Destinatari difficili: Microsoft e T-Online

Modulo 6: Bounce e risoluzione dei problemi · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo di apprendimento: Dopo questa lezione conoscerà le regole proprie di due destinatari che causano spesso domande, Microsoft (Outlook.com, Hotmail e Microsoft 365) e T-Online, e saprà cosa può fare Lei come utente e cosa può fare l'amministratore di un server di invio in caso di ritardo o blocco.

Concetti chiave: Outlook.com e Exchange Online Protection, nuovo indirizzo IP senza reputazione, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, portale di delisting sender.office.com, SNDS, JMRP, cartella Posta indesiderata, mittenti sicuri, T-Online, sistema di reputazione proprio, forward-confirmed reverse DNS, dati di contatto sul sito web del dominio PTR, nessuna whitelisting, postmaster.t-online.de

Perché proprio questi due?

Microsoft riceve la posta di Outlook.com, Hotmail e Live.com, e inoltre quella di gran parte delle aziende (tramite Microsoft 365, con Exchange Online Protection come filtro). T-Online è il più grande servizio di posta della Germania. Entrambi utilizzano, oltre agli standard comuni, un sistema di reputazione proprio. La posta che arriva a Gmail senza problemi può essere ritardata o rifiutata da loro. Chi ha clienti o contatti in Germania, o invia molta posta a indirizzi Hotmail, prima o poi incontra questo problema.

Microsoft: rallentamento temporaneo con 4.7.500

Il messaggio più noto di Microsoft è:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Il testo dice "server occupato", ma non è corretto: si tratta di un rallentamento deliberato. Microsoft utilizza questa serie di codici (da 4.7.500 a 4.7.699) quando un indirizzo IP mittente ha ancora poca reputazione, o quando il comportamento cambia improvvisamente, per esempio in caso di un forte aumento del numero di mail. Microsoft stessa lo descrive come una limitazione temporanea per valutare un'attività sospetta, che viene revocata automaticamente se la posta risulta regolare.

Cosa significa questo per Lei?

• Si tratta di un errore temporaneo (4xx). Il server di invio conserva il messaggio e riprova. Nella maggior parte dei casi la posta arriva comunque dopo uno o più tentativi, a volte dopo alcune ore.
• Se riceve un messaggio di rinvio, non invii nuovamente la mail. Questo aumenta il volume e peggiora il rallentamento.
• Se per Lei costituisce un problema (per esempio con codici di accesso o fatture che devono arrivare immediatamente), lo segnali al Suo fornitore allegando il messaggio di rinvio.

Cosa può fare l'amministratore del server di invio:

1. Verificare che le basi siano corrette: PTR con FCrDNS, nessuna blocklist, SPF e DKIM per i domini che inviano tramite il server (lezione 5.1 e 5.2).
2. Fare il "warm up": far inviare a un nuovo indirizzo IP dapprima una parte più piccola del traffico, aumentandola gradualmente.
3. Limitare il ritmo per destinatario: meno connessioni simultanee verso Microsoft e un tempo di attesa ragionevole tra i tentativi, in modo che il server non incontri continuamente il rallentamento.
4. Registrarsi presso SNDS e JMRP (vedere sotto).

Microsoft: bloccato con 5.7.606

Se l'indirizzo IP è effettivamente bloccato, riceverà un errore definitivo:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Questo si verifica con la posta diretta ad ambienti Microsoft 365. L'amministratore dell'indirizzo IP può richiedere la rimozione tramite il portale di delisting sender.office.com: inserendo l'indirizzo email e l'indirizzo IP, aprendo l'email di conferma e scegliendo lì "Delist IP". Secondo Microsoft possono passare fino a 24 ore prima che il blocco venga rimosso. Risolva prima la causa: un indirizzo IP che dopo la rimozione invia nuovamente spam torna rapidamente in lista.

Per Outlook.com e Hotmail (il lato consumer) la rimozione avviene tramite un modulo separato del supporto mittenti di Microsoft. Presso Microsoft non esiste una whitelist manuale: resta un sistema di reputazione automatico.

Microsoft: SNDS e JMRP

Microsoft offre due servizi gratuiti per gli amministratori di un indirizzo IP mittente:

• SNDS (Smart Network Data Services): per indirizzo IP vede quanta posta ha ricevuto Microsoft, quanta è stata valutata come spam, quanti reclami ci sono stati e se l'indirizzo è finito in spam trap. Un codice colore (verde, giallo, rosso) indica la situazione.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): se un utente di Outlook.com contrassegna la Sua mail come indesiderata, Lei riceve una copia. Così vede quale posta genera reclami.

Entrambi sono utili solo per chi gestisce un proprio indirizzo IP: un server proprio, oppure il fornitore di un server condiviso. Come utente comune di un pacchetto hosting o di un servizio di posta non si registra Lei stesso a questi servizi.

