Un piano di migrazione: ordine, rischi e piano di ripristino
Modulo 3: Fare l'inventario e pianificare · Tempo di lettura: 12 minuti
Obiettivo formativo: Dopo questa lezione sarà in grado di redigere un piano di migrazione con fasi nell'ordine corretto, una lista dei rischi, un momento di go/no-go e un piano di ripristino.
Concetti chiave: piano di migrazione, fase, pilota, big bang, passaggio graduale, dipendenza, TTL, momento di congelamento, periodo di transizione, lista dei rischi (probabilità e impatto), go/no-go, piano di ripristino (rollback), disdetta
Perché un piano?
Con il Suo inventario (lezione 3.1) e i Suoi numeri (lezione 3.2) sa cosa deve succedere. Un piano di migrazione indica in quale ordine, quando, da chi, e cosa fare se qualcosa va storto. Previene i due errori classici: fare le cose nell'ordine sbagliato (modificare l'MX prima che le nuove caselle di posta esistano) e disdire il vecchio servizio troppo presto.
Big bang o graduale?
Esistono due percorsi principali.
| Percorso | Cos'è | Adatto a | Rischio |
|---|---|---|---|
| Big bang | Tutto passa in un unico momento, ad esempio in un weekend | Piccole organizzazioni con poche integrazioni | Se qualcosa va storto, va storto ovunque contemporaneamente |
| Graduale | Per componente o per gruppo di persone, distribuito su più settimane | Organizzazioni più grandi o con molte integrazioni | Per un certo periodo due sistemi affiancati; le persone si confondono |
Per la maggior parte delle piccole organizzazioni un passaggio graduale per componente funziona bene: prima i file, poi agenda e contatti, poi la posta, poi il resto. La posta come un unico blocco per tutti contemporaneamente, perché il dominio può puntare a un solo posto alla volta.
Inizi sempre con un pilota: una o due persone che già lavorano completamente nel nuovo servizio, per una o due settimane. Loro individuano i problemi, e Lei adatta il piano prima che segua il resto.
Le fasi
Una migrazione ha cinque fasi.
1. Preparazione
- Inventario e numeri completati (lezione 3.1 e 3.2).
- Nuovo servizio scelto, contratto e accordo sul trattamento dei dati firmati (lezione 2.4, 9.2).
- Esportazione o backup di tutto dal vecchio servizio, prima di cambiare qualsiasi cosa. Questa è la Sua rete di sicurezza.
- Riordino di ciò che può essere eliminato.
- Utenti e amministratori creati nel nuovo servizio, autenticazione a due fattori attivata (lezione 7.3).
- Il TTL dei Suoi record MX abbassato, ad esempio a 300 secondi. Lo faccia almeno un vecchio TTL prima del cambio. Se il TTL era impostato a 86400 secondi (un giorno), lo abbassi almeno un giorno prima (corso DNS lezione 6.1 e 6.3).
2. Pilota
- Una o due persone passano al nuovo servizio.
- Testa i documenti più complessi, le app per telefono, le integrazioni.
- Scrive il promemoria e la spiegazione per il resto (lezione 9.1).
3. Trasferimento
- Copia dei file; riorganizzazione di cartelle e condivisioni (lezione 6.1, 6.2).
- Esportazione e importazione di agende e contatti (lezione 5.2, 5.3).
- Prima copia delle caselle di posta, mentre la vecchia casella continua a ricevere normalmente la posta (lezione 4.2).
- Conversione delle integrazioni: sito web, scanner, cassa, software.
4. Transizione
- Al momento concordato: modifica dei record MX, aggiornamento di SPF, DKIM e DMARC (lezione 4.3).
- Poco dopo, e nuovamente un giorno dopo: copiare di nuovo le caselle di posta, in modo che la posta arrivata nel frattempo al vecchio servizio venga comunque recuperata (lezione 4.4).
- Conversione dei dispositivi di tutti; disattivazione delle vecchie app di sincronizzazione (lezione 7.2).
- Un momento di congelamento per i file: da quel momento nessuno lavora più nella vecchia memoria.
5. Conclusione
- Verifica: conteggio di cartelle, file, appuntamenti, contatti e posta.
- Lasciare entrambi i sistemi attivi affiancati per qualche settimana, con il vecchio in sola lettura se possibile.
- Solo dopo disdire il vecchio servizio, e chiedere conferma che i Suoi dati vengano cancellati (lezione 9.3).
- Aggiornare il registro delle attività di trattamento e l'informativa sulla privacy (lezione 9.3).
Le dipendenze che non deve invertire
Alcuni passaggi devono realmente avvenire in sequenza. Queste sono le regole rigide:
- L'esportazione o il backup del vecchio servizio avviene prima di qualsiasi modifica.
- Il pilota avviene prima del lancio per tutti.
- Le caselle di posta nel nuovo servizio esistono prima che Lei modifichi l'MX. Altrimenti il nuovo server rifiuta la posta.
- Il TTL è stato abbassato almeno un vecchio TTL prima del cambio MX.
- La prima copia della posta è stata effettuata prima del cambio MX; la seconda copia dopo il cambio MX.
- Le agende sono state importate prima che Lei colleghi i telefoni. Altrimenti il telefono si sincronizza a metà di un'importazione e otterrà dei duplicati.
- Il vecchio servizio viene disdetto per ultimo, dopo la verifica.
L'esercizio A3.3 Le fa creare personalmente questo ordine e lo verifica.
