloco, POP3 su più dispositivi
Come utilizzare questa lezione
Ogni errore ha la stessa struttura: cosa si osserva (il sintomo, così come lo segnala un cliente), perché si verifica, e come lo si risolve. Spesso i sintomi si somigliano ("la mia posta non arriva"), mentre la causa è molto diversa. Per questo, per ogni errore, viene indicato anche come confermarlo: quale prova cercare prima di modificare qualcosa. Non indovini, misuri prima (lezione 6.3).
I numeri verranno utilizzati nell'esercizio.
Errori nel DNS
Errore 1: due record SPF.
Si osserva: la posta verso Gmail e Outlook.com finisce improvvisamente nello spam, da quando è stato collegato un nuovo servizio (Microsoft 365, una newsletter, un pacchetto di contabilità). Nelle intestazioni compare spf=permerror.
Perché: il servizio ha indicato "aggiunga questo record SPF", e ora ci sono due record TXT che iniziano con v=spf1. Secondo la RFC 7208 questo è un errore permanente: l'SPF non viene più considerato.
Confermi: cerchi i record TXT del Suo dominio e conti i record v=spf1.
Soluzione: unisca tutto in un unico record (lezione 4.2).
Errore 2: più di dieci ricerche SPF.
Si osserva: lo stesso sintomo, spf=permerror, ma c'è un solo record. Spesso dopo l'aggiunta dell'ennesimo include.
Perché: ogni include, a, mx, exists e redirect comporta una ricerca DNS, anche all'interno degli include stessi. Oltre le dieci ricerche, l'SPF non è più valido.
Confermi: faccia contare in modo ricorsivo un controllo SPF (esercizio Z4.2).
Soluzione: rimuova i servizi non più utilizzati, sostituisca a e mx con ip4/ip6 se questi sono fissi, oppure faccia inviare un servizio tramite un proprio sottodominio per i bounce (lezione 7.1).
Errore 3: DMARC impostato subito su p=reject.
Si osserva: da quando è stato impostato un record DMARC, le fatture del pacchetto di contabilità o la posta dal sito web non arrivano più. I destinatari restituiscono 550 5.7.1 con un riferimento a DMARC.
Perché: non tutti i mittenti erano stati censiti. Ciò che non arriva tramite SPF o DKIM allineati viene ora rifiutato.
Confermi: controlli il record DMARC e i rapporti (lezione 4.5): quali fonti falliscono?
Soluzione: torni a p=none con un indirizzo per i rapporti, ripari tutti i mittenti, quindi passi gradualmente a quarantine e reject (lezione 4.4). Questa è anche la linea consigliata in questo corso.
Errore 4: DKIM non configurato presso il servizio di invio.
Si osserva: le newsletter finiscono sempre più spesso fuori dalla casella principale presso un numero crescente di destinatari. Nelle intestazioni: dkim=pass header.d= il dominio del servizio, dmarc=fail.
Perché: il servizio firma con il proprio dominio, quindi il DMARC non può avere esito positivo tramite DKIM, e anche l'SPF non è allineato.
Confermi: controlli le intestazioni di una newsletter di prova (esercizio Z7.1).
Soluzione: autentichi il Suo dominio presso il servizio (DKIM tramite CNAME, lezione 7.1).
Errori di reindirizzamento e indirizzi
Errore 5: reindirizzare tutto verso Gmail.
Si osserva: la posta di alcuni mittenti non arriva all'indirizzo Gmail verso cui viene inoltrata la Sua posta aziendale, oppure finisce nello spam. A volte i mittenti ricevono un bounce da Gmail.
Perché: con il reindirizzamento, la posta arriva a Gmail dal Suo server, che non è presente nell'SPF del mittente originale. Senza DKIM, oppure con un mittente che ha p=reject, il DMARC fallisce. Inoltre, per Gmail lo spam reindirizzato sembra spam inviato da Lei, il che danneggia la Sua reputazione.
Confermi: controlli il bounce o le intestazioni presso Gmail (spf=fail o softfail con il Suo server come origine).
Soluzione: non reindirizzi, ma aggiunga la mailbox nell'app Gmail sul Suo telefono tramite IMAP (lezioni 2.4 e 3.3).
Errore 6: un catch-all.
Si osserva: molto spam su indirizzi mai esistiti (xyz123@example.com), e una mailbox piena.
Perché: un catch-all accetta la posta per qualsiasi indirizzo immaginabile. Gli spammer provano indirizzi casuali, e tutti arrivano. Se poi reindirizza anche il catch-all verso l'esterno, si ottiene l'errore 5 su larga scala.
Confermi: controlli nella mailbox verso quali indirizzi destinatari è diretto lo spam.
Soluzione: disattivi il catch-all e crei un alias o una mailbox per ogni indirizzo effettivamente utilizzato (lezione 3.3).
Errore 7: l'indirizzo del visitatore come mittente in un modulo.
Si osserva: i messaggi inviati tramite il modulo di contatto a volte arrivano e a volte no, soprattutto quelli provenienti da visitatori con un indirizzo presso un grande provider.
Perché: il Suo sito web invia messaggi "per conto" del dominio del visitatore. Se quel dominio ha p=reject o p=quarantine, il destinatario rifiuta o filtra la posta (lezione 7.3).
Confermi: controlli quale From utilizza il modulo.