Microsoft: nella cartella Posta indesiderata

Spesso la posta non viene rifiutata, ma collocata nella cartella Posta indesiderata, soprattutto quella di mittenti ancora sconosciuti a Microsoft. In questo caso i codici di errore non aiutano, perché non c'è un bounce. Ciò che funziona:

• SPF, DKIM e DMARC configurati correttamente (modulo 4). Se Lei è un mittente in blocco (bulk sender), Microsoft richiede che sia SPF sia DKIM diano esito positivo (lezione 5.3).
• Chiedere ai contatti abituali di aggiungere il Suo indirizzo ai loro contatti o mittenti sicuri, e di contrassegnare la posta che si trovava in Posta indesiderata come "Non indesiderata". Questo contribuisce alla reputazione.
• Non inviare newsletter tramite la Sua normale casella di posta (lezione 7.1).

T-Online: un sistema proprio

T-Online (il servizio di posta di Deutsche Telekom, con indirizzi @t-online.de e @magenta.de) è noto per le sue rigide regole proprie. Sulla pagina per i postmaster postmaster.t-online.de sono indicati i requisiti per i server di invio. I più importanti:

1. Rispettare gli standard internet, tra cui le RFC per SMTP e per la struttura dei messaggi, e il forward-confirmed reverse DNS (lezione 5.1).
2. Il nome nel reverse DNS deve condurre a un dominio con un sito web che indichi come contattare direttamente l'amministratore. T-Online fa riferimento in proposito alla direttiva europea sul commercio elettronico (direttiva 2000/31/CE, articolo 5) riguardante i dati obbligatori di un fornitore di servizi. In Germania questa pagina si chiama Impressum.
3. Nessuna posta direttamente da indirizzi dinamici, connessioni dial-up o server cloud "anonimi": questi devono inviare tramite il relay di un fornitore idoneo.
4. Limitare il numero di connessioni simultanee. In caso di eccesso riceve 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Nessun open relay, filtraggio della posta in uscita per spam e virus, e un certificato valido in caso di TLS.

Un blocco di un indirizzo IP presso T-Online si presenta per esempio così:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

Nella pratica incontrerà anche varianti con un riferimento a una reputazione scarsa o mancante. Il messaggio è sempre lo stesso: questo indirizzo IP non può recapitare in questo momento.

T-Online: cosa può fare?

T-Online dichiara esplicitamente di non offrire whitelisting. Un indirizzo bloccato può comunque essere sbloccato una volta eliminata la causa. Il percorso da seguire:

• Come utente comune (invia posta tramite un pacchetto hosting o un servizio di posta): invii il bounce completo al Suo fornitore. Solo l'amministratore del server di invio può contattare T-Online; Lei non può far sbloccare l'indirizzo IP da solo.
• Come amministratore del server di invio: verifichi prima i requisiti sopra indicati (PTR, FCrDNS, un sito web raggiungibile con dati di contatto sul dominio indicato nel PTR, nessuna blocklist), e poi si metta in contatto tramite l'indirizzo indicato nel messaggio di errore o tramite il modulo di contatto su postmaster.t-online.de. In caso di blocchi temporanei ricorrenti senza causa nota, T-Online indica l'indirizzo del postmaster. Non conti su una conferma di ricezione.
• Nel breve termine: la posta destinata a un importante destinatario T-Online può essere inviata temporaneamente tramite un altro percorso (un altro fornitore o servizio di invio), oppure si può concordare un altro indirizzo.

E il resto?

Anche altri grandi servizi tedeschi, come GMX e Web.de, e molti filtri aziendali hanno sistemi di reputazione propri. Il modello è ovunque lo stesso: un server di invio con PTR corretto, autenticazione adeguata, un ritmo di invio regolare e costante e pochi reclami viene accettato quasi ovunque. In caso di problema, legga il bounce, cerchi il codice presso il soggetto che lo ha emesso, e lasci agire l'amministratore del server di invio.

Riepilogo

• 451 4.7.500 Server busy di Microsoft è un rallentamento deliberato e temporaneo dell'indirizzo IP, spesso in caso di poca reputazione o un forte aumento. Non invii nuovamente il messaggio.
• 550 5.7.606 indica un indirizzo IP bloccato; l'amministratore richiede la rimozione tramite sender.office.com, dopo aver risolto la causa.
• SNDS e JMRP offrono agli amministratori di un indirizzo IP una visione sulla propria reputazione presso Microsoft.
• T-Online richiede, tra l'altro, FCrDNS e un sito web con dati di contatto sul dominio indicato nel PTR, e non offre whitelisting.
• Come utente non può risolverlo da solo: fornisca il bounce completo al Suo fornitore.

Quiz

Esercizio

Esercizio O6.4: Analizzare un blocco presso un grande destinatario. Le viene presentato un caso: un'associazione invia da una settimana la propria posta tramite un nuovo server proprio; la posta verso indirizzi Hotmail arriva con ore di ritardo e la posta verso indirizzi T-Online torna indietro con un blocco IP. Risponda: (1) cosa significano i due messaggi, (2) chi deve fare cosa, (3) quali cinque cose verifica sul server, e (4) cosa può fare l'associazione nel breve termine? In seguito vedrà la risposta modello.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli si riferiscono ai pannelli di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

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• Invio di email dalla Sua VPS e impostazione del reverse DNS
• Guida DirectAdmin 9.4: La mia email arriva nello spam del destinatario
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS e JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (requisiti e contatti): https://postmaster.t-online.de/