Riorganizzare i permessi e la condivisione

Modulo 6: File e documenti · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: dopo questa lezione sarà in grado di progettare una nuova struttura di condivisione con una matrice dei permessi, cartelle del team e collegamenti pubblici sicuri, invece di ricostruire le vecchie condivisioni in modo identico.

Concetti chiave: proprietario, cartella condivisa, cartella del team (cartella di gruppo), condivisione con utente, gruppo o team, diritto di lettura, diritto di modifica, collegamento pubblico, password, data di scadenza, limite di download, condivisione via e-mail, condivisione federata, richiesta file, matrice dei permessi, trasferimento della proprietà

Le condivisioni non vengono trasferite

In quasi ogni passaggio è questa la sorpresa più grande: i file vengono trasferiti, le condivisioni no. Chi su Google o Microsoft condivideva una cartella con un collega, inviava un collegamento pubblico a un cliente o faceva consultare dei file a un fornitore, dovrà rifarlo nel nuovo cloud. Uno strumento di migrazione non conosce le persone del Suo nuovo cloud, e un collegamento pubblico su Google ha un indirizzo Google che smette di funzionare dopo la disdetta.

Questo sembra un lavoro in più, ma è anche un'occasione. Dopo anni di condivisioni, la situazione precedente è spesso un groviglio: cartelle condivise con ex dipendenti, collegamenti senza password aperti già da tre anni, e nessuno sa più chi può fare cosa. Nella Bakkerij De Korrel è emerso che la cartella "Personale", con contratti e buste paga, era ancora condivisa con uno stagista di due anni prima. Il passaggio è il momento giusto per rimettere ordine.

Di chi è una cartella?

In ogni cloud un file o una cartella appartiene a qualcuno: il proprietario. Condividere significa che il proprietario dà accesso ad altri. Questo comporta due conseguenze:

1. Se il proprietario se ne va, la cartella è a rischio. Se il suo account viene eliminato, i suoi file scompaiono, anche se cento colleghi ci lavoravano. Trasferire prima la proprietà è quindi obbligatorio.
2. Lo spazio di archiviazione conta a carico del proprietario. Ciò che i colleghi mettono nella Sua cartella condivisa viene detratto dal Suo spazio.

Per tutto ciò che appartiene all'organizzazione e non a una singola persona, usi quindi una cartella del team (chiamata presso altri servizi anche cartella di gruppo, drive condivisa o spazio di progetto). Quella appartiene al team. Le persone vanno e vengono, la cartella resta.

Prima progetti: la matrice dei permessi

Non ricostruisca ciecamente la situazione precedente. Crei prima una matrice dei permessi: una tabella con le cartelle dell'organizzazione nelle righe, i gruppi nelle colonne, e in ogni cella cosa può fare quel gruppo. Lavori con gruppi o team, non con singoli nomi. Così, quando arriva un nuovo collega, dovrà solo modificare il gruppo.

La matrice della Bakkerij De Korrel:

Tre regole:

• Il minor numero possibile di permessi. La lettura è lo standard; la modifica solo per chi ne ha davvero bisogno. Questo limita anche il danno se un account viene compromesso o se qualcuno svuota per errore una cartella.
• Cartelle sensibili a parte. Fascicoli del personale, dati sanitari e amministrazione vanno in cartelle proprie con un gruppo ristretto.
• Un proprietario per cartella. Concordi chi gestisce una cartella e chi decide chi può accedervi, anche per una cartella del team.

Condividere dentro e fuori dall'organizzazione

All'interno del nuovo cloud condivide con un utente, un gruppo o un team. Sceglie il diritto di lettura o di modifica, e spesso anche altri dettagli, come poter eliminare o ricondividere.

Per le persone esterne all'organizzazione ci sono più possibilità:

• Collegamento pubblico. Chiunque abbia il collegamento può accedervi, anche se viene inoltrato. Imposti una password per tutto ciò che non è veramente pubblico, e la invii tramite un altro canale (collegamento via e-mail, password via SMS o telefono). Imposti una data di scadenza e, se possibile, un limite di download.
• Condivisione via e-mail. Il destinatario riceve un collegamento personale via e-mail, senza bisogno di un account. Utile per un commercialista o un cliente.
• Richiesta file (detta anche file drop o collegamento di upload). L'altra persona può solo depositare file, non vedere cosa è già presente. Ideale per far consegnare documenti a un cliente.
• Condivisione federata. Con Nextcloud e altri servizi che seguono lo standard aperto Open Cloud Mesh, condivide direttamente con qualcuno su un altro server, senza collegamento pubblico. L'altra persona vede la cartella nel proprio cloud.

