Il periodo di transizione e la chiusura del passaggio
Modulo 4: Trasferire la posta elettronica · Tempo di lettura: 10 minuti
Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione sarà in grado di superare senza perdite di posta i giorni successivi al cambio DNS, convertire correttamente tutti i dispositivi e le impostazioni e controllare e concludere il trasloco della posta.
Concetti chiave: periodo di transizione, cache, copia delta, email di prova, conversione dei dispositivi, eliminazione del vecchio account, rallentamento (throttling), casella di posta condivisa, inoltro, risponditore automatico, esportazione dell'archivio, disdetta
Perché esiste un periodo di transizione
Dopo il cambio dell'MX (lezione 4.3) non tutta la posta arriva subito al nuovo server. I server che hanno ancora il vecchio record MX nella memoria (cache) continuano per un po' a inviare al vecchio fornitore. Quanto dura dipende dal TTL: con un TTL di 300 secondi si tratta di minuti, con un TTL di un giorno si tratta di un giorno. Inoltre alcuni server provano a riconsegnare più tardi un'email che in precedenza non era andata a buon fine, all'indirizzo che conoscevano in quel momento.
Il risultato: per alcuni giorni la posta arriva in due posti contemporaneamente. Non è un problema, purché Lei ne sia consapevole e non chiuda troppo presto la vecchia casella di posta.
Lo consideri come due cassette della posta una accanto all'altra. La nuova è già appesa, l'indirizzo sulla porta è cambiato, ma il postino che consulta ancora la sua vecchia lista infila la lettera nella vecchia cassetta. Per una settimana quindi controlla entrambe. Dopodiché chiude la vecchia e la svuota un'ultima volta.
Giorno 1: la seconda copia e un primo controllo
Il giorno dopo il cambio esegua di nuovo il trasloco di tutte le caselle di posta. I messaggi già copiati vengono saltati; viene aggiunta solo la posta arrivata nel frattempo presso il vecchio fornitore.
Verifichi poi con email di prova:
- Ricezione. Invii da un altro indirizzo, ad esempio un indirizzo personale sul telefono tramite internet mobile, un'email a ogni indirizzo importante:
info@,bestellingen@e alcuni indirizzi personali. Arriva nella nuova casella di posta? - Invio. Invii dalla nuova casella di posta un'email a un indirizzo Gmail e a uno di Outlook.com. Arriva, e non finisce nello spam? Controlli le intestazioni (in Gmail: Visualizza originale). Lì vede
spf=pass,dkim=passedmarc=passse tutto è impostato correttamente. - Moduli. Compili il modulo di contatto sul Suo sito web e verifichi se la notifica arriva.
Se l'invio non funziona o l'email finisce nello spam, controlli prima SPF e DKIM (lezione 4.3).
Convertire dispositivi e programmi
Ogni telefono, laptop e tablet deve passare al nuovo server. Non lo faccia modificando il nome del server nel vecchio account, bensì così:
- Aggiunga la casella di posta presso il nuovo fornitore come nuovo account, con IMAP e il nome del server e le porte del nuovo fornitore.
- Verifichi che la posta sia presente (la copia).
- Elimini il vecchio account dal dispositivo.
Quest'ultimo passaggio è più importante di quanto sembri. Un vecchio account dimenticato continua ad accedere in background. Presso il vecchio fornitore ciò non crea problemi finché l'abbonamento è attivo, ma se la vecchia casella di posta viene chiusa, o se il nome del server usato dal vecchio account punta ora al nuovo server, il dispositivo prova ogni pochi minuti ad accedere con una password sbagliata. Molti server di posta rallentano o bloccano allora l'indirizzo IP, e all'improvviso tutto l'ufficio non riesce più a inviare email.
Presso Bakkerij De Korrel tutti usano l'app Outlook sul telefono. I vecchi account Microsoft 365 vengono rimossi; viene aggiunto il nuovo account IMAP. Due collaboratori usano l'app Mail integrata dell'iPhone; lì si procede allo stesso modo.
Pensi anche ai dispositivi senza schermo: lo scanner che invia pdf a info@, la cassa, il negozio online. Questi inviano tramite un server SMTP. Se lì è ancora impostato il server di Microsoft, l'invio si interrompe non appena il vecchio account viene rimosso.
