Modulo 8 · 8.2

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Sincronizzazione IMAP e il passaggio dell'MX

Modulo 8: Trasloco e messa in ordine del Suo dominio · Tempo di lettura: 12 minuti

Obiettivo di apprendimento: Dopo questa lezione sarà in grado di copiare le caselle di posta con una sincronizzazione IMAP, eseguire il passaggio dell'MX e verificare con query DNS che la nuova posta arrivi nel posto giusto.

Concetti chiave: sincronizzazione IMAP (imapsync), origine e destinazione, collegamento delle cartelle (Sent/Inviati), primo e secondo ciclo, evitare i duplicati, Message-ID, quota e allegati di grandi dimensioni, modifica dell'MX, TTL e cache, periodo di transizione, raggiungere temporaneamente il vecchio server tramite il nome del server, convertire i dispositivi, mail.<dominio> punta già al nuovo server

Come funziona una sincronizzazione IMAP

Una sincronizzazione IMAP è un programma che accede contemporaneamente a due caselle di posta: l'origine (la vecchia casella) e la destinazione (la nuova). Legge l'elenco delle cartelle nell'origine, crea quelle cartelle nella destinazione e copia per ciascuna cartella ogni messaggio ancora mancante nella destinazione. Il programma più noto è imapsync, un programma open source che molti fornitori utilizzano dietro il proprio strumento di migrazione.

Cose importanti da sapere:

Viene copiato, non spostato. Nell'origine non cambia nulla. Per questo può copiare con calma mentre la vecchia casella continua a funzionare normalmente.
Un secondo ciclo salta ciò che è già presente. Il programma riconosce i messaggi già presenti nella destinazione, di solito dall'intestazione Message-ID più qualche altra intestazione. Per questo può sincronizzare tutte le volte che vuole senza ottenere duplicati.
Le bandierine vengono mantenute: letto, risposto, contrassegnato. Per questo la nuova casella avrà lo stesso aspetto.
La destinazione deve essere abbastanza grande. Se la sincronizzazione si interrompe a metà, spesso la nuova casella è piena. Aumenti la quota e riavvii: riprenderà da dove si era fermata.

Collegare le cartelle: Inviati non è sempre Inviati

Ogni fornitore chiama le cartelle speciali in modo diverso. Per alcuni la cartella con la posta inviata si chiama Sent, per altri Sent Items, Verzonden items o INBOX.Sent. Gmail non ha vere cartelle ma etichette, e le mostra via IMAP come cartelle del tipo [Gmail]/Verzonden berichten e [Gmail]/Alle berichten.

Senza collegamento, nella nuova casella otterrà una cartella Sent Items accanto alla propria cartella Verzonden, e il Suo programma di posta ne userà solo una delle due (lezione 3.1). I buoni strumenti di migrazione collegano automaticamente le cartelle speciali; imapsync ha a questo scopo l'opzione --automap, e con --regextrans2 può convertire i nomi personalmente. Dopo il primo ciclo, verifichi che la posta inviata si trovi nella cartella giusta.

Due punti di attenzione per Gmail:

Tutti i messaggi ([Gmail]/All Mail) contiene tutta la posta, anche tutto ciò che si trova in altre etichette. Se copia anche quella cartella, otterrà tutto in duplicato. La salti, di solito, a meno che non abbia posta che è solo archiviata.
Un messaggio con tre etichette si trova via IMAP in tre cartelle, e viene quindi copiato tre volte. Questo è previsto, ma conta comunque ai fini del Suo spazio di archiviazione.

Le cartelle con voci di calendario o contatti (con Microsoft 365 ed Exchange le vede talvolta anche via IMAP) non possono essere copiate come posta. Un buon strumento le salta e lo segnala.

Il primo ciclo

Avvii il primo ciclo con ampio anticipo rispetto al passaggio dell'MX, quando le nuove caselle sono pronte. Per ogni casella Le servono:

il server IMAP dell'origine (ad esempio imap.mailprovider.example, oppure il nome del server del Suo vecchio pacchetto di hosting);
l'indirizzo e la password (o la password per app, o un accesso Microsoft, lezione 8.1) dell'origine;
l'indirizzo e la password della destinazione, e il nome del server del nuovo fornitore.

Un ostacolo tipico: il Suo vecchio server IMAP è impostato come mail.example.com, e ha già trasferito il DNS? Allora mail.example.com potrebbe già puntare al nuovo server, e il programma copierebbe dal nuovo al nuovo. Per l'origine usi quindi il nome del server fisso del Suo vecchio fornitore (lo trova nella vecchia email di benvenuto o nel pannello cliente), non un nome sotto il Suo dominio.

Le caselle grandi con molti allegati richiedono tempo: calcoli ore per molti gigabyte. Lasci semplicemente proseguire il programma; la maggior parte degli strumenti riprende da dove si era fermata dopo un'interruzione.

Il passaggio dell'MX

Le caselle sono state copiate e i record per SPF, DKIM e DMARC sono pronti (lezione 8.1, passo 3)? Allora modifichi i record MX ai valori indicati dal nuovo fornitore. Successivamente:

Verifichi presso il nameserver autoritativo se il nuovo MX è presente. Lo vede subito, senza cache:

$ dig +short NS example.com
ns1.dns.example.
ns2.dns.example.
$ dig +norecurse MX example.com @ns1.dns.example.
;; ANSWER SECTION:
example.com.     300   IN   MX   10 mx1.newprovider.example.
example.com.     300   IN   MX   20 mx2.newprovider.example.

