Outlook: nuovo e classico

Modulo 2: Configurare la Sua casella di posta · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di configurare una mailbox IMAP nel nuovo e nel classico Outlook per Windows e in Outlook per Mac, e saprà qual è la differenza riguardo a dove finiscono la Sua posta e la Sua password.

Concetti chiave: nuovo Outlook, Outlook classico, Outlook per Mac, app Outlook sul telefono, sincronizzazione con Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, file .ost e .pst, configurazione manuale

Due programmi con lo stesso nome

"Outlook" oggi è un nome collettivo. Su un computer Windows può imbattersi in due programmi molto diversi:

Le vecchie app di Windows Mail e Calendario non sono più supportate dalla fine del 2024; chi le utilizzava è passato automaticamente al nuovo Outlook. Per questo molte persone si ritrovano con il nuovo Outlook senza averlo scelto.

Cosa significa "tramite il cloud di Microsoft"

Questa è la differenza più importante, e poche persone lo sanno. Outlook classico, Thunderbird e Apple Mail si collegano direttamente al Suo server IMAP. La Sua password resta solo sul Suo computer.

Il nuovo Outlook funziona diversamente. Microsoft lo chiama "sincronizzare il Suo account con Microsoft Cloud": un server di Microsoft effettua l'accesso al Suo server di posta per Suo conto, recupera la Sua posta e ne conserva una copia nei data center di Microsoft. Il nuovo Outlook sul Suo computer comunica poi con Microsoft, non con il Suo server di posta. Per fare questo, Microsoft riceve il Suo indirizzo e-mail, la Sua password e una copia della Sua posta, del calendario e dei contatti. Microsoft stessa dichiara che per questi dati valgono le proprie condizioni e la propria informativa sulla privacy. Lo stesso vale per l'app Outlook su iPhone e Android e, a meno che non lo disattivi, per Outlook per Mac.

Conseguenze che noterà nella pratica:

• Ritardo. La nuova posta a volte appare solo dopo un po' di tempo, perché Microsoft deve prima recuperarla.
• Messaggi di errore vaghi. Se Microsoft non riesce ad effettuare l'accesso, vedrà solo "qualcosa è andato storto". Non si capisce se il problema riguardi la password, la porta o il certificato.
• Tentativi di accesso da un IP sconosciuto. Il Suo server di posta vede tentativi di accesso dai server di Microsoft, non dalla Sua connessione internet. Dopo alcuni tentativi falliti, un server del genere può essere bloccato, e allora il servizio smette di funzionare per un bel po' di tempo.
• Privacy e normative. Per alcune organizzazioni (sanità, pubblica amministrazione, avvocatura) la posta aziendale non può finire presso terzi senza controllo. In tal caso il nuovo Outlook con un account IMAP può costituire un problema per gli accordi relativi al GDPR.

Se non desidera questo, utilizzi Outlook classico (finché Microsoft lo fornisce), Thunderbird (lezione 2.5), oppure su Mac Apple Mail (lezione 2.3). In Outlook per Mac, quando aggiunge un account IMAP, può disattivare la sincronizzazione con Microsoft Cloud.

Configurare Outlook classico

1. Faccia clic su File e poi su Aggiungi account.
2. Digiti il Suo indirizzo e-mail. Faccia clic su Opzioni Avanzate e selezioni Consentimi di configurare manualmente il mio account. Faccia clic su Connetti.
3. Scelga IMAP.
4. Posta in arrivo: nome del server, porta 993, metodo di crittografia SSL/TLS.
5. Posta in uscita: nome del server, porta 587 con STARTTLS (oppure 465 con SSL/TLS).
6. Faccia clic su Successivo, inserisca la password della mailbox, faccia clic su Connetti. Se Outlook chiede un nome utente, inserisca il Suo indirizzo e-mail completo.

Se si ritrova in una finestra più datata Impostazioni account, scelga un nuovo account di tipo IMAP e inserisca gli stessi dati. In Altre impostazioni, scheda Server posta in uscita, attivi l'opzione che richiede l'autenticazione per il server di posta in uscita, con le stesse impostazioni del server in entrata.

Configurare il nuovo Outlook

1. Apra Impostazioni (icona a forma di ingranaggio) e poi Account.
2. Scelga Aggiungi account, digiti il Suo indirizzo e-mail, faccia clic su Continua.
3. Scelga IMAP quando Outlook chiede di che tipo di account si tratta.
4. Apra le impostazioni avanzate (o "altre opzioni") in modo da poter inserire i server manualmente.
5. In entrata: nome del server, porta 993, SSL/TLS. In uscita: nome del server, porta 587 STARTTLS oppure 465 SSL/TLS. In entrambi i casi inserisca il Suo indirizzo e-mail completo e la password.
6. Faccia clic su Continua. Outlook chiederà l'autorizzazione a sincronizzare l'account con Microsoft Cloud. Senza tale autorizzazione l'aggiunta non riesce.

