Macro, modelli e test di compatibilità

Modulo 6: File e documenti · Tempo di lettura: 12 minuti

Obiettivo della lezione: dopo questa lezione sarà in grado, con un set di test dei Suoi documenti, di stabilire cosa funziona bene in un nuovo office online, cosa deve adattare e cosa è meglio lasciare in un altro programma, con particolare attenzione alle macro VBA, ai modelli, ai caratteri e alla stampa unione.

Concetti chiave: set di test, compatibilità, macro VBA (xlsm, docm), macro JavaScript, funzione personalizzata (#NAME?), componente aggiuntivo (add-in), modello (dotx, xltx, potx), identità visiva, controllo del contenuto, campo modulo, stampa unione, revisioni, commenti, nomi delle funzioni e separatore

Perché fare dei test, se i formati sono comunque aperti?

Nella lezione 6.3 ha visto che docx e odt sono standard aperti. Questo non significa che ogni programma gestisca altrettanto bene tutto il contenuto di un file del genere. Una lettera semplice o un foglio di calcolo di base funzionano ovunque. I problemi nascono con le componenti particolari: macro, pulsanti, componenti aggiuntivi, campi modulo, modelli complessi e caratteri non disponibili. Sono quasi sempre presenti proprio nei documenti su cui si basa l'attività di un'organizzazione: il generatore di preventivi, il modulo delle ore, la carta intestata.

Per questo, prima del passaggio, crea un set di test e lo analizza sistematicamente. Non per dimostrare che il nuovo pacchetto è valido, ma per sapere cosa deve sistemare.

Passo 1: scelga il Suo set di test

Scelga da 15 a 25 documenti. Non a caso, ma i documenti più importanti o più complessi:

• i documenti più usati (lo chieda ai colleghi, oppure guardi i "recenti" nel Suo vecchio servizio);
• tutti i modelli e la carta intestata;
• ogni file con macro (estensioni xlsm, docm, pptm, e i vecchi xls o doc che possono contenere macro);
• documenti con moduli, stampa unione (lettere da un elenco indirizzi) o collegamenti ad altri file;
• documenti che scambia con soggetti esterni (commercialista, committente);
• qualche file grande o datato.

Per il Panificio De Korrel si è arrivati a 18 documenti, tra cui il generatore di preventivi (Excel con macro), la carta intestata (modello Word con il carattere dell'identità visiva), il listino prezzi, il modulo ferie, la lettera di auguri natalizi ai clienti e la presentazione per le fiere.

Passo 2: verifichi ogni documento su punti fissi

Apra ogni documento nel nuovo office e faccia ciò che normalmente fa con esso. Annoti per ogni documento:

1. Si apre? E ha lo stesso aspetto (formattazione, interlinea, impaginazione)?
2. Modifica e salvataggio: modifichi qualcosa, salvi, riapra. È ancora corretto?
3. Ritorno al partner: apra il file modificato nel programma del destinatario (ad esempio Word presso il commercialista). Ha ancora un aspetto corretto?
4. Componenti particolari: funzionano i pulsanti, le formule, i campi, il sommario, le intestazioni e i piè di pagina?
5. Modifica condivisa: due persone possono lavorarci contemporaneamente senza problemi?
6. Stampa e pdf: la stampa è corretta?

Le macro: la verità

Una macro è un piccolo programma all'interno di un documento: un pulsante che compone un preventivo, copia dati o ordina un elenco. In Microsoft Office le macro sono scritte in VBA (Visual Basic for Applications). I file con macro hanno un'estensione propria: xlsm, docm e pptm. Nel file zip il codice si trova in un componente vbaProject.bin.

I pacchetti office online dei cloud europei non eseguono il VBA. Euro-Office e ONLYOFFICE utilizzano macro in JavaScript; Collabora e LibreOffice hanno un proprio Basic e Python, e possono eseguire in modo limitato parte del codice VBA nel programma desktop LibreOffice. Nel browser, in pratica, non può farci affidamento. Il file comunque si apre: vede tutti i dati e le formule, ma i pulsanti non fanno nulla.

Cosa può fare?

Due insidie. Conservi sempre l'originale: se salva un xlsm in un altro pacchetto, il codice VBA può diventare inutilizzabile per Excel. E le funzioni personalizzate: se una formula usava una funzione VBA creata su misura, come =SCONTO(A1), nel nuovo pacchetto restituisce un valore di errore come #NAME?.

Anche la sicurezza ha un ruolo. Le macro nei file di altri possono essere dannose. Un buon pacchetto chiede, all'apertura, se desidera eseguire le macro automatiche. Scelga sì solo se si fida del file.