Soluzione: utilizzi il proprio indirizzo nel campo From, e il visitatore in Reply-To.
Errori di configurazione
Errore 8: server in uscita senza autenticazione.
Si osserva: la ricezione funziona, l'invio no. Messaggi come "relay access denied", "authentication required" o 550 5.7.1. Su iPhone spesso: i campi del server in uscita lasciati vuoti ("opzionale").
Perché: un server in uscita inoltra la posta solo per chi effettua l'accesso. Altrimenti chiunque potrebbe usarlo come cannone di spam.
Confermi: controlli le impostazioni del server in uscita nel programma di posta.
Soluzione: attivi l'autenticazione, con l'indirizzo e-mail completo e la password, porta 587 con STARTTLS oppure 465 con SSL/TLS (lezioni 1.4 e 2.3).
Errore 9: mail.<dominio> come nome server senza un certificato corrispondente.
Si osserva: un messaggio relativo a un certificato non valido o "impossibile verificare l'identità del server", oppure la connessione non riesce proprio.
Perché: il programma verifica se il nome del server è presente nel certificato. mail.example.com potrebbe puntare al server, ma non essere presente nel certificato. Oppure il nome punta ancora al vecchio fornitore dopo un trasloco.
Confermi: faccia verificare le porte di posta insieme al nome del server (esercizi Z2.1 e Z8.4).
Soluzione: utilizzi il nome server indicato dal fornitore, e non clicchi mai senza riflettere su "procedi comunque" (lezione 2.1).
Errore 10: una mailbox piena.
Si osserva: i mittenti ricevono un bounce con 452 4.2.2 o 552 5.2.2 (mailbox piena). Lei non nota nulla, oppure solo che non arriva più nuova posta.
Perché: la mailbox ha raggiunto la propria quota. Spesso a causa di anni di allegati accumulati, oppure a causa di una cartella Inviati e Cestino che non vengono mai svuotate.
Confermi: controlli l'utilizzo della mailbox nel pannello o nella webmail.
Soluzione: faccia pulizia, archivi, oppure aumenti la quota (lezione 3.2).
Errori durante il trasloco
Errore 11: l'MX dimenticato durante un trasloco.
Si osserva: dopo il trasloco del sito web o del dominio, non arriva più posta, oppure arriva in un luogo che nessuno controlla. Oppure il contrario: ha trasferito la posta verso un nuovo fornitore, ma l'MX punta ancora a quello vecchio.
Perché: con un cambio di nameserver, viene trasferita l'intera zona. Se i record MX del fornitore di posta non sono presenti nella nuova zona, la Sua posta punta al nuovo server web. Oppure l'MX non è mai stato modificato.
Confermi: interroghi l'MX presso il nameserver autoritativo (esercizio Z8.2).
Soluzione: imposti i record MX corretti nella zona effettivamente attiva, e in seguito copi nuovamente la posta (lezione 8.2).
Errore 12: POP3 su più dispositivi.
Si osserva: la posta si trova sul portatile ma non sul telefono, o viceversa. Dopo la sostituzione del portatile, anni di posta risultano scomparsi.
Perché: il POP3 scarica la posta dal server su un solo dispositivo e spesso la elimina lì (lezione 1.3).
Confermi: controlli il tipo di account nel programma di posta.
Soluzione: passi a IMAP; trascini prima la posta presente solo in locale verso la mailbox IMAP.
Cosa hanno in comune questi errori
Riesamini l'elenco. Quasi ogni errore nasce dal fatto che qualcuno ha seguito un'istruzione isolata ("aggiunga questo record", "attivi il reindirizzamento") senza vedere il quadro d'insieme. Il filo conduttore di questo corso:
- sappia chi invia posta per conto del Suo dominio (inventario, lezioni 4.2 e 8.1);
- modifichi una cosa alla volta e controlli subito dopo;
- legga la prova: il bounce (lezione 6.1), le intestazioni (lezione 1.5), il rapporto DMARC (lezione 4.5) e il DNS presso il server autoritativo.
Riepilogo
- Errori DNS: due record SPF, troppe ricerche, DMARC impostato troppo presto su reject, DKIM non attivato presso un servizio di invio.
- Errori di indirizzo: reindirizzamento verso Gmail, catch-all, l'indirizzo del visitatore come From.
- Errori di configurazione: nessuna autenticazione in uscita, un nome server non presente nel certificato, una mailbox piena.
- Errori di trasloco: MX dimenticato, POP3 su più dispositivi.
- Confermi sempre la causa con delle prove prima di modificare qualcosa.
Quiz
Esercizio
Esercizio Z8.3: Qual è l'errore? Le vengono proposti otto brevi casi, ciascuno con un sintomo e un frammento di prova (un'intestazione, un bounce, una risposta DNS o un'impostazione). Scelga per ogni caso il numero dell'errore (da 1 a 12). Il programma verifica con una chiave fissa e, in caso di risposta errata, mostra quale prova ha trascurato.
Per approfondire
I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.
- Guida DirectAdmin 18.9: Non ricevo più email
- Guida DirectAdmin 18.10: Non riesco a inviare e-mail
- Non ricevo più e-mail: ecco come individuare la causa
- Non riesco a inviare e-mail (la ricezione funziona)
- Inoltro delle e-mail a un altro indirizzo (forwarder, sconsigliato l'uso del catch-all)
- Corso gratuito DNS 8.4: Errori comuni