Mappare i Suoi servizi attuali
Modulo 3: Fare l'inventario e pianificare · Tempo di lettura: 11 minuti
Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di creare un inventario completo dei Suoi servizi cloud attuali, comprese le integrazioni e l'uso che non vede direttamente.
Concetti chiave: inventario, componente, servizio attuale, obiettivo, proprietario, priorità, shadow IT, integrazione, autenticazione unica (SSO), casella di posta condivisa, alias, lista di distribuzione, record di verifica
Perché fare prima un inventario?
Un passaggio raramente fallisce sul lavoro grande. Copiare la posta e trasferire i file di solito riesce. Fallisce su ciò che nessuno aveva annotato: il modulo di contatto del sito web che all'improvviso non invia più posta, lo scanner che scansiona verso una casella di posta chiusa, il collega che teneva il suo elenco clienti in un Dropbox privato.
Un inventario è un elenco di tutto ciò che fa attualmente nel cloud: quale servizio, quali dati, chi è il proprietario, cosa ne sarà fatto in seguito e quanto è importante. Richiede qualche ora e Le fa risparmiare giorni.
La Bakkerij De Korrel ha iniziato con otto caselle. Dopo un giro tra i colleghi erano diventate tredici.
Gli otto componenti
Inizi con questi otto. Ritornano tutti nel resto del corso.
| Componente | Cosa annotare | Dove trovarlo |
|---|---|---|
| Domini, caselle di posta, alias, caselle di posta condivise, liste di distribuzione (indirizzi di gruppo), inoltri, dimensione totale | Portale di gestione del Suo servizio di posta, DNS (record MX) | |
| Calendario | Calendari personali, calendari condivisi, calendari di sale e dispositivi, abbonamenti a calendari esterni | Impostazioni del calendario, portale di gestione |
| Contatti | Rubriche personali, rubriche condivise, l'elenco dell'organizzazione | App Contatti, portale di gestione |
| File | Spazio di archiviazione personale per persona, cartelle condivise o drive condivisi, condivisioni esterne, dimensione totale | Panoramica dello spazio di archiviazione nel portale di gestione (lezione 3.2) |
| Documenti | Quale pacchetto office, quali file con macro, modelli, moduli, formati propri (documenti Google) | Deposita file, conversazioni con i colleghi |
| Chat e riunioni | Servizio di chat, canali, servizio di videoconferenza, chi si riunisce con persone esterne | Panoramica delle licenze, colleghi |
| Password | Dove si trovano ora le password: gestore di password, browser, foglietti, un foglio di calcolo | Colleghi, impostazioni del browser |
| Backup | Cosa viene attualmente sottoposto a backup, da chi, verso dove, e se il ripristino è mai stato testato | Amministratore, servizio di backup |
Ciò che non vede subito: le integrazioni
Questa è la parte più importante dell'inventario. Un'integrazione è tutto ciò che si trova al di fuori del Suo servizio cloud ma che ne dipende. Le cerchi in questi punti:
- Autenticazione unica (SSO). App in cui accede con il Suo account Google o Microsoft. Nelle impostazioni di sicurezza di ogni account è presente un elenco delle app con accesso. Lo controlli presso alcuni colleghi, non solo per Lei stesso.
- Il Suo sito web. I moduli di contatto e i negozi online inviano posta. Tramite quale server? Con quale indirizzo?
- Dispositivi. Scanner e stampanti multifunzione che scansionano verso la posta o verso una cartella. Casse, sistemi di allarme o altri dispositivi che inviano posta.
- Altri software. Contabilità, CRM, pianificazione, servizio di newsletter. Inviano posta a nome del Suo dominio? Prelevano file dal Suo spazio di archiviazione?
- Il DNS del Suo dominio. Lì vede chi può inviare posta a nome del Suo dominio (SPF), quali servizi hanno impostato un record di verifica (record TXT come
google-site-verification=oMS=) e se ci sono record DKIM di altri servizi. L'esercizio A2.1 del modulo precedente ha già indagato questo aspetto per Lei. - Telefoni e computer portatili. Quali app si sincronizzano con il vecchio servizio? Tutte dovranno essere riconfigurate in seguito (lezione 7.2).
Shadow IT: ciò che i colleghi organizzano da soli
Lo shadow IT è software o spazio di archiviazione che i colleghi usano da soli senza che l'organizzazione lo abbia predisposto: un Dropbox gratuito, un gruppo WhatsApp con clienti, un Gmail privato per la newsletter, un pianificatore online. Di solito non c'è cattiva intenzione: qualcuno ha risolto un problema.
Per il passaggio, lo shadow IT è importante per due motivi. Spesso contiene dati dell'organizzazione che devono essere trasferiti. E se non lo chiede, continuerà semplicemente a esistere dopo il passaggio, al di fuori della Sua nuova configurazione europea.