Modelli e identità visiva

Un modello (dotx, xltx, potx, oppure ott per ODF) è un documento di partenza: carta intestata, preventivo, presentazione con l'identità visiva. Verifichi tre aspetti:

• Carattere: il carattere dell'identità visiva è presente sul server dell'office online? In caso contrario il testo si sposta (lezione 6.3). Chieda al fornitore se può installarlo, oppure scelga un carattere libero che gli si avvicini.
• Logo e intestazione/piè di pagina: sono posizionati correttamente, anche sulla seconda pagina?
• Campi: data, numeri di pagina, sommario. Li faccia aggiornare una volta.

Crei nel nuovo cloud una cartella fissa Modelli, con solo diritto di lettura per la maggior parte delle persone, in modo che nessuno modifichi per sbaglio l'originale.

Moduli, stampa unione e revisioni

• I campi modulo e i controlli del contenuto (elenchi a discesa, caselle di controllo, selettori di data in Word) non funzionano allo stesso modo in ogni pacchetto. Verifichi la compilazione e il rinvio.
• La stampa unione (lettere da un elenco indirizzi) funziona in molti pacchetti online, ma a volte con limiti, come un numero massimo di destinatari per volta o l'assenza di fogli etichette. Verifichi con il Suo vero elenco indirizzi.
• Le revisioni e i commenti vengono gestiti di solito senza problemi nei passaggi avanti e indietro. Controlli però che i nomi degli autori siano corretti e li rimuova prima di inviare un documento all'esterno.
• I componenti aggiuntivi (add-in) di Microsoft Office, come quelli di un pacchetto di contabilità o CRM, non funzionano in un altro office. Verifichi se il fornitore di quel componente ha un'altra integrazione disponibile.

Fogli di calcolo: nomi delle funzioni e separatori

Chi è abituato a Excel in italiano digita =SOMMA(B3:B11) e =SE(B5>0;"utile";"perdita"), con un punto e virgola tra gli argomenti. Un office online può essere impostato su nomi in inglese e virgole (=SUM(...), =IF(...,...)). Il file in sé non cambia per questo: le funzioni vengono salvate nel file in un modo fisso. Conta ciò che digita. Controlli l'impostazione per la lingua delle formule e la regione, e informi i colleghi su quale forma usano.

Passo 3: decida per ogni documento

Assegni a ogni documento un esito nel Suo set di test: verde (funziona), arancione (funziona dopo un adattamento, annoti quale) o rosso (non funziona, scelga una soluzione dalla tabella sulle macro). Qualche documento rosso non è un motivo per non passare al nuovo servizio. È però un motivo per risolverlo prima della data del passaggio, oppure per mantenere consapevolmente una licenza Excel per il generatore di preventivi finché non viene sostituito.

Nella pratica: come si presenta presso un fornitore

In Euro-Office all'interno di un Nextcloud WebOké, un xlsm si apre con tutti i dati, ma senza i pulsanti VBA funzionanti. Tramite la scheda Visualizza e Macro crea una macro in JavaScript o ne registra una; in Funzioni personalizzate crea una funzione propria. In File, Impostazioni avanzate si trovano la lingua per le formule e la regione. La stampa unione si trova nella scheda Collaborazione. In altri pacchetti i menu hanno nomi diversi, ma i limiti sono simili: il VBA non funziona completamente nel browser in nessuno dei pacchetti online europei.

Riepilogo

• Gli standard aperti non dicono nulla su macro, add-in e moduli: verifichi i Suoi documenti.
• Crei un set di test di 15-25 documenti importanti e complessi e li verifichi su punti fissi.
• Le macro VBA non funzionano nei pacchetti online; verifichi prima se la macro serve ancora e conservi sempre l'originale.
• Controlli i modelli per carattere, logo e campi, e li metta in una cartella fissa con diritto di sola lettura.
• Assegni a ogni documento verde, arancione o rosso, e risolva i rossi prima della data del passaggio.

Quiz

Esercizio

Esercizio A6.5: Scansione di compatibilità del Suo documento. Carichi un documento che ritiene importante (ad esempio un foglio di calcolo con macro o il Suo modello). Il programma cerca macro, collegamenti esterni, oggetti incorporati, campi modulo, revisioni e commenti tracciati, funzioni sconosciute e caratteri senza sostituto, e indica per ogni punto verde, arancione o rosso con un consiglio.

Esercizio E6.5: Il Suo set di test. Compili il set di test per almeno dieci dei Suoi documenti, con l'esito per ogni punto di verifica e una decisione per ogni documento.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Manuale di Euro-Office 15.30: Un file Excel con macro VBA: cosa fare ora?
• Manuale di Euro-Office 15.2: Importare formule da Excel: i nomi delle funzioni italiane e il punto e virgola
• Manuale di Euro-Office 15.22: Creare lettere da una lista di indirizzi
• Manuale di Euro-Office 12.2: Un documento si apre in sola lettura
• Manuale di Euro-Office 12.3: I caratteri appaiono diversi
• Manuale di Euro-Office 15.24: Rimuovere commenti e modifiche prima di inviare un documento