Cartelle e sincronizzazione: perché ha due volte "Posta inviata"

Modulo 3: Gestire la Sua casella di posta · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo formativo: Al termine di questa lezione sarà in grado di spiegare come funzionano le cartelle IMAP sul server, di fare in modo che il Suo programma di posta utilizzi le cartelle speciali corrette e di evitare che la posta risulti duplicata o smarrita.

Concetti chiave: cartella IMAP, elenco delle cartelle sul server, cartelle speciali (Posta inviata, Cestino, Bozze, Spam, Archivio), special-use (RFC 6154), collegamento delle cartelle, abbonamento alle cartelle, eliminazione ed eliminazione definitiva (expunge), periodo di sincronizzazione, copia offline

Dove si trovano esattamente le Sue cartelle?

Nella lezione 1.3 ha visto la differenza tra IMAP e POP3. Con IMAP la Sua posta si trova sul server, e il Suo programma di posta mostra ciò che vi si trova. Questo vale anche per le cartelle. Se in Thunderbird crea una cartella "Preventivi", Thunderbird crea quella cartella sul server. Anche il Suo telefono la vedrà, così come la webmail.

Questo è esattamente ciò che desidera. Ma significa anche che un programma di posta può creare sul server cartelle che Lei non intendeva creare. E se due programmi non concordano sul nome di una cartella, finisce per averne due.

Alcune cose da sapere sulle cartelle su un server IMAP:

• La Posta in arrivo sul server si chiama sempre INBOX. È l'unica cartella con un nome fisso. Il Suo programma la traduce in "Posta in arrivo", "Inbox" o "In entrata".
• Tutte le altre cartelle hanno un nome libero. Il server non conosce una cartella "Posta inviata" autentica, a meno che non la indichi esso stesso (si veda sotto).
• Le sottocartelle sono separate da un carattere, di solito un punto o una barra: INBOX.Offertes oppure Offertes/2026. Questo si nota raramente, ma spiega perché alcuni programmi mostrano tutte le cartelle sotto la Posta in arrivo.
• Un programma a volte mostra solo le cartelle a cui è abbonato. Una cartella presente sul server ma non abbonata sembra quindi sparita.

Il problema delle cartelle speciali

Il Suo programma di posta ha bisogno di alcune cartelle per funzionare:

Ogni programma ha una propria preferenza. Apple Mail usa di default nomi diversi da Outlook, e Outlook a sua volta diversi dalla app di Gmail. Se configura la Sua casella di posta su tre dispositivi senza prestare attenzione, può succedere questo:

• Outlook colloca la posta inviata in Sent Items.
• Il Suo iPhone colloca la posta inviata in Sent Messages.
• La webmail colloca la posta inviata in Sent.

A quel punto Lei ha tre cartelle di Posta inviata, e su ciascun dispositivo vede solo una parte di ciò che ha inviato. Questa è la lamentela più frequente riguardo all'IMAP: "sul telefono non vedo ciò che ho inviato dal computer".

La soluzione: special-use

Dal 2011 esiste un'estensione dell'IMAP con cui il server indica quale cartella serve a cosa: special-use (RFC 6154). Il server comunica, ad esempio, "questa cartella si chiama Sent e ha la funzione \Sent". Un programma di posta moderno recepisce questa indicazione e non crea più una propria cartella.

La maggior parte dei server di posta supporta questa funzione, così come la maggior parte dei programmi. Ma capita ancora spesso che qualcosa vada storto con:

• una casella di posta che esiste già da anni e in cui vecchi programmi hanno già creato cartelle proprie;
• una casella di posta trasferita da un altro fornitore, dove le cartelle si chiamavano diversamente;
• programmi configurati manualmente prima che il server indicasse lo special-use;
• POP3 (lì non esistono cartelle sul server, quindi ogni dispositivo conserva localmente la propria cartella di Posta inviata).

Collegare correttamente le cartelle da sé

Ha già cartelle duplicate, o nutre dei dubbi? Allora scelga una cartella per ciascuna funzione e indichi a ogni programma quale sia. Preferibilmente sceglie la cartella che il server stesso indica. La riconosce nella webmail: lì la cartella di Posta inviata si trova solitamente in alto con un'icona propria.

Dove si imposta?

• Thunderbird: Impostazioni account, il Suo account, Copie e cartelle (Posta inviata, Bozze, Archivio) e Impostazioni server (cosa succede ai messaggi eliminati e in quale cartella).
• Apple Mail su Mac: Impostazioni, Account, il Suo account, Comportamento caselle. Su iPhone: Impostazioni, Mail, Account, il Suo account, l'account stesso, Avanzate, e poi scelga per ciascuna funzione la cartella sul server.
• Outlook classico: per un account IMAP sceglie nelle impostazioni dell'account (Altre impostazioni, Avanzate) il percorso della cartella principale e la cartella per gli elementi eliminati. Per gli elementi inviati, l'Outlook classico in molte versioni non offre scelta: usa la cartella indicata dal server, altrimenti la propria.
• App di Gmail: funziona con la cartella indicata dal server; non è possibile configurarla per cartella.

