Come funziona la Sua posta elettronica: MX, IMAP e SMTP

Modulo 4: Trasferire la posta elettronica · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di spiegare il percorso di un'email, di indicare quali componenti cambiano durante un trasloco della posta e di individuare cosa deve essere trasferito oltre ai messaggi stessi.

Concetti chiave: record MX, server di posta, mailbox, IMAP, POP3, SMTP, submission (porta 587 e 465), webmail, programma di posta, alias, mailbox condivisa, regole

Perché bisogna prima capire il percorso

La posta elettronica sembra una cosa sola: Lei scrive, preme Invia, e qualcun altro legge. In realtà collaborano almeno quattro componenti. Durante un trasloco ne cambia alcune, e chi non sa quali rischia di toccare il pulsante sbagliato. Il risultato è posta che per un giorno continua ad arrivare presso il vecchio fornitore, oppure telefoni che inviano ancora silenziosamente tramite il vecchio server.

Bakkerij De Korrel possiede il dominio example.com. Tutti e dodici i dipendenti usano ora la posta tramite Microsoft 365. La panetteria vuole passare a un fornitore di posta europeo. Prima di trasferire qualcosa, tracciano il percorso.

Il viaggio di un'email verso info@example.com

Un cliente invia un ordine a info@example.com. Ecco cosa succede:

1. Il programma di posta del cliente consegna l'email al proprio server di invio. Avviene tramite SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), usando la porta dedicata alla consegna della posta: submission, porta 587 con STARTTLS oppure porta 465 con TLS.
2. Quel server vuole recapitare l'email a example.com. Interroga il DNS: "quali sono i record MX di example.com?" Il record MX indica il server che accetta la posta per il dominio.
3. Il server mittente si collega a quel server, anche qui tramite SMTP (ora tra server, porta 25), e recapita l'email.
4. Il server ricevente colloca l'email nella mailbox di info@.
5. I dipendenti leggono la mailbox con un programma di posta o la webmail. Avviene solitamente tramite IMAP, porta 993 con TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Il record MX si trova nel DNS del Suo dominio, non presso il Suo fornitore di posta. Chi gestisce il DNS determina quindi dove va la posta del Suo dominio. Può approfondire il funzionamento preciso dei record MX e delle priorità nel corso sul DNS, lezione 4.1.

IMAP o POP3: dove si trova davvero la Sua posta?

Con IMAP la posta rimane sul server. Il Suo portatile, il Suo telefono e la webmail mostrano tutti la stessa mailbox. Se sposta un'email in una cartella sul telefono, la troverà nella stessa cartella anche sul portatile.

Con POP3 il programma di posta scarica l'email e in seguito spesso la elimina dal server. La posta si trova quindi solo su quel singolo computer.

Per un trasloco questo fa una grande differenza. Una mailbox IMAP può essere copiata da server a server: tutto si trova sul server. Con POP3, parte della Sua cronologia potrebbe trovarsi solo su un vecchio PC. Quella posta deve essere trasferita a parte, per esempio trascinando le vecchie cartelle nel Suo programma di posta verso la nuova mailbox IMAP.

Si chieda: c'è ancora qualcuno nella Sua organizzazione che usa POP3? Lo si vede nelle impostazioni dell'account del programma di posta: se vi compare POP oppure la porta 995, si tratta di POP3.

Microsoft 365 e Google Workspace utilizzano per le proprie app anche protocolli propri, come Exchange ActiveSync e l'app Gmail. Se ne accorge poco, ma significa che non ogni impostazione passa automaticamente a IMAP. Dopo il trasloco ogni dispositivo dovrà essere riconfigurato (lezione 4.4).

Cosa cambia in un trasloco?

La buona notizia più importante sta nell'ultima riga: poiché possiede un dominio proprio, il Suo indirizzo email resta invariato. I clienti non notano nulla. Ecco esattamente perché un dominio proprio è così prezioso per la Sua indipendenza (lezione 8.2). Se invece ha ora un indirizzo come bakkerij.dekorrel@gmail.com, può sì copiare la posta, ma l'indirizzo stesso resta di proprietà di Google. In tal caso dovrà comunicare a tutti un nuovo indirizzo.

