Trasferire i file da Google Drive, OneDrive e Dropbox

Modulo 6: File e documenti · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: dopo questa lezione saprà scegliere il metodo giusto per trasferire i Suoi file su un cloud europeo e riconoscerà le trappole più comuni: i documenti propri di Google, "Condivisi con me", i drive condivisi, i caratteri vietati e i percorsi troppo lunghi.

Concetti chiave: strumento di migrazione, collegamento (OAuth), Google Takeout, sincronizzazione desktop in parallelo, rclone, documento proprio di Google (Docs, Sheets, Slides), collegamento rapido .gdoc, "Condiviso con me", drive condiviso, caratteri vietati, lunghezza del percorso, controllo di numero e dimensione

I file sono la parte più grande e più lenta

Presso Bakkerij De Korrel quasi tutto si trova nel cloud: ricette, turni di lavoro, fatture, foto per il sito web e la cartella "Personale" con i contratti. In totale oltre 180 GB, suddivisi tra Google Drive (la maggior parte delle persone) e OneDrive (la titolare, che in passato aveva Microsoft 365). È più di tutta la posta e i calendari messi insieme. I file richiedono quindi il tempo maggiore, ed è anche lì che si verificano la maggior parte dei problemi.

L'ordine corretto lo ha già visto nella lezione 3.3: prima fare ordine presso il vecchio servizio, poi creare gli utenti nel nuovo, quindi trasferire i file, e solo dopo installare le app di sincronizzazione su computer e telefoni. In questa lezione ci occupiamo del trasferimento vero e proprio.

Quattro modi per trasferire i file

Esistono fondamentalmente quattro percorsi. Quale scegliere dipende dalla quantità, dal numero di persone e dalla Sua dimestichezza tecnica.

Un esempio con rclone, se in precedenza ha configurato i due servizi con i nomi gdrive e nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Se toglie --dry-run, rclone copia davvero. Con rclone check confronta poi l'origine e la destinazione.

Trappola 1: i documenti propri di Google non sono file

Un Google Doc, Sheet o una presentazione Slides non è un file docx o xlsx. È un documento che esiste solo presso Google. Chi vuole portarlo con sé deve esportarlo, e a quel punto viene convertito in un formato normale.

• Google Takeout Le permette di scegliere per tipo: Docs come docx, odt o pdf, Sheets come xlsx, ods o pdf, Slides come pptx, odp o pdf. Di default ottiene i formati Microsoft.
• Uno strumento di migrazione di solito li converte anch'esso. Verifichi in seguito che i documenti Google siano effettivamente presenti come docx o xlsx.
• L'app di sincronizzazione di Google (Google Drive per desktop) non inserisce nella Sua cartella un documento vero, ma un piccolo file con estensione .gdoc, .gsheet o .gslides. Si tratta di un collegamento rapido: poche righe di testo con un link e un ID del documento. Non contiene nemmeno una lettera del Suo testo. Se copia quella cartella nel Suo nuovo cloud, si ritrova con migliaia di riferimenti vuoti verso Google. Se poi disattiva Google, questi non punteranno più da nessuna parte.

Durante la conversione non tutto viene mantenuto. Il testo, le tabelle, le immagini e la maggior parte della formattazione restano intatti. La cronologia delle versioni non viene trasferita, e gli elementi propri di Google come i chip intelligenti o i collegamenti tra documenti diventano testo semplice o scompaiono. Un modulo Google non diventa un modulo funzionante: al massimo ottiene le risposte. I moduli vanno ricreati nel nuovo servizio.

Con OneDrive e Dropbox questo problema è molto minore: lì di solito sono già presenti normali file Office. Eccezione con Microsoft: i blocchi di appunti di OneNote non sono file normali. Questi vanno esportati separatamente da OneNote (ad esempio come pdf o docx) oppure trasferiti manualmente in un'app di appunti.

Trappola 2: "Condiviso con me" e i drive condivisi

Ciò che altri hanno condiviso con Lei non è Suo. Su Google si trova sotto Condivisi con me, su OneDrive sotto Condiviso. Uno strumento di migrazione o Takeout di solito non include questi file, ed è corretto così: è il proprietario che deve trasferirli.

In un'organizzazione questo è un punto importante. Presso Bakkerij De Korrel, per anni, era la responsabile dell'azienda a creare tutti i turni di lavoro. Questi si trovano nel suo Drive, condiviso con tutti. Se ciascuno trasferisce il proprio Drive, solo lei avrà i turni di lavoro. Perciò:

• Prepari in anticipo l'elenco della lezione 3.2: quali cartelle sono condivise e di chi sono?
• Faccia trasferire al proprietario le cartelle condivise, oppure le trasferisca centralmente in una cartella di team (lezione 6.2).
• I drive condivisi di Google Workspace (in passato Teamdrive) appartengono all'organizzazione, non a una persona. Non si trovano nel Drive personale di nessuno. Deve selezionarli separatamente o farli esportare da un amministratore. rclone può farlo con l'opzione per i drive condivisi.