Successivamente sposta la posta dalle cartelle superflue nella cartella scelta, ed elimina le cartelle vuote. Faccia questo su un solo dispositivo (preferibilmente la webmail o il computer) e attenda che gli altri dispositivi si allineino.

L'eliminazione funziona in due fasi

Con IMAP, eliminare equivale in realtà a impostare un contrassegno. Un messaggio riceve il contrassegno eliminato (\Deleted), ma rimane sul server. Solo quando il programma impartisce il comando expunge, esso è davvero sparito. La maggior parte dei programmi funziona così:

1. Preme Elimina. Il programma sposta il messaggio nel Cestino (in realtà: lo copia nel Cestino e contrassegna l'originale come eliminato).
2. L'originale viene eliminato definitivamente (expunge) subito o alla chiusura.
3. Solo quando svuota il Cestino, il messaggio scompare dal server.

Alcuni programmi sono configurati diversamente. In tal caso vede messaggi barrati che non spariscono mai: sono contrassegnati, ma mai eliminati definitivamente. E continuano a contare per il Suo spazio di archiviazione. In tal caso cerchi nel Suo programma Comprimi cartella (Thunderbird), Elimina definitivamente i messaggi o un'impostazione come "elimina definitivamente gli elementi eliminati all'uscita dalla cartella".

Importante: eliminare su un dispositivo significa eliminare su tutti i dispositivi. Questo è il punto dell'IMAP. Se desidera che un messaggio sparisca dal telefono ma rimanga sul computer, con IMAP non è possibile. Al massimo può sincronizzare un periodo più breve sul telefono (si veda sotto).

C'è comunque qualcosa che è andato perso? Molti fornitori conservano copie di backup da cui è possibile ripristinare una casella di posta o una cartella, ma di solito solo per un periodo limitato. Non faccia affidamento su questo come archivio.

Quanto sincronizzare?

Un programma di posta non deve necessariamente scaricare tutto. Sul telefono è spesso pratico sincronizzare solo le ultime settimane, o far arrivare in push solo la Posta in arrivo. Questo fa risparmiare spazio e batteria. Non cambia nulla sul server: la posta vecchia resta lì, semplicemente non la vede su quel dispositivo.

Sul computer la maggior parte dei programmi crea una copia offline della casella di posta (Outlook in un file .ost, Thunderbird e Apple Mail nella propria cartella). Si tratta di una copia, non di un backup: se elimina qualcosa sul server, scompare anche dalla copia offline. Un vero spazio di conservazione locale è una cartella che crea Lei stesso sotto Cartelle locali (Thunderbird), Sul mio Mac (Apple Mail) oppure in un file di dati .pst (Outlook). Ciò che trascina lì non si trova più sul server. Ne parleremo diffusamente nella lezione 3.2.

Nella pratica: ecco come appare in un pannello

Nella webmail di WebOké (Roundcube) vede a sinistra tutte le cartelle del server. In Impostazioni, Cartelle può creare, rinominare, eliminare cartelle e attivare o disattivare l'abbonamento a esse. In Impostazioni, Preferenze, Cartelle speciali vede quale cartella viene utilizzata come Posta inviata, Bozze, Cestino e Spam. Presso altri fornitori funziona in modo simile; lì la webmail potrebbe chiamarsi diversamente, ma quasi ogni webmail dispone di una gestione delle cartelle di questo tipo.

Riepilogo

• Con IMAP anche le Sue cartelle si trovano sul server. Ogni dispositivo vede le stesse cartelle.
• Solo INBOX ha un nome fisso. Posta inviata, Cestino, Bozze e Spam si chiamano diversamente a seconda del programma, a meno che il server non le indichi (special-use, RFC 6154).
• Le cartelle di Posta inviata duplicate si risolvono scegliendo una cartella per ciascuna funzione e impostando ogni programma su di essa.
• Eliminare con IMAP significa contrassegnare e poi cancellare definitivamente (expunge). I messaggi contrassegnati continuano a contare per il Suo spazio di archiviazione.
• Una copia offline non è un backup; una cartella locale sì, è uno spazio di conservazione separato.

Quiz

Esercizio

Esercizio O3.1: Verificare le Sue cartelle. Apra la Sua casella di posta nella webmail e su ogni dispositivo su cui la utilizza. Annoti per ciascun dispositivo quale cartella usa per Posta inviata, Cestino, Bozze e Spam. Ha cartelle duplicate? Ne scelga una per funzione, imposti ogni dispositivo su di essa, sposti la posta ed elimini le cartelle vuote. Compili poi la checklist e risponda alla domanda: quale cartella ha indicato il server stesso, e come l'ha riconosciuto?

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori funziona in modo simile.

• Guida DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: qual è la differenza?
• Che cosa sono IMAP e POP3 e come funzionano?
• Come elimino un messaggio in IMAP?
• Guida DirectAdmin 18.11: Un'e-mail è stata eliminata per errore
• Recuperare la casella di posta o le e-mail eliminate dal backup
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)