Cosa fa parte della Sua posta oltre ai messaggi

Una mailbox è più di una pila di messaggi. In una copia IMAP vengono trasferiti i messaggi e le cartelle, ma molte altre cose no. Ne faccia un elenco in anticipo:

• Alias: indirizzi aggiuntivi che confluiscono nella stessa mailbox, come bestellingen@ e facturen@ che arrivano a info@.
• Mailbox condivise e gruppi: in Microsoft 365, De Korrel ha una mailbox condivisa bestellingen@ letta da quattro persone, e un gruppo team@ che raggiunge tutti. Presso il nuovo fornitore questo diventa una mailbox normale con più utenti, un inoltro o una mailing list.
• Regole e filtri: "posta del grossista verso la cartella Acquisti". Questi risiedono sul server o nel programma di posta e non vengono trasferiti con una copia IMAP.
• Firme: si trovano spesso nel programma di posta o nelle impostazioni della webmail.
• Risposte automatiche (messaggi di assenza).
• Inoltri verso un indirizzo esterno.
• Mittenti che non corrispondono a una mailbox: il sito web che invia moduli d'ordine, la cassa che invia scontrini, lo scanner che invia PDF, la contabilità che invia fatture. Questi inviano per conto di example.com tramite un server. Anche questi vanno inclusi nell'SPF (lezione 4.3).
• Cartelle di agenda e contatti in Exchange. Queste non vengono trasferite con una copia della posta. Vanno traslocate separatamente (modulo 5).

Questo elenco trasforma un "trasloco della posta" in un progetto chiaro e ordinato. Nell'inventario del modulo 3 aveva già una riga "email"; ora suddivide quella riga.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

Presso WebOké le impostazioni per un programma di posta sono elencate in un'unica pagina nella guida DirectAdmin: porta IMAP 993 con SSL/TLS, porta SMTP 587 con STARTTLS oppure 465 con SSL/TLS, e come nome utente l'indirizzo email completo. Come nome server usi il nome di dominio (se anche il Suo sito web si trova presso WebOké e dispone di un certificato valido) oppure il nome server del Suo pacchetto. Presso altri fornitori di posta europei le porte sono le stesse; cambia solo il nome server, e alcuni fornitori Le chiedono di accedere con un nome utente separato invece dell'indirizzo email. Controlli sempre le pagine di aiuto del Suo nuovo fornitore.

Riepilogo

• La posta viene inviata tramite SMTP, il record MX nel DNS determina dove arriva, e la legge solitamente tramite IMAP.
• Il record MX si trova nel DNS del Suo dominio: chi gestisce il DNS, indirizza la posta.
• Con un dominio proprio il Suo indirizzo email resta invariato in un trasloco; con un indirizzo gratuito di una grande azienda no.
• Le mailbox IMAP si copiano facilmente; la posta che tramite POP3 si trova solo su un PC deve essere trasferita a parte.
• Alias, mailbox condivise, regole, firme, risposte automatiche e dispositivi che inviano per conto del Suo dominio non vengono trasferiti automaticamente. Li metta in elenco in anticipo.

Quiz

Esercizio

Esercizio A4.1: Dove arriva ora la Sua posta? Inserisca il Suo dominio. Il programma cerca i record MX e l'indirizzo IP del server di posta, e interroga il registro degli indirizzi IP per sapere quale organizzazione gestisce quella rete e in quale paese è registrata. Lei indica in anticipo quale fornitore di posta ritiene di avere. Dopodiché vedrà se corrisponde.

Esercizio E4.1: La Sua lista della posta. Crei per la Sua organizzazione l'elenco di questa lezione: mailbox, alias, mailbox condivise e gruppi, regole, firme, risposte automatiche, inoltri, dispositivi e programmi che inviano per conto del Suo dominio, e chi usa ancora POP3.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è analogo.

• Guida DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: qual è la differenza?
• Guida DirectAdmin 8.1: Tutte le impostazioni in un colpo d'occhio: server, porte e sicurezza
• Che cosa sono IMAP e POP3 e come funzionano?
• Corso gratuito DNS 4.1: Record MX e priorità
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, porta 587), RFC 8314 (TLS per submission e IMAP, porta 465 e 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)