IMAP e POP3: come recuperare la posta

Modulo 1: Come funziona la posta elettronica · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo formativo: dopo questa lezione saprà spiegare le differenze tra IMAP e POP3, dove si trova la Sua posta in ciascuno dei due casi, e scegliere quello giusto per la Sua situazione.

Concetti chiave: IMAP (RFC 9051), POP3 (RFC 1939), mailbox sul server, cartelle, flag (letto, risposto, contrassegnato, eliminato), sincronizzazione, IDLE (notifica push), "lasciare una copia sul server", copia locale, backup

Due modi per accedere alla Sua posta

Nella lezione 1.1 ha visto che un messaggio finisce infine nella Sua mailbox sul server del Suo provider. Lì rimane finché non lo consulta. Per consultarlo, il Suo programma di posta ha bisogno di un modo per comunicare con quel server. Esistono due protocolli per questo:

• POP3 (Post Office Protocol versione 3, RFC 1939, del 1996). L'idea: il server è una cassetta delle lettere. Il Suo programma ne preleva le lettere e le porta a casa.
• IMAP (Internet Message Access Protocol, ora versione 4rev2, RFC 9051). L'idea: il server è un archivio. Il Suo programma guarda dentro l'archivio, e ciò che fa (leggere, spostare, eliminare) avviene nell'archivio stesso.

POP3: recuperare e portare via

Con POP3 il Suo programma si connette, chiede "quali messaggi ci sono?", li scarica e poi (di solito) chiede al server di eliminarli. POP3 conosce una sola cartella sul server: la Posta in arrivo. Le cartelle che crea nel Suo programma esistono solo sul Suo computer. Anche la Sua posta inviata si trova solo sul dispositivo con cui l'ha spedita.

Conseguenze:

• Se legge la posta sul telefono con POP3, in seguito essa non è più sul server. Il Suo portatile non la vedrà mai.
• Se il Suo computer si rompe o viene rubato senza backup, perde la Sua posta. Il server non ce l'ha più.
• La Sua mailbox sul server resta piccola. Questo era un tempo il grande vantaggio, quando lo spazio di archiviazione era costoso.

Molti programmi hanno l'opzione lasciare una copia dei messaggi sul server (a volte con "elimina dopo x giorni"). In tal caso ogni dispositivo preleva la propria copia, ma sempre senza cartelle, senza stato "letto" condiviso e senza posta inviata sul server. È un palliativo, non una soluzione.

IMAP: guardare nell'archivio

Con IMAP tutto rimane sul server. Il Suo programma mostra una panoramica, recupera un messaggio quando lo apre (e di solito ne conserva una copia per poterlo leggere offline), e rimanda al server ogni azione:

• Le cartelle si trovano sul server: Posta in arrivo, Inviati, Bozze, Cestino, Spam e le Sue cartelle personali. Il Suo telefono, il Suo portatile e la webmail vedono le stesse cartelle.
• I flag si trovano sul server: letto, risposto, contrassegnato, eliminato. Se legge un messaggio sul telefono, risulterà letto anche sul portatile.
• La posta inviata viene inserita dal Suo programma come copia nella cartella Inviati sul server. Attenzione: questo lo fa il programma di posta stesso, non il server SMTP. Per questo a volte vede due cartelle "Sent" e "Inviati" se due programmi le chiamano in modo diverso (lezione 3.1).
• Con IDLE (un'estensione di IMAP) il Suo programma mantiene aperta la connessione e il server segnala immediatamente l'arrivo di nuova posta. Così riceve una notifica quasi istantanea, senza che il Suo telefono debba interrogare il server ogni minuto.

Lo svantaggio: tutto conta ai fini dello spazio di archiviazione della Sua mailbox sul server. Nella lezione 3.2 scoprirà come gestirlo.

