Contare dati, utenti e proprietà

Modulo 3: Fare l'inventario e pianificare · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo di apprendimento: dopo questa lezione sarà in grado di stabilire l'entità dei Suoi dati per servizio e per utente, determinare chi è il proprietario di quali dati e fare pulizia in anticipo, così che il passaggio sia più rapido e sicuro.

Concetti chiave: utilizzo dello spazio di archiviazione, dimensione della casella di posta, archiviazione personale, drive condiviso o sito di team, condivisione esterna, licenza, utente attivo, proprietario dei dati, amministratore, pulizia, obbligo di conservazione

Perché contare?

Con l'inventario della lezione 3.1 sa cosa ha. Ora vuole sapere quanto e di chi. Per tre motivi:

1. Ci sta? Il Suo nuovo pacchetto deve essere abbastanza capiente, anche per la crescita dei prossimi anni.
2. Quanto tempo ci vuole? La copia di posta e file avviene a una certa velocità. Copiare decine di gigabyte richiede ore o giorni, e una casella di posta con centomila messaggi richiede più tempo di una con dieci allegati di grandi dimensioni.
3. Chi decide? Per ogni cartella e ogni casella di posta qualcuno deve dire: questo va trasferito, questo può essere eliminato.

Spazio di archiviazione per servizio e per utente

I grandi servizi cloud mostrano nel pannello di amministrazione quanto spazio viene utilizzato, di solito suddiviso tra posta, file e foto, e per utente. In Google Workspace e Microsoft 365 lo trova nell'area di amministrazione, tra i report o la panoramica dello spazio di archiviazione; i nomi esatti dei menu cambiano regolarmente, quindi cerchi nella guida del Suo servizio "storage usage" oppure "utilizzo dello spazio di archiviazione".

Annoti per ogni utente:

Guardi anche l'ultimo accesso. Gli account non utilizzati da mesi appartengono spesso a persone che se ne sono andate. Non li trasferisca come account normali, ma archivi i dati o li trasferisca a un collega.

Non ha un pannello di amministrazione, per esempio perché ognuno ha una casella di posta gratuita a sé? Allora ogni persona controlla da sé: nelle impostazioni della posta o dello spazio di archiviazione è indicato quanto spazio viene utilizzato.

Lo spazio condiviso appartiene all'organizzazione

Nella maggior parte dei servizi c'è una differenza tra:

• archiviazione personale: i file di una sola persona, anche se li condivide con altri. In Google si chiama "Il mio Drive", in Microsoft OneDrive.
• archiviazione condivisa di un team o dell'organizzazione: in Google un drive condiviso, in Microsoft un sito di team in SharePoint oppure i file in un canale di Teams.

Questa differenza è importante. Un file nell'archiviazione personale di un collega scompare quando il suo account viene chiuso, anche se lo usava tutto il team. Un file nell'archiviazione condivisa rimane. Durante il passaggio vuole che i file comuni finiscano, anche nel nuovo servizio, in uno spazio condiviso: in Nextcloud per esempio una cartella di team (lezione 6.2).

Verifichi quindi, per ogni cartella importante, dove si trova ora. Spesso risulta che la cartella "Clienti" si trova in realtà nel Drive personale del titolare della panetteria, ed è condivisa con tutti. In tal caso quella persona è la proprietaria e deve esportarla lei stessa, oppure un amministratore deve prima trasferirne la proprietà.

Condivisioni esterne

Una condivisione esterna è un file o una cartella che ha condiviso con qualcuno al di fuori della Sua organizzazione, oppure un link pubblico. Al momento del passaggio queste quasi mai vengono trasferite: il link funziona solo con il vecchio servizio. Annoti quindi:

• quali cartelle sono condivise con clienti, fornitori o il commercialista;
• quali link pubblici esistono e se sono ancora necessari;
• cosa è stato condiviso con Lei: le cartelle di altri che vede nel Suo Drive non si trovano nel Suo spazio di archiviazione e quindi non vengono trasferite.

Quest'ultimo punto sorprende molte persone. "Condiviso con me" non è una copia propria. Se vuole conservare qualcosa, faccia una copia propria oppure lo chieda al proprietario.

Fare pulizia prima di traslocare

Gli strumenti di migrazione trasferiscono tutto ciò che viene loro dato. Ciò che non desidera conservare, è meglio eliminarlo in anticipo. Fare pulizia in anticipo:

• rende la copia più veloce;
• rende più semplice il controllo successivo (meno cose da contare);
• riduce il rischio: i dati che non ha non possono nemmeno trapelare.

