App su telefono e computer

Modulo 7: Collaborazione, app e sicurezza · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo formativo: dopo questa lezione sarà in grado di trasferire tutti i computer e i telefoni della Sua organizzazione al nuovo servizio, nell'ordine corretto, e di rimuovere le vecchie app in modo che nulla venga duplicato o perso.

Concetti chiave: app di sincronizzazione desktop, sincronizzazione, file virtuali, sincronizzazione selettiva, unità di rete (WebDAV), app mobile, caricamento automatico delle foto, password per le app, indirizzo del cloud, certificato, sincronizzazione doppia, gestione dei dispositivi

Dove il passaggio si sente davvero

Per la maggior parte delle persone "il cloud" non è un sito web, ma una cartella sul portatile, un calendario sul telefono e foto che finiscono automaticamente da qualche parte. Se queste cose smettono di funzionare dopo il passaggio, per loro il passaggio è fallito, per quanto bene sia andata la migrazione sul server.

Presso Bakkerij De Korrel ci sono 12 persone con in totale 9 portatili, 2 computer in negozio, 12 telefoni e un tablet in panetteria per le ricette. Ogni dispositivo ha ora app di Google o Microsoft: Google Drive per desktop oppure OneDrive, l'app Gmail o Outlook, il calendario e i contatti dell'account Google o Microsoft, e Google Foto oppure il caricamento foto di OneDrive. Tutte queste app devono diventare qualcos'altro, e quelle vecchie devono essere rimosse.

Tre modi per accedere ai Suoi file dal computer

L'app di sincronizzazione desktop è di solito la scelta migliore. In Nextcloud si chiama Nextcloud Files; altri servizi europei hanno app simili. È importante l'impostazione file virtuali: Lei vede tutte le Sue cartelle e i Suoi file, ma un file viene scaricato solo quando lo apre. In questo modo un cloud di 200 GB può stare su un portatile con un disco da 128 GB. Con la sincronizzazione selettiva può invece scegliere quali cartelle vengono salvate interamente sul computer.

Faccia attenzione a una differenza che sorprende molti: con i file virtuali, "eliminare" significa eliminare davvero anche nel cloud. Se vuole solo liberare spazio, scelga Libera spazio (o il nome equivalente nella Sua app), non Elimina.

La regola d'oro: mai due app di sincronizzazione sulla stessa cartella

L'errore più grande durante il passaggio è avere contemporaneamente in funzione la vecchia e la nuova app di sincronizzazione, oppure far sincronizzare la nuova app verso la cartella di quella vecchia. In tal caso ha due programmi che pensano entrambi di essere i responsabili degli stessi file. Il risultato: file duplicati, copie in conflitto, e nel peggiore dei casi file eliminati da un programma perché l'altro li ha spostati.

L'ordine corretto è quindi:

1. I file sono già stati trasferiti sul server (lezione 6.1) e verificati.
2. Disattivi la vecchia app di sincronizzazione (Google Drive per desktop, OneDrive, Dropbox): esca o metta in pausa la sincronizzazione e poi la rimuova. I file che si trovano nella vecchia cartella restano sul computer, ma non vengono più aggiornati.
3. Installi la nuova app e la faccia usare una cartella nuova e propria.
4. Verifichi che i file siano presenti nella nuova cartella.
5. Rinomini la vecchia cartella (ad esempio OneDrive-VECCHIA-non-usare) e la elimini dopo qualche settimana, se a nessuno manca nulla.

Non eliminare subito quella vecchia cartella è la Sua rete di sicurezza: se c'era qualcosa sul portatile che non era mai andato nel cloud, lo troverà ancora lì.

Telefoni e tablet

Su un telefono di solito si tratta di quattro elementi:

Con le foto c'è un'insidia. Se ha già trasferito le vecchie foto tramite una migrazione (lezione 6.1), e poi lascia che la nuova app carichi anche "tutte le foto esistenti", queste finiranno duplicate. Scelga quindi, al momento di attivare il caricamento automatico, se l'app deve caricare tutto oppure solo a partire da una data. E non attivi mai l'opzione che elimina le foto dal telefono dopo il caricamento, soprattutto nelle prime settimane.

Su iPhone, iOS concede alle app poco tempo in background. Il caricamento spesso prosegue solo quando l'app è aperta. Non è un difetto del servizio; apra di tanto in tanto l'app mentre il telefono è in carica e connesso al wifi.