Rischi: probabilità per impatto
Una lista dei rischi elenca cosa può andare storto, quanto è probabile e quanto è grave. Assegni un punteggio a probabilità e impatto ad esempio da 1 a 3 e moltiplichi. Tutto ciò che ha un punteggio di 6 o 9 riceve una misura.
| Rischio | Probabilità | Impatto | Punteggio | Misura |
|---|---|---|---|---|
| La posta non arriva durante il cambio | 2 | 3 | 6 | TTL abbassato in anticipo, cambio fuori dalle ore di punta, seconda sincronizzazione |
| I documenti con macro non funzionano | 3 | 2 | 6 | Set di test nel pilota (lezione 6.5), Excel fatto girare temporaneamente in parallelo |
| I colleghi continuano a lavorare nella vecchia memoria | 3 | 2 | 6 | Momento di congelamento, vecchia memoria in sola lettura, spiegazione |
| Il telefono mostra tutto doppio | 2 | 1 | 2 | Prima importare, poi collegare; vecchio account disattivato |
| La cassa non funziona più dopo la chiusura degli account | 2 | 3 | 6 | Login proprio prima della chiusura (lezione 2.3) |
| Il contratto del vecchio servizio si rinnova automaticamente | 2 | 2 | 4 | Data di disdetta in agenda |
Go/no-go e piano di ripristino
Concordi in anticipo chi decide al momento del cambio MX, e sulla base di cosa. Un momento di go/no-go con una breve checklist: tutte le caselle di posta create e testate, prima copia pronta, TTL basso, pilota senza grossi problemi, colleghi informati. Se anche solo uno di questi punti non è verde: non proceda, e scelga una nuova data. Può sembrare un fallimento, ma è esattamente la ragione per cui esiste questo momento.
Un piano di ripristino (rollback) descrive come tornare indietro se dopo il cambio qualcosa va comunque storto. Per la posta questo è relativamente semplice finché il vecchio servizio esiste ancora: riporti i record MX ai vecchi valori (che ha annotato in anticipo, oppure ha fatto un backup del DNS), e copi indietro la posta arrivata nel frattempo al nuovo servizio. Questo è possibile solo se non ha ancora disdetto il vecchio servizio. Per questo disdice per ultimo.
Pianificazione nel tempo
Un esempio per il panificio, con dodici persone:
| Settimana | Cosa |
|---|---|
| 1 | Inventario, numeri, scelta, contratto; esportazione vecchio servizio |
| 2 | Creazione utenti, 2FA, pilota con due persone; TTL abbassato a fine settimana |
| 3 | Trasferimento di file e agende; prima copia della posta; conversione delle integrazioni |
| 4 | Lunedì mattina presto: cambio MX; stesso giorno e martedì seconda copia; conversione dei dispositivi |
| 5 | Verifica, ore di domande |
| Da 6 a 8 | Entrambi affiancati; poi disdetta del vecchio servizio, aggiornamento del registro |
Scelga il momento del cambio con consapevolezza. Non appena prima di un periodo intenso (per un panificio non la settimana prima delle festività), non quando l'amministratore va in ferie, e con tempo per risolvere i problemi il giorno dopo.
Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore
La guida di WebOké Nextcloud indica un ordine fisso: prima creare gli utenti e rendere sicuro l'account, poi i file, poi agende e contatti, poi solo dopo le app, e disdire il vecchio servizio solo quando tutto è a posto. Per la posta lo Strumento di migrazione e-mail funziona con una prima copia prima e una seconda copia dopo il cambio MX. Altri fornitori europei consigliano praticamente lo stesso ordine, perché deriva da come funzionano la posta e la sincronizzazione.
Riepilogo
- Un piano di migrazione stabilisce ordine, tempi, responsabili e ripristino.
- Graduale per componente, con un pilota in anticipo, funziona per la maggior parte delle piccole organizzazioni; la posta passa per tutti contemporaneamente.
- Ordine rigido: prima l'esportazione, pilota prima del lancio, caselle di posta e TTL basso prima del cambio MX, seconda copia dopo, importare prima di collegare, disdire per ultimo.
- Una lista dei rischi con probabilità e impatto mostra dove servono misure.
- Un momento di go/no-go e un piano di ripristino rendono sicuro dire anche "non ancora".
Quiz
Esercizio
Esercizio A3.3: Metta i passaggi nell'ordine corretto. Riceve diciotto passaggi di una migrazione mescolati. Li metta in un ordine che funzioni. Il programma verifica le regole rigide di questa lezione e Le dice esattamente quale regola sta violando.
Esercizio E3.3: Il Suo piano di migrazione. Usando il modello, crei un piano di migrazione per la Sua organizzazione: fasi con date, responsabili, una lista dei rischi con almeno cinque rischi, una checklist go/no-go e un piano di ripristino.
Esercizio E3.3: Il Suo piano di migrazione
Compili il modello sulla base del Suo inventario (A3.1/E3.1) e dei Suoi numeri (E3.2), e lo faccia leggere a un collega.
Le Sue spunte e note restano solo in questo browser; non le inviamo da nessuna parte. Se ha effettuato l'accesso, conserviamo in I miei corsi solo il fatto che ha svolto l'esercizio.
Per saperne di più
I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori funziona in modo analogo.
- Guida a Nextcloud 13.1: Preparazione: cosa portare e in quale ordine
- Guida a Nextcloud 13.6: Da Microsoft 365 a WebOké: file, documenti, e-mail e calendario
- Trasferire insieme dominio, sito web e posta elettronica senza interruzioni: il piano in più fasi
- Guida DirectAdmin 10.1: Migrare la Sua e-mail: le possibilità
- Guida WebOké 5.7: Ripristinare il DNS e creare un backup del DNS
- Corso gratuito DNS 6.1: TTL e cache
- Corso gratuito DNS 6.3: Il DNS durante un trasferimento