Modulo 5 · 5.3

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Importare e sincronizzare su tutti i Suoi dispositivi

Modulo 5: Agenda e contatti · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di importare calendari e contatti senza duplicati, farli sincronizzare su iPhone, Android, Mac, Windows e in Outlook, e disattivare correttamente la vecchia sincronizzazione.

Concetti chiave: importazione, calendario o rubrica vuoti, duplicati, unione, abbonamento (sola lettura), account iOS (CalDAV e CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, calendario predefinito, disattivazione della vecchia sincronizzazione

L'ordine che evita i duplicati

Il problema più frequente dopo un passaggio non è che manchi qualcosa, ma che tutto risulti duplicato. Questo dipende quasi sempre dall'ordine seguito. Rispetti questa sequenza:

Importi prima, nell'ambiente web del Suo nuovo servizio.
Verifichi che i numeri corrispondano (lezione 5.2).
Solo dopo configuri i dispositivi.
Disattivi la vecchia sincronizzazione su ogni dispositivo non appena la nuova funziona.

Se invertisse quest'ordine, accadrebbe questo: il Suo telefono ha ancora tutti i contatti di Google, Lei aggiunge il nuovo account CardDAV, il telefono carica "i suoi" contatti nella nuova rubrica, e dopo importa anche il file vcf. A quel punto ogni contatto compare due o tre volte.

Importare in un calendario o una rubrica vuoti

Importi un file una sola volta, preferibilmente in un calendario o in una rubrica nuovi e vuoti. Li chiami in modo riconoscibile, ad esempio "Lavoro (da Google)". Se qualcosa va storto, elimina quel calendario o quella rubrica e ricomincia, senza toccare gli altri dati.

Se non è sicuro che un'importazione sia andata a buon fine, controlli prima l'elenco prima di riprovare. Una seconda importazione dello stesso file crea duplicati nella maggior parte dei servizi; solo se gli appuntamenti hanno lo stesso UID e finiscono nello stesso calendario, il server li riconosce come uguali.

Per la panetteria questo significa: ognuno importa il proprio calendario in un calendario personale "Personale", e l'amministratore configura una sola volta il calendario condiviso "Programma consegne" e lo condivide con il team.

Ci sono comunque dei duplicati?

Qualche caso isolato: li unisca a coppie nella rubrica.
Tutto duplicato: crei una rubrica nuova e vuota, importi il file originale una sola volta ed elimini la rubrica duplicata.
Con un Mac o un iPhone: l'app Contatti può individuare da sola i duplicati e proporre di unirli; il risultato torna al server tramite CardDAV.

Scarichi sempre prima una copia della rubrica (vcf) prima di procedere con la pulizia.

Abbonarsi invece di importare

Non ogni calendario va trasferito. Le vacanze scolastiche, le partite della società sportiva o le festività sono calendari di terzi che Lei desidera solo visualizzare. A questi si abbona tramite un link (un indirizzo ics). Un abbonamento è di sola lettura e si aggiorna automaticamente. Se importasse un calendario di questo tipo, otterrebbe invece una copia che non viene più aggiornata.

Vale anche il contrario: se desidera mostrare un calendario del Suo nuovo servizio in un programma che non supporta CalDAV, come Outlook sul web, crei un link di abbonamento. Attenzione: chiunque disponga di quel link può vedere il calendario. Lo utilizzi solo per un calendario privo di dati privati.

Configurazione per dispositivo

Per ogni dispositivo Le servono l'indirizzo del server, il Suo nome utente e una password per app (lezione 5.1). Crei una password per app distinta per ogni dispositivo.

