Confrontare onestamente costi e gestione

Modulo 8: Backup, uscita e gestione · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: dopo questa lezione sarà in grado di confrontare onestamente i costi totali e la gestione della Sua vecchia e nuova soluzione, senza guardare solo al prezzo per utente, e di stabilire chi svolge quali compiti di gestione.

Concetti chiave: costi totali (TCO), costi una tantum e ricorrenti, licenza per utente, spazio di archiviazione, ampliamenti, costi di migrazione, formazione, tempo proprio, servizio gestito, self hosting, compiti di gestione, chi fa cosa (RACI), stabilità del prezzo, scalabilità

Il confronto sbagliato

La prima domanda che quasi tutti si pongono è: "Quanto costa per utente al mese?" Questo numero viene messo accanto alla licenza attuale, e finisce lì. Questo è il confronto sbagliato, per due motivi.

Primo, in questo modo non si confronta la stessa cosa. Un pacchetto di un fornitore include posta, file, office e chat; presso un altro fornitore office è una licenza separata, la posta rientra in un altro pacchetto e lo spazio extra costa di più. Secondo, si tralascia tutto ciò che non compare in fattura: il Suo tempo e quello dei Suoi colleghi, la formazione, la gestione, la migrazione stessa.

In questa lezione non utilizziamo prezzi di fornitori reali. Questi cambiano, e ciò che conta è il metodo. Gli importi li inserisce Lei stesso, con preventivi e listini prezzi che richiede al momento.

Costi totali: tutto in un quadro

Con costi totali (in inglese total cost of ownership, TCO) si intendono tutti i costi in un periodo fisso, ad esempio tre anni, inclusi i costi una tantum. Un periodo di tre anni è utile perché in questo modo i costi di migrazione una tantum vengono ponderati in modo equo.

La voce più importante è anche quella più spesso dimenticata: il tempo proprio. Lo calcoli moltiplicando il numero di ore per un importo orario fisso che sceglie Lei stesso. Anche se nessuno lo fattura, ha comunque un costo.

Un esempio di calcolo senza prezzi reali

Presso la Panetteria De Korrel, Ruud lavora con variabili, in modo che l'esempio sia valido per chiunque:

• G = numero di utenti (12)
• L = licenza per utente al mese, office incluso dove necessario
• O = spazio di archiviazione extra al mese
• B = backup esterno al mese
• U = ore di gestione propria al mese, T = importo orario che la panetteria calcola per il tempo proprio
• M = costi di migrazione una tantum (assistenza più ore proprie x T)
• D = periodo doppio: mesi in cui vecchio e nuovo vengono pagati contemporaneamente, moltiplicato per il vecchio costo mensile
• Op = formazione (ore x numero di colleghi x T)

Costi totali su 36 mesi:

TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + Op

Egli esegue questo calcolo due volte: una volta per "restare così", una volta per "passare". In caso di "restare così", M, D e Op sono zero, ma Egli considera comunque gli aumenti di prezzo annunciati dal vecchio fornitore, e il tempo che attualmente va perso con password condivise e file smarriti.

Il risultato non è "vince il più economico". È un numero con cui può parlare onestamente: il passaggio costa una tantum tot, e poi al mese tot in più o in meno, in cambio di maggior controllo e minore dipendenza (modulo 1). A volte l'opzione europea è più costosa, a volte più economica. Entrambi gli esiti sono un buon motivo per scegliere consapevolmente.

Servizio gestito o self hosting?

Con software europeo e open source (Nextcloud, Matrix, Jitsi) è anche possibile fare self hosting: installare il software su un server proprio o noleggiato. Sembra economico, perché il software è gratuito. Lo calcoli onestamente:

Per un'organizzazione di dodici persone senza competenze IT proprie, il self hosting è di solito un rischio, non un risparmio. Un server che non riceve aggiornamenti per mesi è meno sicuro di un servizio gestito correttamente. Per un'organizzazione con amministratori propri può invece essere proprio la scelta migliore.

Assegnare la gestione: chi fa cosa?

Anche con un servizio gestito rimane del lavoro da svolgere. Stabilisca chi fa cosa, con una suddivisione semplice: chi esegue, chi è responsabile finale, chi viene consultato e chi viene tenuto informato (spesso chiamato RACI, dalle parole inglesi).

Un compito senza un nome non viene svolto. Un compito con un solo nome non viene svolto se quella persona è malata. Per i compiti più importanti preveda quindi anche un sostituto.

Altri aspetti da considerare nel confronto

• Stabilità del prezzo: con quale frequenza e in che modo può cambiare il prezzo, e in tal caso ha diritto di disdetta?
• Scalabilità: cosa succede con 15 o 25 utenti, o con il doppio dello spazio di archiviazione? Si finisce in un altro pacchetto?
• Cosa è effettivamente incluso: assistenza nella Sua lingua, backup da cui Lei stesso può ripristinare qualcosa, un accordo sul trattamento dei dati, possibilità di esportazione.
• Periodo di prova: può prima avviare un progetto pilota con alcuni colleghi (lezione 3.3)?

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

Con un WebOké Nextcloud esistono pacchetti che differiscono per numero di utenti e spazio di archiviazione, licenze Office per utente, e la possibilità di ampliare lo spazio di archiviazione o il numero di utenti in Mio WebOké. Aggiornamenti, sicurezza e backup di sistema sono gestiti da WebOké; una nuova versione principale viene avviata dal proprietario del pacchetto stesso, con un solo clic. La gestione degli utenti, le licenze e i test di ripristino restano a carico del cliente. I prezzi non sono volutamente riportati in questo corso.

Presso altri fornitori la suddivisione è diversa. Compili quindi la tabella "chi fa cosa" per ciascun fornitore, e la includa nel Suo confronto.

Riepilogo

• Confronti i costi totali su un periodo fisso, non solo il prezzo per utente.
• Consideri i costi una tantum (migrazione, periodo doppio, formazione) e soprattutto il Suo tempo proprio.
• Il self hosting significa software senza licenza, ma con del lavoro: lo calcoli onestamente.
• Stabilisca i compiti di gestione con un nome e un sostituto.
• Presti attenzione alla stabilità del prezzo, alla scalabilità e a cosa è effettivamente incluso nel pacchetto.

Quiz

Esercizio

Esercizio E8.3: Modello dei costi e ripartizione della gestione. Compili il modello dei costi in OPDRACHTEN.md per "restare così" e "passare", con importi tratti da preventivi o listini prezzi che richiede Lei stesso, su 36 mesi. Compili poi la tabella "chi fa cosa" con i nomi e i sostituti.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è analogo.

• Guida a Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family e Max: differenze e passaggio ad altro piano
• Guida a Nextcloud 14.4: Più spazio di archiviazione o utenti, cambio o disdetta del pacchetto
• Guida a Nextcloud 14.6: Aggiornamenti di Nextcloud: quando e come
• Guida a Nextcloud 14.7: Permessi: chi gestisce cosa nel Suo Nextcloud?
• Quale pacchetto Nextcloud è adatto a Lei e come può ampliarlo?