Copiare le caselle di posta con IMAP

Modulo 4: Trasferire la posta elettronica · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di copiare una casella di posta da Google o Microsoft verso una casella di posta europea, saprà perché Le serve OAuth o una password per le app, e saprà stimare quanto tempo richiede e cosa non viene trasferito.

Concetti chiave: migrazione IMAP, copia (non spostamento), imapsync, OAuth 2.0, autenticazione di base, password per le app, etichette Gmail, sincronizzazione ripetuta (delta), mbox, file pst

Copiare, non spostare

Un trasloco di posta con IMAP funziona come un traslocatore che lavora con due chiavi: una della Sua vecchia casella di posta e una della nuova. Accede a entrambe, scorre la vecchia casella cartella per cartella e inserisce ogni messaggio nella stessa cartella nella nuova casella. Nella vecchia casella non cambia nulla.

Questo offre due grandi vantaggi:

• Non si perde nulla. Se qualcosa va storto, tutto rimane ancora presso il vecchio fornitore.
• Può ripeterlo. Un buon programma di migrazione riconosce i messaggi già copiati e li salta. Se esegue di nuovo la copia un giorno dopo, vengono aggiunti solo i messaggi nuovi. Questo si chiama sincronizzazione delta, ed è necessaria durante il periodo di transizione (lezione 4.4).

Il programma più noto per questo è imapsync, open source e utilizzato da molti fornitori dietro il proprio strumento di migrazione. Non deve installarlo Lei stesso: la maggior parte dei fornitori di posta ha uno strumento di migrazione nel proprio pannello che lo fa per Lei.

Cosa predisporre in anticipo

1. Crei le nuove caselle di posta, con gli stessi indirizzi di adesso. Per Bakkerij De Korrel si tratta di dodici caselle di posta personali, più info@ e bestellingen@.
2. Controlli lo spazio di archiviazione. Verifichi quanto è grande ciascuna vecchia casella di posta (modulo 3, lezione 3.2) e si assicuri che la nuova casella sia almeno altrettanto grande, con un po' di margine in più. Se la nuova casella si riempie, la copia si interrompe.
3. Faccia pulizia. Ciò che non desidera conservare non deve essere trasferito. Eliminare una cartella con dieci anni di newsletter fa risparmiare ore.
4. Organizzi l'accesso alla vecchia casella di posta. Questa è la parte più complicata con Google e Microsoft, vedere di seguito.
5. Cerchi il nome del server IMAP della vecchia casella. Per Gmail è imap.gmail.com, per Microsoft 365 e Outlook.com è outlook.office365.com. Gli strumenti di migrazione li compilano automaticamente per i fornitori noti.

Accedere a Google e Microsoft: perché la Sua password non funziona più

In passato uno strumento di migrazione accedeva semplicemente con il Suo indirizzo email e la password. Questo si chiama autenticazione di base. Poiché le password spesso trapelano, i grandi fornitori hanno chiuso questa possibilità.

Microsoft ha disattivato l'autenticazione di base per IMAP e POP in Exchange Online (Microsoft 365) a partire da ottobre 2022, e per gli account Outlook.com personali a settembre 2024. Uno strumento di migrazione deve quindi accedere tramite OAuth 2.0: Lei stesso accede a una pagina di Microsoft, dà il consenso allo strumento, e lo strumento riceve una chiave temporanea (un token) al posto della Sua password. La Sua password non arriva mai allo strumento.

In un ambiente Microsoft 365 aziendale, l'amministratore può aver impostato che gli utenti non possano concedere da soli il consenso ad app esterne. In tal caso l'amministratore deve prima approvare lo strumento di migrazione nel centro di amministrazione. Pianifichi questo in anticipo, perché spesso è proprio la persona che è appena andata in ferie.

Google, dal 30 settembre 2024, non accetta più nemmeno password normali per IMAP su Google Workspace (per gli account Gmail personali questo valeva già prima). Se lo strumento di migrazione non supporta OAuth con Google, utilizzi una password per le app: una password separata di 16 caratteri destinata solo a quel singolo collegamento. Può creare una password per le app solo se l'autenticazione a due fattori è attiva sull'account Google. In Google Workspace l'amministratore può anche aver disattivato le password per le app.

Dopo il trasloco, revochi la password per le app, oppure revochi il consenso concesso allo strumento di migrazione. Non lasci porte aperte.

Le etichette di Gmail diventano cartelle

Gmail non conosce le cartelle ma le etichette. Un messaggio può avere più etichette. Tramite IMAP, Gmail mostra ogni etichetta come una cartella, più alcune cartelle speciali come [Gmail]/Tutti i messaggi (o [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Posta inviata e [Gmail]/Spam.

Il risultato in una copia:

• Un messaggio con due etichette si trova dopo il trasloco in due cartelle, come due copie. La Sua casella di posta può quindi diventare più grande rispetto a Gmail.
• La cartella Tutti i messaggi contiene di nuovo tutto. I buoni strumenti di migrazione la saltano oppure copiano solo ciò che non si trova altrove. Verifichi nella fase di controllo quali cartelle vengono trasferite.
• La posta archiviata (senza etichetta) si trova solo in Tutti i messaggi. Se salta completamente quella cartella, perde quei messaggi. Il modo più semplice è assegnare in anticipo in Gmail un'etichetta "Archivio" alla posta archiviata.