Trappola 3: nomi che Windows non accetta

Nel browser e su Mac in un nome di file è consentito quasi tutto. Windows è più severo. Se i Suoi file, dopo il passaggio, arrivano tramite un'app di sincronizzazione su un computer Windows, questi file vengono ignorati:

La cosa più pratica è sistemare questo aspetto prima del passaggio, oppure subito dopo nel browser del Suo nuovo cloud, prima che le app di sincronizzazione inizino a lavorare. Si accordi con il team: niente segni di punteggiatura nei nomi, tranne il trattino e il trattino basso.

Trappola 4: pensare che sia finito

Una migrazione che dice "fatto" non è ancora stata verificata. Confronti per ogni utente:

1. Il numero di file e la dimensione totale di alcune cartelle grandi, vecchie e nuove. Per i documenti Google la dimensione è sempre diversa (diventano file veri durante la conversione), quindi lì conti solo il numero.
2. Un campione: apra alcuni file di ogni tipo. Un docx proveniente da un Google Doc, un grande foglio di calcolo, un pdf, una foto.
3. La data: la data di modifica originale è ancora presente, oppure tutto riporta la data odierna? Con uno strumento di migrazione e rclone di solito resta invariata, con il caricamento tramite browser non sempre.
4. Cerchi i collegamenti rapidi: cerchi nel nuovo cloud .gdoc, .gsheet e .gslides. Se li trova, quei documenti non sono stati realmente trasferiti.

Solo quando tutto corrisponde, disattivi la vecchia app di sincronizzazione e attivi quella nuova (lezione 7.2). Fin dall'inizio del passaggio, lavori il più possibile nel nuovo cloud: ciò che durante il passaggio salva ancora nel vecchio non viene trasferito automaticamente.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

In questo esempio utilizziamo un Nextcloud WebOké. In Impostazioni sono disponibili due strumenti. Con il WebOké Import Tool collega il Suo account Google e trasferisce una cartella alla volta da Google Drive; questa app richiede prima l'accesso tramite l'assistenza, poiché Google consente app di questo tipo solo per account registrati. Con Migrazione dati collega OneDrive (accedendo con Microsoft) o Dropbox (con un codice di accesso) e sceglie la Directory di importazione, la cartella in cui arriverà tutto. Entrambi proseguono in background; può chiudere la finestra.

Altri fornitori Nextcloud e altri cloud europei dispongono di strumenti di migrazione analoghi, oppure rimandano a rclone o all'app desktop. Le scelte e le trappole descritte in questa lezione valgono ovunque.

Riepilogo

• Scelga uno strumento di migrazione del nuovo servizio, se disponibile; Takeout, due app di sincronizzazione o rclone sono le alternative.
• Google Docs, Sheets e Slides devono essere convertiti. Un file .gdoc è solo un link, non un documento.
• "Condiviso con me" non viene trasferito: è il proprietario o un amministratore a trasferire le cartelle condivise e i drive condivisi.
• Sistemi i caratteri vietati e i percorsi troppo lunghi prima che le app di sincronizzazione su Windows inizino a lavorare.
• Verifichi numero, dimensione, campione e date prima di abbandonare il vecchio servizio.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.1: Controllare un'esportazione di prova. Esporti presso il Suo servizio attuale una cartella con almeno un documento Google (oppure un file Office da OneDrive), ad esempio con Google Takeout o con Scarica. Carichi un file di quell'esportazione. Il programma verifica se si tratta di un vero file docx, xlsx, pptx, odt, ods o odp, e non di un collegamento rapido o altro. Indichi anche quali formati ha prodotto la Sua esportazione.

Esercizio E6.1: Scegliere il metodo di migrazione. Scelga per ogni utente o gruppo il metodo (strumento di migrazione, esportazione, due app di sincronizzazione o rclone), annoti la quantità e chi trasferisce le cartelle condivise e i drive condivisi, e prepari la Sua lista di controllo per dopo il passaggio.

Per saperne di più

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida a Nextcloud 13.1: Preparazione: cosa portare e in quale ordine
• Guida a Nextcloud 13.2: Trasferire Google Drive, Foto, Calendario e Contatti con WebOké Import Tool
• Guida a Nextcloud 13.3: Trasferire Dropbox con Migrazione dati
• Guida a Nextcloud 13.4: Trasferire OneDrive con Migrazione dati
• Guida a Nextcloud 4.8: Nomi di file che causano problemi
• Guida a Nextcloud 16.1: File con caratteri non consentiti: come fare per far ripartire la sincronizzazione su Windows
• Migrare da Google Drive a WebOké Nextcloud
• Migrare da Microsoft OneDrive a WebOké Nextcloud
• Migrare da Dropbox a WebOké Nextcloud
• Google, guida di Takeout (formati di esportazione per Drive); documentazione di rclone (rclone.org, Google Drive e WebDAV)