L'eliminazione funziona diversamente da come si immagina

Con IMAP, "eliminare" avviene in due fasi. Un messaggio riceve prima il flag \Deleted. Solo con l'expunge (cancellazione, compattazione, "pulizia della cartella") viene effettivamente rimosso. La maggior parte dei programmi sposta un messaggio eliminato nel Cestino e lo cancella in seguito. Alcune impostazioni più datate lasciano il messaggio barrato nella cartella. Se vede posta barrata, significa che il Suo programma è configurato così; con "comprimi cartella" o "elimina messaggi eliminati" li rimuove definitivamente.

Con POP3 l'eliminazione è locale: scompare dal Suo computer, ma può restare ancora sul server se aveva attivato "lascia copia sul server".

Non mescolare i protocolli

La situazione più rischiosa è un mix: il computer in ufficio usa POP3 (e preleva tutto dal server), il telefono usa IMAP. In tal caso il telefono a volte vede posta, a volte no, a seconda che il computer dell'ufficio l'abbia già prelevata. Sembra che "la posta sparisca" e genera molte richieste di assistenza. La soluzione è sempre: IMAP su tutti i dispositivi.

Per passare da POP3 a IMAP proceda così: aggiunga nuovamente l'indirizzo come account IMAP, trascini la vecchia posta dalle cartelle POP3 alle cartelle IMAP (verrà così caricata sul server; attenzione allo spazio) e in seguito elimini l'account POP3. "Convertire" un account esistente non è possibile nella maggior parte dei programmi.

Quale scegliere?

Alcuni equivoci comuni:

• "IMAP non è sicuro perché tutto sta sul server." Il server è generalmente più protetto e meglio sottoposto a backup del Suo portatile. Più importante è una password forte (lezione 3.4).
• "Con POP3 nessuno può accedere alla mia posta." La posta è rimasta sul server finché non l'ha prelevata, e ora si trova sul Suo portatile. Chi ha il Suo portatile, ha la Sua posta.
• "Anche calendario e contatti passano tramite IMAP." No. IMAP riguarda solo la posta. Calendari e contatti utilizzano altri protocolli (CalDAV/CardDAV, oppure Exchange/ActiveSync con Microsoft). Questo è rilevante in caso di trasloco (lezione 8.1).

Le porte

Entrambi i protocolli hanno una porta crittografata e una vecchia porta non crittografata:

Usi sempre 993 o 995. Il motivo, e cosa sia STARTTLS, lo scoprirà nella lezione 1.4.

Nella pratica: come si presenta con una mailbox

Con una mailbox di WebOké, nel Suo programma di posta sceglie IMAP con porta 993 (SSL/TLS), oppure POP3 con porta 995. Anche la webmail opera direttamente sulla mailbox IMAP: tutto ciò che fa lì lo ritroverà nel Suo programma se questo utilizza IMAP. Presso altri provider il funzionamento è simile; anche lì le porte si trovano di solito nell'email di benvenuto o nel pannello cliente.

Riepilogo

• POP3 preleva la posta dal server verso un solo dispositivo; IMAP lascia tutto sul server e sincronizza cartelle e stato.
• Con IMAP vede lo stesso su tutti i Suoi dispositivi e nella webmail; il Suo provider può farne un backup.
• Non usi mai POP3 e IMAP mescolati per la stessa mailbox.
• L'eliminazione con IMAP avviene in due fasi: contrassegnare ed eliminare definitivamente (expunge).
• IMAP riguarda solo la posta, non il calendario e i contatti.

Quiz

Esercizio

Esercizio O1.3: La Sua situazione in sintesi. Faccia un elenco di tutti i dispositivi e i programmi con cui legge la Sua posta (computer, telefono, tablet, webmail, un collega). Verifichi per ogni dispositivo se usa IMAP o POP3 e quale porta. Poi risponda: usa lo stesso protocollo ovunque? Cosa succederebbe alla Sua posta se domani il Suo portatile si rompesse? Il programma salva le Sue risposte e in seguito mostra i criteri.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri provider il funzionamento è simile.

• Guida DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: qual è la differenza?
• Che cosa sono IMAP e POP3 e come funzionano?
• Come elimino un messaggio in IMAP?
• RFC 9051 (IMAP4rev2), RFC 1939 (POP3), RFC 2177 (IMAP IDLE)