Accesso: login normale o password per le app

Poiché il Suo nuovo servizio utilizza l'autenticazione a due fattori (2FA) (lezione 7.3), alcune app non riescono ad accedere con la Sua normale password. Non possono inserire il codice aggiuntivo. Esistono due tipi di app:

• App che mostrano una schermata di accesso del servizio, come l'app desktop e l'app mobile di Nextcloud. Lei accede come nel browser, con il codice. L'app gestisce poi autonomamente una propria chiave di accesso.
• App che possono inserire solo nome utente e password, come il calendario e i contatti integrati dell'iPhone, Thunderbird o un'unità di rete. Per queste crea una password per l'app: una password separata e lunga valida solo per quella specifica app su quel specifico dispositivo.

Assegni a ogni password per l'app un nome come Calendario iPhone Anna. Se Anna perde il telefono, revoca solo quella password.

L'indirizzo del cloud e il certificato

Ogni dispositivo deve ricevere l'indirizzo corretto del Suo cloud. Usi fin dall'inizio l'indirizzo definitivo, preferibilmente sul Suo dominio (cloud.example.com). Se inizia con un indirizzo provvisorio del fornitore e passa in seguito al Suo dominio, dovrà poi riconfigurare nuovamente tutti i dispositivi.

L'indirizzo deve funzionare tramite https con un certificato valido. Se un'app mostra un avviso relativo al certificato, non lo ignori mai cliccando per proseguire. È esattamente l'avviso che deve ricevere se qualcuno sta cercando di intercettare il Suo traffico. Lo faccia prima risolvere. Nell'esercizio A7.2 verifica questo aspetto automaticamente.

Gestione dei dispositivi e cancellazione da remoto

Le organizzazioni più grandi utilizzano la gestione dei dispositivi (MDM): un sistema con cui l'amministratore installa app e può cancellare un telefono smarrito. Per un'organizzazione come De Korrel questo è di solito eccessivo. Ciò che invece è importante: nel Suo nuovo servizio può vedere quali dispositivi hanno effettuato l'accesso e può revocare un dispositivo. Alcuni servizi possono cancellare da remoto i file della propria app non appena il dispositivo torna online. Questo funziona solo per quell'app, non per il resto del telefono.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

In un'installazione WebOké Nextcloud installa sul computer Nextcloud Files (Windows, Mac o Linux). Durante l'aggiunta del Suo account, l'app apre una finestra del browser in cui effettua l'accesso con il Suo codice; dopodiché sceglie una cartella e se desidera i file virtuali. Sul telefono usa l'app ufficiale Nextcloud di Nextcloud GmbH; non esiste un'app WebOké dedicata. Vi inserisce l'indirizzo del Suo Nextcloud. Calendario e contatti passano tramite l'account integrato dell'iPhone o tramite DAVx5 su Android, con una password per l'app.

Presso altri fornitori europei il funzionamento è simile: un'app desktop, un'app mobile e, per calendario e contatti, gli standard CalDAV e CardDAV.

Riepilogo

• Gli utenti percepiscono il passaggio sui propri dispositivi. Pianifichi questo passaggio con la stessa cura della migrazione sul server.
• Mai due app di sincronizzazione sulla stessa cartella: prima disattivi quella vecchia, poi attivi quella nuova in una cartella propria, rimuova la vecchia cartella solo dopo alcune settimane.
• I file virtuali risparmiano spazio; eliminare significa eliminare davvero.
• Eviti foto duplicate: scelga una data di inizio per il caricamento automatico.
• Usi subito l'indirizzo cloud definitivo con un certificato valido, e password per le app per le applicazioni senza schermata di accesso.

Quiz

Esercizio

Esercizio A7.2: Controllare l'indirizzo del Suo cloud. Inserisca l'indirizzo del Suo nuovo cloud (ad esempio cloud.example.com). Il programma verifica il certificato, il reindirizzamento da http a https, l'impostazione HSTS e, in caso di Nextcloud, se l'installazione è raggiungibile e supportata.

Esercizio E7.2: Elenco dei dispositivi e ordine del passaggio. Crei un elenco di tutti i dispositivi della Sua organizzazione indicando per ciascuno quali app sincronizzano attualmente, e metta in ordine corretto i passaggi per ciascun dispositivo: vecchio spento, nuovo acceso, verifica, vecchio rimosso.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida a Nextcloud 7.1: Perché l'app desktop? Browser, app o unità di rete
• Guida a Nextcloud 7.2: Installare Nextcloud Files su Windows
• Guida a Nextcloud 7.3: Installare Nextcloud Files su Mac (File Provider)
• Guida a Nextcloud 7.5: File virtuali: vede tutto, scarica solo ciò che apre
• Guida a Nextcloud 8.1: Quali app Le servono sul telefono e sul tablet?
• Guida a Nextcloud 8.4: Caricamento automatico delle foto
• Guida a Nextcloud 16.18: Trasferire il Suo Nextcloud su un dominio proprio: cosa aggiornare poi nelle app?
• Guida a Nextcloud 15.7: Avviso di certificato o connessione non sicura