Chattare e fare videoconferenze

Modulo 7: Collaborazione, app e sicurezza · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di scegliere un'alternativa europea per chat e videochiamate e di gestire il passaggio da Teams, Slack o Zoom, compreso cosa fare con la cronologia delle chat.

Concetti chiave: chat, conversazione o canale, videoconferenza, ospite senza account, lobby (sala d'attesa), moderatore, cifratura del trasporto, cifratura end-to-end, cronologia delle chat, obbligo di conservazione, standard aperto (Matrix), hosting autonomo

Perché la chat è la parte più difficile

Posta, agende e file hanno standard aperti: IMAP, CalDAV, WebDAV. Può copiarli da un fornitore all'altro. Per chat e videoconferenze è diverso. Microsoft Teams, Slack, Zoom e WhatsApp hanno ciascuno il proprio sistema. Una conversazione di Teams non si può "importare" in un'altra app di chat. Si ricomincia quindi da zero.

Sembra peggio di quanto non sia in realtà. Per Bakkerij De Korrel si tratta di tre cose: fare velocemente una domanda a un collega ("i panini all'uvetta sono già pronti?"), una riunione settimanale con i fornai che lavorano da casa per la pianificazione, e ogni tanto una videochiamata con un cliente o un fornitore. Questo si può fare con qualsiasi programma di chat moderno. La difficoltà sta nelle abitudini e nei messaggi vecchi.

Di cosa ha bisogno? Quattro domande

Prima di scegliere un programma, risponda a quattro domande:

Alternative europee e aperte

Esistono grosso modo due tipi di soluzioni: chat e chiamate come parte del Suo ambiente cloud, e programmi separati.

Due cose saltano all'occhio. Svizzera e Regno Unito non sono membri dell'UE. Per entrambi i paesi la Commissione europea ha però adottato una decisione di adeguatezza: i dati possono essere trasferiti senza misure aggiuntive (lezione 2.1). E "open source, sviluppato da un'azienda statunitense" (Jitsi) significa qualcosa di diverso da "servizio di un'azienda statunitense". Se Lei gestisce Jitsi su un server proprio o presso un fornitore europeo, la Sua conversazione non passa per 8x8. Il software è di tutti; il servizio è di chi gestisce il server.

Trasporto, end-to-end e chi gestisce il server

Quasi tutti i programmi cifrano la connessione tra il Suo dispositivo e il server. Si chiama cifratura del trasporto. Chi si trova sulla stessa rete wifi non può leggere, ma il server stesso in linea di principio sì.

Con la cifratura end-to-end solo i partecipanti possono leggere o ascoltare la conversazione, nemmeno l'amministratore del server. Threema e Wire lo fanno di default. Matrix può farlo per singola conversazione, e in Element è attivo di default per le conversazioni private. Con Nextcloud Talk e Jitsi dipende dalla versione e dalle impostazioni del server. In quel caso parta dal presupposto che l'amministratore del server possa vedere i messaggi di chat, a meno che il Suo fornitore non dichiari per iscritto il contrario.

Per una panetteria che discute la pianificazione, la cifratura del trasporto è generalmente sufficiente, purché il server si trovi presso un soggetto di cui Lei si fida e che rientri nel diritto europeo. Se discute dati medici o trattative riservate, la cifratura end-to-end diventa più importante.

Ospiti, lobby e moderatori

Clienti e fornitori non hanno un account nel Suo ambiente. Per questo esiste il link per ospiti: chiunque abbia il link può partecipare tramite il browser, senza installare nulla. È comodo, ma al tempo stesso un rischio, perché un link può essere inoltrato.

Tre abitudini rendono tutto sicuro:

1. Imposti una password sul link e la invii tramite un altro canale, ad esempio via SMS.
2. Utilizzi una lobby (sala d'attesa): gli ospiti aspettano finché un moderatore apre la riunione e li fa entrare.
3. Disattivi l'accesso agli ospiti al termine, oppure crei una nuova conversazione per ogni riunione.

Cosa fare con la vecchia cronologia delle chat?