Lo chieda quindi in un modo che permetta alle persone di rispondere onestamente. Non "chi usa servizi non autorizzati?", ma: "Stiamo passando a un nuovo sistema e non vogliamo che nessuno perda qualcosa. Quali programmi, siti e app usi per il Tuo lavoro, anche se Li hai organizzati da solo?" Un breve elenco di esempi aiuta le persone a ricordare.
Per ogni riga: cinque campi
Annoti cinque cose per ogni riga del Suo inventario:
- Servizio attuale: ad esempio "Gmail tramite Google Workspace".
- Dimensione: il più concreta possibile, ad esempio "12 caselle di posta, in totale 38 GB" oppure "3 calendari condivisi".
- Proprietario: chi decide su questo e sa come funziona? Deve essere una persona con un nome, non "tutti".
- Obiettivo: cosa succederà in seguito? Trasferire a un nuovo servizio, eliminare, archiviare o lasciare invariato per ora.
- Priorità: alta (senza questo l'organizzazione non può funzionare), media o bassa.
Esempio di alcune righe della panetteria:
| Componente | Servizio attuale | Dimensione | Proprietario | Obiettivo | Priorità |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 caselle di posta, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (ufficio) | Trasferire a un servizio di posta europeo | alta | |
| File | Google Drive, 1 drive condiviso "Recepten" | 64 GB, 4 condivisioni esterne | Sanne | Trasferire alla cartella del team | alta |
| Integrazione | Modulo d'ordine del sito web | invia a bestellingen@ | sviluppatore web | Adattare l'impostazione SMTP | alta |
| Integrazione | Sistema di cassa, accesso con Google | 5 account | Mo (filiale) | Creare un login proprio | alta |
| Integrazione | Scanner ufficio | scansiona verso scan@ | Sanne | Nuovi dati SMTP | media |
| Shadow IT | Dropbox del panettiere (privato) | ricette, 2 GB | Jeroen | Trasferire alla cartella del team, poi disdire | media |
Insidie
- Guardare solo il proprio account. Un amministratore non vede automaticamente quali app un utente comune ha collegato al proprio account. Lo verifichi su più persone.
- Dimenticare le caselle di posta condivise.
info@,facturen@ebestellingen@spesso non sono una casella di posta propria ma un alias, una casella di posta condivisa o un gruppo. Al momento del passaggio, ciascuna deve essere ricreata nel modo corretto (lezione 4.4). - Contare le licenze invece dell'uso. Dodici licenze non significano che ci sono dodici persone attive. Guardi l'ultimo accesso.
- Nessun proprietario. Una riga senza proprietario non viene presa in carico.
- Non aggiornare l'inventario. Ciò che scopre durante la migrazione, lo inserisca comunque.
Nella pratica: così si presenta presso un fornitore
In un passaggio verso un Nextcloud WebOké e un pacchetto di posta WebOké, l'inventario diventa subito la Sua lista di compiti: per ogni componente, la guida indica quale strumento utilizzare (ad esempio l'Importa per Google, la migrazione dati per OneDrive, lo Strumento di migrazione e-mail per la posta) e in quale ordine. Presso altri fornitori europei lo strumento si chiama diversamente, ma l'inventario è esattamente lo stesso: riguarda la Sua organizzazione, non il fornitore.
Riepilogo
- Un inventario evita di dimenticare, durante il passaggio, cose che nessuno aveva annotato.
- Inizi con otto componenti: email, calendario, contatti, file, documenti, chat e riunioni, password, backup.
- Cerchi le integrazioni: autenticazione unica, sito web, dispositivi, altri software, record DNS, telefoni.
- Chieda ai colleghi informazioni sullo shadow IT in un modo che permetta risposte oneste.
- Ogni riga riceve servizio attuale, dimensione, proprietario, obiettivo e priorità.
Quiz
Esercizio
Esercizio A3.1: Il Suo inventario è completo? Compili il modulo di inventario per la Sua organizzazione (o per il Suo uso privato). Il programma verifica che siano presenti tutti e otto i componenti, che abbia trovato almeno tre integrazioni, e che ogni riga abbia servizio attuale, dimensione, proprietario, obiettivo e priorità.
Esercizio E3.1: Il giro tra i colleghi. Chieda ad almeno tre persone (o, se lavora da solo, passi in rassegna i Suoi dispositivi) quali programmi, siti e app usano per il loro lavoro. Annoti ciò che non aveva ancora nel Suo elenco e cosa ne impara.
Esercizio E3.1: Il giro tra i colleghi
Chieda ad almeno tre colleghi (oppure esamini i Suoi stessi dispositivi e browser): "Stiamo passando a un nuovo servizio e non vogliamo che nessuno perda qualcosa. Quali programmi, siti e app usa per il Suo lavoro, anche se li ha organizzati Lei stesso?" Il modello per A3.1 si trova in quell'esercizio.
Le Sue spunte e note restano solo in questo browser; non le inviamo da nessuna parte. Se ha effettuato l'accesso, conserviamo in I miei corsi solo il fatto che ha svolto l'esercizio.
Per approfondire
I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori funziona in modo analogo.