Insidie con Outlook

Outlook sceglie automaticamente Exchange o Microsoft 365. Outlook prova prima l'autodiscover (lezione 2.1). Se non trova nulla o trova qualcosa di sbagliato, a volte presume che il Suo indirizzo sia un account Microsoft e continua a chiedere una password Microsoft. Una mailbox ordinaria presso un'azienda di hosting non è un account Exchange. Scelga sempre manualmente IMAP (o POP3).

La posta inviata resta in locale. Nelle versioni più datate, o in caso di collegamento errato delle cartelle, Outlook colloca la posta inviata in una cartella "Posta inviata" sul Suo computer anziché nella cartella Posta inviata sul server. In tal caso non vedrà tale posta sul Suo telefono. Come risolvere questo problema è spiegato nella lezione 3.1.

Il file .ost e il file .pst. Outlook classico conserva un account IMAP in un file .ost: una copia di ciò che si trova sul server, che Outlook è in grado di ricostruire autonomamente. Un account POP3 o un archivio si trova in un file .pst: quello è l'unico posto in cui si trova quella posta. Esegua quindi un backup del file .pst. Un file .ost danneggiato può essere eliminato; Outlook recupererà nuovamente tutto dal server.

Mailbox di grandi dimensioni. Outlook classico, per un account IMAP, permette di impostare per quanto tempo la posta viene conservata offline sul Suo computer (ad esempio gli ultimi 12 mesi). Se tale periodo è impostato su un valore ridotto, la posta più vecchia sembrerà mancante, mentre in realtà si trova semplicemente sul server. In tal caso vedrà un avviso che indica che sul server sono presenti altri elementi. Imposti un periodo più ampio nelle impostazioni dell'account se desidera poter cercare anche la posta vecchia sul Suo computer.

Una nuova password. Se ha cambiato la password della mailbox, di solito Outlook chiederà automaticamente la nuova password. In Outlook classico la si modifica tramite File, Impostazioni account, nel nuovo Outlook tramite Impostazioni, Account. Non dimentichi gli altri Suoi dispositivi, altrimenti il server potrebbe bloccare il Suo indirizzo IP (lezione 1.4).

Outlook per Mac e sul telefono

Outlook per Mac si configura tramite il menu Outlook, Impostazioni, Account, il segno più, Nuovo account. Scelga IMAP e inserisca gli stessi dati. Presti attenzione alla casella di spunta relativa alla sincronizzazione con Microsoft Cloud.

L'app Outlook su iPhone e Android funziona sempre tramite il cloud di Microsoft. Su un telefono l'app di posta integrata (Apple Mail, app Gmail) è di solito la scelta più semplice (lezione 2.3 e 2.4).

Nella pratica: Outlook con una mailbox di hosting

Per una mailbox di WebOké, in Outlook inserisca: IMAP, il Suo nome di dominio oppure il nome del server del Suo pacchetto, porta 993 SSL/TLS, in uscita 587 STARTTLS oppure 465 SSL/TLS, il Suo indirizzo e-mail completo e la password della mailbox. Con il nuovo Outlook la connessione passa tramite Microsoft, e quindi il server di posta vede i tentativi di accesso di Microsoft. Presso altri fornitori il funzionamento è simile; cambia solo il nome del server.

Riepilogo

• Esistono due Outlook per Windows: quello classico (si collega direttamente al Suo server di posta) e il nuovo (tramite il cloud di Microsoft).
• Il nuovo Outlook fornisce a Microsoft la Sua password e una copia della Sua posta. Se non lo desidera, utilizzi Outlook classico, Thunderbird oppure Apple Mail.
• Scelga sempre manualmente IMAP; una mailbox di hosting non è un account Exchange.
• Un file .ost è una copia del server, un file .pst è spesso l'unico posto in cui si trova la posta: ne esegua un backup.

Quiz

Esercizio

Esercizio O2.2: Configurare e verificare Outlook. Utilizza Outlook? Scopra quale versione ha (classico, nuovo, Mac o app) e configuri la Sua mailbox oppure verifichi le impostazioni esistenti. Compili la checklist: tipo di account, server e porta in entrata, server e porta in uscita, sicurezza, nome utente in entrata e in uscita, autenticazione in uscita attiva, e se l'account passa tramite Microsoft Cloud. Infine risponda: quest'ultimo punto rappresenta un problema per Lei o per la Sua organizzazione, e perché? Il programma mostrerà poi i criteri.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida DirectAdmin 8.2: Outlook per Windows (nuovo e classico)
• Guida DirectAdmin 8.3: Apple Mail e Outlook su Mac
• Aggiungere una casella di posta a Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (spiegazione di Microsoft sulla sincronizzazione tramite cloud)