Microsoft 365 ha cartelle normali, ma anche cartelle che non sono posta: Calendario, Contatti, Attività, Note. Tramite IMAP a volte le vede come cartelle vuote o strane. Gli strumenti di migrazione di solito le saltano. Il contenuto va trasferito separatamente (modulo 5).

Quanto tempo richiede?

Dipende soprattutto dal numero di messaggi e dalla dimensione degli allegati, e dalla velocità con cui il vecchio fornitore Le permette di recuperarli. Google e Microsoft rallentano grandi volumi di traffico IMAP. Una casella di posta piccola è pronta in pochi minuti, una casella di decine di gigabyte può richiedere un giorno o più. Per questo avvia la prima copia con largo anticipo rispetto al cambio, mentre tutti continuano a lavorare normalmente nella vecchia casella.

Per Bakkerij De Korrel questo significa: lunedì la prima copia di tutte le caselle di posta, mercoledì sera il cambio DNS (lezione 4.3), giovedì e una settimana dopo ancora una copia delta.

Se IMAP non funziona

A volte IMAP non è possibile, per esempio perché l'amministratore del vecchio ambiente non dà il consenso o se n'è già andato. Esistono allora due vie d'uscita:

• Un'esportazione. Outlook classico può esportare una casella di posta come file pst. Google Takeout fornisce la Sua posta come file mbox. Un file di questo tipo viene poi importato con un programma di posta come Thunderbird (con una funzione di importazione) nella Sua nuova casella IMAP, oppure il Suo fornitore L'aiuta con questo. È più lavoro e meno ordinato: la struttura delle cartelle e lo stato letto/non letto non sempre vengono trasferiti correttamente.
• Tramite il Suo programma di posta. Metta l'account vecchio e quello nuovo affiancati in un programma di posta e trascini le cartelle da uno all'altro. Va bene per una casella piccola, scomodo per dodici dipendenti.

Un'esportazione è anche consigliabile come backup poco prima di disdire il vecchio abbonamento (lezione 4.4 e modulo 8).

In pratica: ecco come appare presso un fornitore

In Mio WebOké lo strumento di migrazione si chiama Migrazione e-mail (sotto I miei prodotti). Ha cinque fasi: Origine, Destinazione, Verifica, Trasferimento e Fatto. In Origine sceglie il vecchio fornitore. Se sceglie Outlook, Hotmail o Live, oppure inserisce come server outlook.office365.com, compare il pulsante Accedi con Microsoft: riceve un codice, accede presso Microsoft e accetta. Se sceglie Gmail, lo strumento richiede una password per le app e aggiunge un link alla pagina Google corretta. In Verifica vede quanti messaggi e cartelle sono stati trovati, e quali cartelle non vengono trasferite perché sono cartelle di calendario o contatti. Il trasferimento prosegue sul server anche se chiude la pagina, e un trasferimento ripetuto salta i messaggi già presenti. In DirectAdmin esiste inoltre Migrazioni con ImapSync, che funziona solo con una password e quindi non con l'accesso Microsoft.

Altri fornitori europei dispongono di strumenti di migrazione simili, a volte con nomi come "importa posta" o "importazione IMAP". Con ogni strumento presti attenzione a tre cose: se supporta OAuth con Microsoft e Google, se può essere eseguito ripetutamente senza duplicati, e se mostra cosa non viene trasferito.

Riepilogo

• Una migrazione IMAP copia; la Sua vecchia casella di posta rimane invariata, e può ripetere la copia senza duplicati.
• Microsoft non accetta più password per IMAP: l'accesso avviene con OAuth, eventualmente dopo l'approvazione dell'amministratore. Con Google utilizza OAuth oppure una password per le app (con autenticazione a due fattori).
• Le etichette di Gmail diventano cartelle; un messaggio con due etichette si trova dopo la copia due volte, e la posta archiviata si trova solo in Tutti i messaggi.
• Avvii la prima copia con largo anticipo rispetto al cambio DNS; le caselle di posta grandi possono richiedere un giorno.
• Se IMAP non funziona, un'esportazione pst o mbox è la soluzione. Al termine revochi le password per le app e i consensi concessi.

Quiz

Esercizio

Esercizio A4.2: Verifichi i server del Suo nuovo fornitore. Inserisca il nome del server IMAP e SMTP indicato dal Suo nuovo (o futuro) fornitore di posta. Il programma verifica se IMAP è raggiungibile sulla porta 993 e SMTP sulla porta 587 o 465, se il certificato è valido per quel nome e non sta per scadere, e se il Suo dominio ha record con cui i programmi di posta trovano da soli le impostazioni.

Esercizio E4.2: Trasloco di prova di una casella di posta. Trasferisca una casella di posta (la Sua, o una casella di prova) con uno strumento di migrazione. Annoti il metodo di accesso, il numero di messaggi e cartelle prima e dopo, quali cartelle non sono state trasferite, e quanto tempo ha richiesto. Al termine revochi la password per le app o il consenso concesso.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida WebOké 7.2: Migrazione e-mail verso WebOké (anche da Microsoft 365)
• Guida DirectAdmin 10.1: Migrare la Sua e-mail: le possibilità
• Guida DirectAdmin 10.2: Migrazioni con ImapSync in DirectAdmin
• Guida DirectAdmin 10.3: Migrazione e-mail tramite Mio WebOké
• Trasferire la posta a WebOké con lo strumento di trasferimento e-mail
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Guida di Google Workspace: Less secure apps e password per le app; Guida di Gmail: IMAP ed etichette
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/