I messaggi di Teams, Slack o WhatsApp non vengono trasferiti. Per questo decida in anticipo:

• Cosa deve essere conservato? Accordi con clienti, decisioni, preventivi discussi in chat. Questi non dovrebbero in realtà stare solo in una chat. Li inserisca in un documento o nella posta elettronica, prima di passare al nuovo sistema.
• Cosa può essere eliminato? La maggior parte: "arrivo con 5 minuti di ritardo", foto del pranzo, domande occasionali.
• Come conservare il resto? Teams e Slack dispongono di funzioni di esportazione per gli amministratori (in Microsoft 365 tramite eDiscovery, in Slack tramite la funzione di esportazione dello spazio di lavoro, a seconda del Suo abbonamento). Riceverà quindi dei file (spesso JSON o HTML) che conserverà come archivio in una cartella con accesso limitato. Non diventeranno ricercabili nel Suo nuovo programma di chat.
• Per quanto tempo? Conservi l'archivio per il tempo necessario alla Sua amministrazione o ai Suoi accordi, e non oltre. Se contiene dati personali, il GDPR si applica anche all'archivio.

Tenga separati anche i file condivisi nei canali di Teams. In Microsoft 365 si trovano solitamente in SharePoint o OneDrive e vengono trasferiti con la migrazione dei file (lezione 6.1), non con la chat.

Il passaggio vero e proprio

Un programma di chat funziona solo se tutti lo usano. Passare a metà è la cosa peggiore: nessuno sa più dove si trova un messaggio. Perciò:

1. Scelga un'unica data in cui il nuovo programma diventa l'unico programma di chat.
2. Crei in anticipo le conversazioni di cui ha bisogno: una generale, una per team (per De Korrel: "panetteria", "negozio", "consegne") e una per la riunione settimanale.
3. Faccia installare l'app sul telefono e sul computer di tutti prima di quella data (lezione 7.2).
4. Metta nel vecchio programma un messaggio fissato in alto: "Da lunedì chattiamo in Talk. Non rispondete più qui."
5. Dopo qualche settimana imposti il vecchio programma in sola lettura e poi lo interrompa.

Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore

In questo esempio utilizziamo Nextcloud Talk in un Nextcloud WebOké. Talk è incluso nei pacchetti con una licenza Office. Apre Talk tramite l'icona in alto. Nella pagina iniziale trova le Sue conversazioni a sinistra, con il pulsante Avvia meeting ora crea subito una riunione con un link, e con Controlla dispositivi testa la fotocamera e il microfono. L'accesso per ospiti lo attiva per ogni conversazione in Impostazioni conversazione, sotto Moderazione; lì imposta anche una password. La lobby si trova sotto Riunione. In questo ambiente non è possibile registrare le conversazioni né chiamare numeri di telefono normali.

Presso altri fornitori Nextcloud, e per i servizi Matrix, Jitsi o BigBlueButton, il funzionamento è simile: link per ospiti, password, sala d'attesa e moderatori a volte hanno nomi diversi, ma l'idea è la stessa.

Riepilogo

• Le conversazioni di chat non vengono trasferite a un nuovo programma. Metta in anticipo ciò che è importante in un documento o nella posta, esporti il resto come archivio.
• Scelga in base a quattro domande: chi, quanti, cosa va conservato, quanto è sensibile.
• La cifratura del trasporto protegge durante il tragitto; la cifratura end-to-end protegge anche dal server. Conta chi gestisce il server.
• Sicurezza con gli ospiti: password, lobby, accesso ospiti disattivato dopo la riunione.
• Passi a un'unica data fissa, con le app già installate.

Quiz

Esercizio

Esercizio E7.1: Preparare il passaggio della chat. Risponda alle quattro domande di questa lezione per la Sua organizzazione, crei un elenco dei gruppi e canali di chat che usa attualmente, e stabilisca per ciascun gruppo: cosa deve essere conservato, dove verrà archiviato, e quale conversazione nel nuovo programma lo sostituirà.

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori il funzionamento è simile.

• Guida a Nextcloud 10.1: Cos'è Talk e chi lo possiede?
• Guida a Nextcloud 10.3: Videochiamate e meeting: videocamera, microfono, sfondo e alzata di mano
• Guida a Nextcloud 10.5: Invitare ospiti tramite un collegamento (senza account)
• Guida a Nextcloud 16.22: Ospiti in una riunione Talk con una sala d'attesa (lobby)
• Videochiamata in Nextcloud Talk non funzionante: cause e soluzioni
• Specifica Matrix: https://spec.matrix.org/