Verifichi presso un resolver pubblico cosa vede il resto di internet. Se ottiene ancora il vecchio valore, significa che quel resolver lo ha ancora nella propria cache fino alla scadenza del TTL:

$ dig MX example.com @9.9.9.9
example.com.     212   IN   MX   10 mx.oldprovider.example.

Il numero (212) è il tempo rimanente in secondi. Trascorso quel tempo, il resolver effettua una nuova richiesta.

Invii un'email di prova da un indirizzo esterno al Suo dominio (ad esempio un servizio di posta gratuito, o dal Suo telefono tramite internet mobile) e verifichi se arriva nella nuova casella. Nelle intestazioni (lezione 1.5) vede, nelle righe Received più in alto, tramite quale server è arrivata.

Il periodo di transizione

Durante la transizione, a volte la posta arriva ancora sul vecchio server: da mittenti il cui resolver conosce ancora il vecchio MX, e da server che avevano un messaggio in coda per il vecchio server. Non è un problema, finché la vecchia casella continua a esistere. Due modi per non perdere nulla:

Secondo ciclo di sincronizzazione un giorno dopo il passaggio (o più tardi, a seconda del vecchio TTL). Questo preleva solo i nuovi messaggi. In caso di trasloco del dominio con cambio di nameserver, è consigliabile eseguire un altro ciclo dopo due o tre giorni.
Oppure tenga temporaneamente entrambe le caselle nel Suo programma di posta, con quella vecchia tramite il nome del server fisso del vecchio fornitore. In questo modo vede subito eventuali messaggi rimasti indietro.

La posta che invia in questo periodo passa attraverso il server in uscita impostato sul Suo dispositivo. Si assicuri che in questo periodo l'SPF includa entrambi i fornitori, altrimenti la Sua posta potrebbe ottenere un punteggio peggiore presso il destinatario passando dal server "sbagliato".

Convertire i dispositivi

Su ogni dispositivo configuri la nuova casella come nuovo account con IMAP e i dati del nuovo fornitore (modulo 2). Rimuova poi il vecchio account. Perché non modificare l'account esistente? Perché a volte il programma tenta di sincronizzare la vecchia copia locale con la nuova casella, il che può causare duplicati o cartelle scomparse.

Non dimentichi:

Rimuovere rapidamente i vecchi account. Un telefono in un cassetto che continua a tentare di accedere con una vecchia password può causare un blocco temporaneo dell'IP presso il vecchio o il nuovo fornitore (lezione 3.4). A quel punto, su quella rete, smette improvvisamente di funzionare tutto.
Tutto ciò che invia posta tramite SMTP: sito web, negozio online, scanner, sistema di cassa (lezione 8.1).
Firme, regole e risponditori automatici da impostare di nuovo.

Disdica solo dopo

Disdica le vecchie caselle solo quando tutto funziona bene da qualche settimana e l'ultimo ciclo di sincronizzazione è stato eseguito. Metta poi in ordine il DNS: rimuova il vecchio fornitore dall'SPF, elimini il vecchio selector DKIM, riporti il TTL a un valore normale.

Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore

Con WebOké può copiare con lo strumento di trasloco email in Mio WebOké (sceglie da sé il nome del server dei fornitori conosciuti, effettua l'accesso anche presso Microsoft e riprende dopo un'interruzione) oppure con Migrazioni con ImapSync in DirectAdmin (inserendo host di origine, utente e password, scegliendo la casella di destinazione). In entrambi i casi un secondo ciclo salta ciò che è già stato copiato. Altri fornitori hanno strumenti di migrazione simili; i concetti di origine, destinazione e secondo ciclo sono ovunque gli stessi.

Riepilogo

Una sincronizzazione IMAP copia, per ciascuna cartella, ciò che manca nella destinazione; un secondo ciclo non crea duplicati.
Colleghi le cartelle speciali (Inviati, Cestino) e, con Gmail, faccia attenzione alle etichette e a Tutti i messaggi.
Per l'origine usi il nome del server fisso del vecchio fornitore, non mail.<Suo dominio>.
Dopo il cambio dell'MX: verifichi prima presso l'autoritativo, poi pubblicamente (TTL), poi un'email di prova dall'esterno.
Secondo ciclo dopo il vecchio TTL, configuri i dispositivi come nuovo account, rimuova i vecchi account, disdica solo dopo qualche settimana.

Quiz

Esercizio

Esercizio Z8.2: Verificare MX e TTL in vista del trasloco. Inserisca il Suo dominio (oppure usi wikipedia.org se non ha un proprio dominio). Inserisca: l'host MX con la priorità più bassa secondo il nameserver autoritativo, il TTL del record MX presso quel nameserver, e il fornitore presso cui arriva la Sua posta (testo libero). Il programma interroga NS, poi MX presso un nameserver autoritativo senza cache, e MX presso un resolver pubblico. Mette le risposte a confronto e segnala se il resolver pubblico restituisce ancora una risposta diversa (il passaggio non è quindi ancora visibile ovunque).

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

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