Dispositivo o programma	Come	Attenzione
iPhone e iPad	Impostazioni, Calendario (o Applicazioni, Calendario), Account, Altro: account CalDAV; e in Contatti un account CardDAV	due account: uno per il calendario, uno per i contatti; scelga poi il nuovo calendario come calendario predefinito
Android	l'app DAVx5 (su Google Play e F-Droid); questa inserisce calendari e contatti nelle normali app del Suo telefono	escluda DAVx5 dall'ottimizzazione della batteria, altrimenti la sincronizzazione si interrompe
Mac	Impostazioni di Sistema, Account Internet, Altro account: CalDAV e CardDAV
Thunderbird	Calendario: nuovo calendario sulla rete; Rubrica: rubrica CardDAV	Thunderbird spesso trova i calendari automaticamente tramite l'indirizzo del server
Outlook classico per Windows	il componente aggiuntivo gratuito CalDav Synchronizer, verso una nuova cartella calendario vuota	non funziona nel nuovo Outlook, in Outlook sul web o in Outlook per Mac; lì è possibile solo un link di abbonamento (sola lettura)

Il calendario predefinito

Un errore frequente: il nuovo calendario è configurato, ma i nuovi appuntamenti creati sul telefono finiscono in iCloud, in "Sul mio iPhone" o nel vecchio calendario Google. Questo dipende dal calendario predefinito del Suo telefono. Lo imposti sul calendario del Suo nuovo servizio. Lo stesso vale per l'account predefinito per i nuovi contatti.

Disattivare la vecchia sincronizzazione

Quando la nuova sincronizzazione funziona su un dispositivo, disattivi quella vecchia:

iPhone: in Impostazioni, Calendario, Account, apra l'account Google o Exchange e disattivi Calendari e Contatti (oppure elimini l'account se non serve più per la posta).
Android: nelle impostazioni dell'account disattivi la sincronizzazione di calendario e contatti dell'account Google. Attenzione: l'account Google stesso Le serve spesso su Android per il Play Store. Disattivi solo la sincronizzazione di calendario e contatti.
Outlook: elimini l'account Microsoft 365 solo quando anche la posta è stata trasferita (modulo 4).

Esegua questa operazione per ogni dispositivo e la spunti sulla Sua lista. Con dodici collaboratori, ciascuno con un telefono e un laptop, sono 24 dispositivi.

Reimpostare condivisione e collaborazione

I calendari condivisi non si trasferiscono automaticamente. Li reimposti dopo l'importazione:

condivida i calendari comuni con i colleghi o il gruppo giusti, con diritti di modifica o di sola lettura;
renda pubblici in modo separato e consapevole i calendari che devono essere visibili all'esterno dell'organizzazione (un calendario di orari di apertura o appuntamenti);
concordi chi invia gli inviti per gli appuntamenti comuni, in modo da evitare due organizzatori.

Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore

In un Nextcloud di WebOké si importa un calendario nell'app Calendario, in basso a sinistra in Impostazioni Calendario, con Importa calendario: si sceglie il file ics e il calendario in cui devono finire gli appuntamenti. I contatti si importano nell'app Contatti, in Impostazioni Contatti. Sull'iPhone si aggiunge un account CalDAV e uno CardDAV; se l'iPhone dice di non riuscire a verificare l'account, si inserisca l'indirizzo completo indicato in Impostazioni Calendario alla voce Indirizzo del server per iOS e macOS. Su Android si effettua l'accesso in DAVx5 tramite la schermata di login del Suo Nextcloud, dopodiché DAVx5 crea da solo una password per app. Per Outlook classico si usa CalDav Synchronizer. Altri servizi CalDAV funzionano in modo analogo sugli stessi dispositivi; cambia solo l'indirizzo del server.

Riepilogo

Prima importare e verificare, poi configurare i dispositivi, infine disattivare la vecchia sincronizzazione: così si evitano i duplicati.
Importi ogni file una sola volta, in un calendario o una rubrica nuovi e vuoti.
Si abboni ai calendari altrui invece di importarli.
iPhone e Mac gestiscono CalDAV e CardDAV autonomamente; Android richiede DAVx5; Outlook classico richiede il componente aggiuntivo CalDav Synchronizer.
Imposti il calendario predefinito sul Suo nuovo servizio e reimposti i calendari condivisi.

Quiz

Esercizio

Esercizio E5.3: Un dispositivo completo. Scelga il Suo telefono. Importi (o verifichi) il Suo calendario e i Suoi contatti nel nuovo servizio, colleghi il telefono con una password per app dedicata, imposti correttamente il calendario predefinito e disattivi la vecchia sincronizzazione. Crei poi un appuntamento di prova sul telefono e verifichi se compare nel calendario web. Compili la lista di controllo.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

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