Formati Office: OOXML, ODF e PDF

Modulo 6: File e documenti · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà spiegare cosa sono in realtà docx, odt e pdf, perché un documento può apparire diverso dopo un passaggio, e sceglierà il formato giusto per collaborare, scambiare e archiviare.

Concetti chiave: formato di file, standard aperto, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), vecchi formati binari (doc, xls, ppt), pdf e PDF/A (ISO 19005), csv, carattere tipografico, carattere metricamente equivalente, conversione

Un documento è un accordo

Un file è una sequenza di byte. Solo grazie a un formato di file un programma sa cosa significano quei byte: questo è un titolo, questo è in grassetto, questa è una tabella con tre colonne. Se quel formato è descritto pubblicamente e chiunque può usarlo senza autorizzazione o licenza, si parla di standard aperto (lezione 2.2). In questo caso programmi diversi possono leggere e scrivere lo stesso file e Lei non dipende da un unico produttore.

Per i documenti d'ufficio esistono due grandi standard aperti e un formato per fissare il contenuto in modo definitivo.

OOXML: docx, xlsx e pptx

Dalla versione Office 2007, Microsoft Office salva i documenti per impostazione predefinita come Office Open XML, in breve OOXML. Conosce già le estensioni: docx, xlsx e pptx. Lo standard è stato definito come ECMA-376 e come norma internazionale ISO/IEC 29500.

Un docx è in realtà un file zip con una struttura fissa. Rinomini una copia di offerte.docx in offerte.zip ed estragga il contenuto. Vedrà, tra l'altro:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Due cose da sapere. Primo, ISO/IEC 29500 prevede una variante rigorosa (Strict) e una più ampia (Transitional) in cui rientrano anche vecchie peculiarità di Word; Office scrive per impostazione predefinita la variante Transitional. Secondo, un docx può contenere elementi comprensibili solo a Microsoft Office, come macro in VBA (nei file docm e xlsm), pulsanti ActiveX o componenti aggiuntivi. Il formato è aperto, ma non tutto ciò che può contenere funziona ovunque. Ne parleremo nella lezione 6.5.

ODF: odt, ods e odp

L'OpenDocument Format (ODF) è stato sviluppato presso l'organizzazione di standardizzazione OASIS ed è stato definito come ISO/IEC 26300. Le estensioni sono odt (testo), ods (foglio di calcolo) e odp (presentazione). Anche un odt è un file zip. Il primo elemento si chiama mimetype e contiene letteralmente il tipo di documento, ad esempio application/vnd.oasis.opendocument.text. Il contenuto si trova in content.xml, gli stili in styles.xml.

ODF è il formato nativo di LibreOffice e delle suite costruite su di esso, come Collabora Online. Molte pubbliche amministrazioni in Europa indicano ODF come formato preferito per lo scambio e l'archiviazione. Nei Paesi Bassi, ODF figura nell'elenco "applicare o motivare" del Forum Standaardisatie, l'organismo olandese per gli standard digitali, insieme a pdf e PDF/A.

Quale formato scegliere?

Entrambi sono standard aperti. La differenza pratica riguarda chi sono le persone con cui collabora e quale programma usa.

La regola più importante: scelga un formato principale per ciascun tipo e lo mantenga. Ogni volta che un file viene convertito avanti e indietro (docx in odt in docx), qualcosa può spostarsi.

Vecchi formati: doc, xls e ppt

I file precedenti al 2007 (doc, xls, ppt) sono formati binari: non uno zip con XML, ma una struttura di file proprietaria di Microsoft. Le suite office moderne li aprono ancora, ma non sempre senza errori, e possono contenere macro senza che l'estensione lo riveli. Consiglio in caso di passaggio: converta i vecchi file che usa ancora in docx, xlsx o pptx (oppure ODF) e conservi l'originale come archivio.

Pdf e PDF/A

Un pdf serve a fissare l'aspetto di qualcosa, identico su ogni dispositivo. La modifica è possibile, ma non è lo scopo. PDF/A (ISO 19005) è una variante più rigorosa per l'archiviazione: tutti i caratteri tipografici sono inclusi nel file, non sono ammessi riferimenti esterni o script, così che il file resti leggibile da solo per molti anni. Scelga PDF/A per tutto ciò che deve conservare a lungo, come i bilanci annuali.

Perché un documento può apparire diverso

Dopo un passaggio i colleghi dicono subito: "ha un aspetto diverso". La causa è quasi sempre il carattere tipografico. Un documento indica il proprio carattere (ad esempio Calibri), ma il carattere stesso di solito non è incluso nel file. Il programma che visualizza il documento deve possedere quel carattere. Se non lo ha, ne usa uno sostitutivo, che ha larghezze delle lettere diverse. Una riga scorre in modo diverso, una tabella si allarga, una pagina trasla.

Per i caratteri Microsoft più noti esistono sostituti open source metricamente equivalenti: ogni lettera ha esattamente la stessa larghezza, solo la forma cambia leggermente. In questo caso il testo scorre allo stesso modo.

Caratteri come Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic o un carattere tipografico aziendale personalizzato non hanno un sostituto di questo tipo. In tal caso un pacchetto office online deve sostituirli con qualcosa che vi assomigli, e il testo può quindi scorrere in modo diverso. Presso la Bakkerij De Korrel questo è successo con il carattere della carta intestata aziendale. La soluzione: far installare il carattere presso il fornitore (se la licenza lo consente) oppure scegliere nel modello un carattere libero.

Altri elementi che possono spostarsi con un cambio di formato: intestazioni e piè di pagina con campi, indici (da aggiornare di nuovo), commenti e revisioni tracciate, oggetti incorporati e, nei fogli di calcolo, formattazione condizionale e grafici.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

In Euro-Office all'interno di un Nextcloud WebOké apre docx, xlsx e pptx senza conversione, e anche odt, ods, odp, rtf, txt, csv e i vecchi formati doc, xls e ppt. Con File, Scarica come sceglie tra l'altro DOCX, ODT, PDF o PDF/A; con Salva copia come la copia finisce nel Suo Nextcloud. Per i cinque caratteri della tabella, i sostituti metricamente equivalenti sono presenti sul server. Altre suite office online hanno menu simili; quali caratteri conoscano varia a seconda del fornitore. Lo chieda in anticipo se usa un carattere tipografico aziendale personalizzato.

Riepilogo

• docx, xlsx e pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) e odt, ods e odp (ODF, ISO/IEC 26300) sono entrambi standard aperti ed entrambi file zip con XML.
• Scelga il formato che il Suo pacchetto office usa internamente e che i Suoi collaboratori conoscono, e lo mantenga.
• I vecchi file binari (doc, xls, ppt) li converta; l'originale lo conservi.
• Pdf per fissare, PDF/A per conservare a lungo.
• Gli spostamenti derivano quasi sempre dai caratteri tipografici; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman e Courier New hanno sostituti metricamente equivalenti.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.3: Formato e caratteri del Suo documento. Carichi un documento che usa spesso (ad esempio il Suo modello di lettera). Il programma Le indicherà quale sia realmente il formato, quali caratteri tipografici contiene e se per ciascun carattere esiste un sostituto metricamente equivalente.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Manuale di Euro-Office 1.4: Quali browser e formati di file funzionano con Euro-Office?
• Manuale di Euro-Office 2.5: Scaricare come docx, xlsx, pptx, odt o pdf
• Manuale di Euro-Office 12.3: I caratteri appaiono diversi
• ISO/IEC 29500 ed ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 e OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, elenco degli standard aperti (ODF, PDF/A), l'organismo olandese per gli standard digitali