Un collegamento con "nascondi download" sembra sicuro, ma non impedisce nulla: si può comunque guardare, e fare uno screenshot. Non faccia affidamento su questo per documenti riservati.

Avvisare i soggetti esterni che qualcosa cambia

Non dimentichi le persone esterne all'organizzazione. Nella Bakkerij De Korrel si trattava del commercialista (cartella con le fatture), della tipografia (cartella con i progetti grafici) e di due clienti abituali con una lista ordini. I loro vecchi collegamenti Google smettono di funzionare dopo la disdetta.

1. Cerchi nel Suo vecchio servizio tutti i collegamenti pubblici e le condivisioni esterne. Google Drive e OneDrive hanno una panoramica per questo (per un'organizzazione anche nella parte amministrativa).
2. Stabilisca per ogni collegamento se è ancora necessario. Spesso la risposta è no.
3. Ricrei i collegamenti necessari nel nuovo cloud, questa volta con password e data di scadenza.
4. Invii al soggetto esterno il nuovo collegamento, con una breve spiegazione e la data in cui quello vecchio smetterà di funzionare.

Uscita e trasferimento

I permessi restano corretti solo se li tiene aggiornati. Nella Sua procedura di uscita del personale (lezione 7.3) stabilisca:

• Per le cartelle personali ancora necessarie: trasferire la proprietà a un successore, prima che l'account venga disattivato.
• Prima disattivare l'account, ed eliminarlo solo dopo un controllo. Un account eliminato scompare insieme a tutti i suoi file.
• Rimuovere chi se ne va da tutti i gruppi e i team, e revocare i suoi collegamenti pubblici.

Ogni sei mesi faccia un breve giro di verifica: la matrice è ancora corretta e quali collegamenti pubblici sono ancora aperti?

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

In un Nextcloud WebOké, condivide dalla scheda Condivisione nei dettagli di un file o di una cartella. Lì cerca un utente, un gruppo o un team, oppure crea un collegamento pubblico con il simbolo più accanto a Crea collegamento pubblico. In Personalizza il collegamento e in Impostazioni avanzate imposta una password, una data di scadenza e un limite di download. Le Cartelle del team si trovano in File, a sinistra nel menu; una cartella del team va richiesta a WebOké tramite l'assistenza, e la collega a un team dell'app Team. Il trasferimento della proprietà lo esegue il proprietario stesso in Impostazioni, Condivisione.

Presso altri fornitori Nextcloud, spesso un amministratore può creare autonomamente cartelle di gruppo. Altri cloud europei li chiamano diversamente (spazio condiviso, cartella di progetto), ma le scelte sono le stesse: di chi è la cartella, chi può fare cosa, e quanto è sicuro il collegamento.

Riepilogo

• Le condivisioni e i collegamenti pubblici non vengono trasferiti in un passaggio. Li ricostruisca consapevolmente.
• Crei prima una matrice dei permessi con gruppi e il minor numero possibile di permessi.
• Tutto ciò che appartiene all'organizzazione va in una cartella del team, non nella cartella personale di un singolo dipendente.
• Collegamenti pubblici: password tramite un altro canale, data di scadenza e, se possibile, un limite di download.
• Avvisi i soggetti esterni che il loro collegamento cambierà, e tenga aggiornati i permessi con una procedura di uscita fissa.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.2: Controllare un link di condivisione sicuro. Crei nel Suo nuovo cloud un collegamento pubblico di prova verso un file di test innocuo, con una password e una data di scadenza. Incolli il collegamento (non la password). Il programma controlla se il collegamento funziona tramite https e se il file non è visibile né scaricabile senza password.

Esercizio E6.2: La Sua matrice dei permessi. Crei la matrice dei permessi per la Sua organizzazione (cartelle, gruppi, permessi), assegni un proprietario per ogni cartella e crei un elenco dei soggetti esterni che devono ricevere un nuovo collegamento.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida a Nextcloud 5.1: Condividere con un utente del proprio Nextcloud
• Guida a Nextcloud 5.2: Creare un collegamento pubblico: lettura, modifica, password, data di scadenza e limite di scaricamento
• Guida a Nextcloud 5.3: Far consegnare file: cartella di caricamento e richiesta di file
• Guida a Nextcloud 5.5: Creare team e condividere una cartella con tutta la squadra
• Guida a Nextcloud 5.6: Cartelle del team: una cartella condivisa che appartiene al team
• Guida a Nextcloud 5.7: Condividere con qualcuno su un altro Nextcloud (condivisione federata)
• Guida a Nextcloud 5.10: Trasferire la proprietà quando un collega lascia l'azienda
• Guida a Nextcloud 16.7: Un collega lascia l'azienda: come trasferire in sicurezza file, agenda e cartelle condivise