Non elimini però nulla che deve conservare. Nei Paesi Bassi, per il fisco (Belastingdienst) vale in generale un obbligo di conservazione di sette anni per l'amministrazione (articolo 52 comma 4 della legge generale sulle imposte statali, Algemene wet inzake rijksbelastingen), e per alcuni dati, come quelli relativi a beni immobili, di dieci anni. Si tratta di norme olandesi: nel Suo paese possono valere termini diversi. Per i dati del personale e i dati medici valgono altri termini. In caso di dubbio, lo chieda al Suo commercialista o consulente legale. Ciò che deve conservare ma non usa quotidianamente può anche archiviarlo: conservarlo separatamente, per esempio in una cartella d'archivio con accesso limitato.

E viceversa: i dati personali di cui non ha più bisogno, secondo il GDPR non deve continuare a conservarli (principio di limitazione della conservazione, articolo 5 paragrafo 1 lettera e). Un passaggio è un buon momento per fare pulizia.

Quanto tempo richiede la copia?

Una stima approssimativa aiuta nella pianificazione (lezione 3.3). La velocità dipende dal vecchio servizio (che spesso limita il numero di richieste al minuto), dal nuovo servizio e dal numero di file. Per la pianificazione calcoli con margine:

• molti file o messaggi piccoli procedono più lentamente di pochi file grandi;
• una prima copia di una casella di posta grande può richiedere una notte o più; un secondo giro (solo i nuovi messaggi) è veloce;
• faccia una prova con una casella di posta e una cartella, e calcoli il resto a partire da quella prova.

Licenze e utenti

Conti anche le licenze: quanti utenti, di quale tipo (per esempio con o senza pacchetto office) e fino a quando sono valide. Con il nuovo servizio sceglie, per ogni persona, ciò di cui ha bisogno. Non tutti hanno bisogno di un pacchetto office online o delle videochiamate.

Stabilisca anche chi sarà amministratore. Un amministratore crea account e imposta i permessi. È una cosa diversa dal proprietario dei dati: il collega a cui appartiene la casella di posta. Una buona regola: almeno due amministratori, e gli amministratori non guardano nei dati altrui a meno che non sia stato concordato (lezione 7.3).

Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore

In un Nextcloud di WebOké vede il Suo spazio di archiviazione in due punti: in basso a sinistra nell'app File per Lei stesso, e come amministratore in Mio WebOké per l'intero pacchetto. I file in una cartella di team non vengono conteggiati su una singola persona, e i file che qualcuno condivide con Lei vengono conteggiati sul proprietario. Gli utenti li crea in Gestione utenti, dove vede anche l'ultimo accesso. Presso altri fornitori queste panoramiche si trovano in un punto diverso, ma il principio è lo stesso.

Riepilogo

• Conti per servizio e per utente quanta posta e quanti file ci sono, e guardi l'ultimo accesso.
• Lo spazio condiviso (drive condiviso, sito di team) appartiene all'organizzazione; l'archiviazione personale scompare insieme all'account.
• Le condivisioni esterne e "condiviso con me" non vengono trasferite: le annoti.
• Faccia pulizia in anticipo, ma rispetti gli obblighi di conservazione; archivi ciò che deve conservare.
• Registri licenze, amministratori e proprietari dei dati; almeno due amministratori.

Quiz

Esercizio

Esercizio E3.2: I numeri della Sua organizzazione. Cerchi, per ogni utente, lo spazio occupato da posta e file, l'ultimo accesso, e se l'account va trasferito. Verifichi, per le tre cartelle condivise più importanti, se si trovano in uno spazio personale o condiviso, e chi ne è il proprietario. Annoti le condivisioni esterne ancora necessarie.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida a Nextcloud 6.4: Visualizzare lo spazio di archiviazione: cosa conta e cosa no
• Guida a Nextcloud 14.2: Creare, modificare, disabilitare ed eliminare utenti
• Guida a Nextcloud 5.10: Trasferire la proprietà quando un collega lascia l'azienda
• Guida a Nextcloud 14.7: Permessi: chi gestisce cosa nel Suo Nextcloud?
• GDPR, articolo 5 paragrafo 1 lettera e (limitazione della conservazione); Belastingdienst (fisco olandese), obbligo di conservazione della documentazione: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren