Spiegare il passaggio ai Suoi colleghi
Modulo 9: Persone e regole · Tempo di lettura: 10 minuti
Obiettivo della lezione: dopo questa lezione sarà in grado di creare un piano di comunicazione e formazione con cui i Suoi colleghi parteciperanno al passaggio, e saprà come gestire le resistenze.
Concetti chiave: racconto del perché, cronoprogramma, "cosa cambia per me?", ambasciatori, formazione per ruolo, foglio promemoria, momento per le domande, domande frequenti, feedback, resistenza, accessibilità
La tecnica è metà del lavoro, le persone l'altra metà
Un passaggio raramente fallisce per motivi tecnici. Fallisce quando i colleghi non sanno perché è necessario, il giorno del cambio non riescono ad accedere, non trovano i propri file o continuano di nascosto a lavorare nel vecchio servizio. A quel punto si hanno due sistemi in parallelo, i file si perdono e cresce il malcontento.
Presso Bakkerij De Korrel lavorano dodici persone: fornai che iniziano alle quattro del mattino, due addetti alle consegne con solo un telefono, un'addetta al negozio che gestisce gli ordini via mail, e Sanne, che si occupa di tutto. Ognuno ha domande diverse. Un buon piano ne tiene conto.
Questa lezione riguarda le persone; le lezioni 9.2 e 9.3 riguardano le regole. Questa è una spiegazione, non una consulenza legale.
Passo 1: il racconto del perché
Le persone cambiano più facilmente se capiscono il perché. Lo spieghi con parole semplici e in poche frasi. Niente termini giuridici, niente allarmismo. Per De Korrel:
"Stiamo per trasferire la nostra posta, il calendario e i file verso un fornitore europeo. Lì i nostri dati e quelli dei nostri clienti sono soggetti alle regole europee, e abbiamo più controllo diretto. Per voi cambia soprattutto dove effettuate l'accesso e come si chiamano alcune app. Aiuteremo tutti durante il passaggio."
Noti cosa non c'è scritto: nessun "il vecchio servizio era scadente". I colleghi ci hanno lavorato volentieri per anni. Chi critica il passato, riceve in cambio sulla difensiva.
Passo 2: cosa cambia per me?
Tutti vogliono prima sapere cosa significa per loro. Prepari un breve riepilogo per ogni gruppo. Un foglio promemoria aiuta: un foglio A4 con "prima" e "ora".
| Prima | Ora | Cosa deve fare |
|---|---|---|
| Posta nell'app del vecchio servizio | Posta nell'app Mail o Outlook, nuove impostazioni | Aggiungere l'account seguendo il manuale, rimuovere il vecchio account solo dopo il cambio |
| Cartelle online | File nel nuovo cloud (ad esempio Nextcloud) | Installare l'app desktop, accedere con l'autenticazione a due fattori |
| Documenti online | Office online nel nuovo cloud (ad esempio Euro-Office) | Aprire i file come al solito; le macro non funzionano (vedere lezione 6.5) |
| Chat con il team | Chat nel nuovo cloud (ad esempio Talk) | Installare l'app sul telefono; la vecchia chat resta leggibile fino a una certa data |
| Calendario dei giri di consegna | Calendario condiviso nel nuovo cloud | Aggiungere il calendario sul telefono (passo per passo sul foglio promemoria) |
Indichi anche cosa non cambia. "Il Suo indirizzo email resta lo stesso" è per molti la rassicurazione più importante.
Passo 3: un cronoprogramma con momenti fissi
Non comunichi una sola volta, ma a momenti fissi. Un esempio coerente con il piano di migrazione della lezione 3.3:
| Quando | Messaggio | Canale |
|---|---|---|
| 4 settimane prima del cambio | Il racconto del perché, la data, cosa ci si aspetta da Lei | Riunione di team e una breve mail |
| 2 settimane prima | Invito alla formazione breve e al foglio promemoria | Mail e un foglio stampato in mensa |
| 1 settimana prima | "Riordini le vecchie cartelle, non inserisca più nulla di nuovo nel vecchio servizio dopo venerdì" | Mail, chat |
| Il giorno prima | "Domani accederà così", con i dati di accesso tramite un canale sicuro | Di persona o per telefono |
| Il giorno del cambio | Qualcuno è disponibile per le domande (momento per le domande) | Sul posto di lavoro |
| 1 settimana dopo | "Cosa non funziona ancora?" | Breve giro di domande o modulo |
| 4 settimane dopo | "Il vecchio servizio chiuderà il [data]" |
Una buona abitudine: non invii mai password e nomi utente nello stesso messaggio. E avvisi tutti che il fornitore non chiede mai una password o un codice. Un passaggio è per i truffatori un'ottima occasione per messaggi falsi ("Il Suo nuovo account: effettui l'accesso qui").
Passo 4: ambasciatori e formazione per ruolo
Cerchi uno o due ambasciatori: colleghi a cui piace la novità, che partecipano per primi alla fase pilota (lezione 3.3) e poi aiutano gli altri. Una domanda a un collega è più semplice da porre rispetto a una domanda al capo.
Formi per ruolo, in modo breve e pratico:
- Tutti (20 minuti): accedere con l'autenticazione a due fattori, trovare i propri file, condividere un file, posta e calendario sul telefono.
- Le persone con molti documenti (30 minuti): modifica collaborativa, ripristino delle versioni, font e formati (lezioni 6.3 e 6.4).
- Amministratori (un'ora o più): creare utenti, licenze, backup, cosa fare quando qualcuno se ne va (lezioni 7.3 e 8.1).
Durante la formazione, lasci che le persone facciano da sole, sul proprio telefono. Chi ha aggiunto una volta il calendario da solo, saprà poi rifarlo.
Pensi all'accessibilità: caratteri grandi sul foglio promemoria, un breve video invece di testo lungo, e aiuto per i colleghi meno esperti di tecnologia o che parlano meno bene la lingua.
Passo 5: prendere sul serio la resistenza
La resistenza è normale e spesso giustificata. Ascolti cosa c'è dietro:
| Cosa sente dire | Cosa c'è spesso dietro | Cosa aiuta |
|---|---|---|
| "Ma funzionava benissimo!" | Abitudine, nessun problema percepito | Il racconto del perché, senza criticare il passato |
| "Non ho tempo per questo" | Carico di lavoro | Formazione breve, in un momento tranquillo, con qualcuno che aiuta |
| "Le mie macro non funzionano più" | Un problema reale | Prenderlo sul serio: risolverlo, oppure concordare un'eccezione (lezione 6.5) |
| "Ho paura di perdere qualcosa" | Insicurezza | Mostrare che tutto è stato copiato, e come recuperare una vecchia versione |
| "Quella roba europea sarà sicuramente peggiore" | Pregiudizio, nessuna esperienza diretta | Farlo vedere; un ambasciatore che lo usa con entusiasmo |
Un problema reale (come una macro che genera la lista degli ordini) non è resistenza ma informazione. Lo risolva prima di proseguire.
Passo 6: feedback e chiusura
Tenga un elenco delle domande che tornano spesso e ne faccia un breve elenco di domande frequenti. Chieda dopo una settimana e dopo un mese cosa ancora non funziona bene. Festeggi anche il successo: un passaggio è un risultato dell'intero team.
Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore
La maggior parte dei fornitori dispone di un manuale che può usare per il Suo foglio promemoria. Presso WebOké, ad esempio, il manuale di Nextcloud include un articolo "Avvio rapido: le cinque cose da fare il primo giorno", e il manuale di Euro-Office un articolo su cosa cambia per gli utenti nel passaggio dal vecchio Nextcloud Office. Presso altri fornitori cerchi una pagina "per iniziare" o "quick start". Vi faccia riferimento con un link, invece di scrivere tutto da solo.
Riepilogo
- Un passaggio riesce o fallisce in base alle persone: spieghi perché, cosa cambia per loro e cosa no.
- Prepari un foglio promemoria "prima e ora" e un cronoprogramma con momenti fissi di comunicazione.
- Lavori con ambasciatori e formazioni brevi per ruolo, in cui le persone fanno da sole.
- Prenda sul serio la resistenza; un problema reale è informazione, non opposizione.
- Avvisi dei messaggi falsi durante il passaggio e non invii mai le password insieme al nome utente.
Quiz
Esercizio
Esercizio E9.1: Il Suo piano di comunicazione. Crei per la Sua organizzazione un racconto del perché di massimo cinque frasi, un foglio promemoria con almeno cinque righe "prima e ora", un cronoprogramma con almeno cinque momenti di comunicazione, e designi uno o due ambasciatori.
Esercizio E9.1: Il Suo piano di comunicazione
Scriva la storia del perché, prepari il promemoria e la cronologia, e nomini gli ambasciatori.
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Per approfondire
I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.