Cosa va reimpostato
Dal Suo elenco della lezione 4.1 riprenda ora tutto ciò che non è stato incluso nella copia, e lo imposti presso il nuovo fornitore:
| Vecchio (Microsoft 365) | Nuovo | Attenzione |
|---|---|---|
alias facturen@ su info@ | alias o inoltro verso info@ | verifichi con un'email |
casella di posta condivisa bestellingen@ per quattro persone | casella propria che tutte e quattro aggiungono nel proprio programma di posta, oppure un inoltro verso i quattro | con una casella di posta condivisa non si vede chi ha già risposto a un'email; concordate un metodo di lavoro |
gruppo team@ | inoltro verso tutti i collaboratori o una mailing list | |
| regole in Outlook | regole presso il nuovo fornitore (filtri nella webmail) o nel programma di posta | le regole sul server funzionano su tutti i dispositivi |
| firme | da reimpostare per ogni programma di posta e webmail | |
| messaggio di assenza | risponditore automatico o messaggio di vacanza |
A cosa fare attenzione nelle prime settimane
- La vecchia casella di posta. Controlli ogni giorno nella prima settimana se arriva ancora nuova posta. Se dopo alcuni giorni continua ad arrivare posta, da qualche parte qualcosa non è stato convertito: forse un fornitore invia tramite un vecchio inoltro, oppure è ancora impostato un MX altrove.
- Rapporti DMARC. Se ha un indirizzo
rua, riceve rapporti giornalieri. Se vede un server che invia a nome Suo ma non supera SPF o DKIM, ha dimenticato un mittente. - Inviti per il calendario. Questi passano tramite email. Se il calendario funziona già presso il nuovo servizio (modulo 5), verifichi se un invito arriva e se l'accettazione torna indietro all'organizzatore.
Concludere e disdire
Se tutto funziona bene per alcune settimane, può concludere:
- Esegua un'ultima copia, nel caso fosse comunque arrivato ancora qualcosa.
- Crei un'esportazione dell'archivio delle vecchie caselle di posta (pst o mbox, lezione 4.2) e la conservi come backup. Tenga presente gli obblighi di conservazione: la posta aziendale con dati fiscali deve, in linea di massima, essere conservata per sette anni nei Paesi Bassi (si tratta di una regola olandese; nel Suo paese possono valere termini diversi).
- Metta in ordine il DNS (lezione 4.3, passaggio 5): vecchio include, vecchio DKIM, record di verifica, autodiscover.
- Revochi le autorizzazioni: password per le app presso Google, lo strumento di migrazione approvato in Microsoft.
- Rimuova il dominio dal vecchio ambiente e disdica le licenze. Non disdica prima di aver verificato tutto; dopo la disdetta il vecchio fornitore può eliminare i Suoi dati trascorso un certo termine.
- Richieda una conferma dal vecchio fornitore che i Suoi dati sono stati eliminati, se ciò è necessario per la Sua documentazione GDPR (lezione 9.3).
Nella pratica: ecco come appare presso un fornitore
Nella guida DirectAdmin di WebOké la chiusura è descritta in quattro passaggi: impostare correttamente l'MX (per un dominio che si trasferisce a WebOké è già impostato correttamente da subito), copiare di nuovo un giorno dopo, impostare i dispositivi come nuovo account e rimuovere il vecchio, e disdire solo dopo alcune settimane. Inoltri, risponditori automatici e messaggi di vacanza si impostano in DirectAdmin sotto Gestione E-mail. La guida di WebOké contiene un articolo La posta non arriva: verifica autonoma. Presso altri fornitori le sezioni si chiamano diversamente, ma l'ordine è lo stesso.
Riepilogo
- Alcuni giorni dopo il cambio arriva ancora posta nel vecchio posto; mantenga aperta la vecchia casella di posta e copi di nuovo.
- Verifichi con email di prova: ricezione, invio (spf, dkim e dmarc pass nelle intestazioni) e i moduli del Suo sito web.
- Aggiunga su ogni dispositivo la nuova casella di posta come nuovo account e rimuova quella vecchia; i vecchi account dimenticati causano rallentamenti.
- Alias, caselle di posta condivise, gruppi, regole, firme e risponditori automatici vanno reimpostati.
- Concluda con un'ultima copia, un'esportazione dell'archivio, la pulizia del DNS, la revoca delle autorizzazioni e solo dopo la disdetta.
Quiz
Esercizio
Esercizio A4.4: Il passaggio è completato? Esegua questo controllo alcune settimane dopo il cambio. Il programma confronta i Suoi record di posta con quanto rilevato in precedenza (negli esercizi delle lezioni 4.1 o 4.3): il vecchio fornitore non deve più comparire nell'MX, il vecchio include deve essere stato rimosso dal record SPF, e deve essere presente un record DMARC.
Esercizio E4.4: Fase di test ed elenco di chiusura. Esegua le tre email di prova di questa lezione e inserisca il risultato. Completi poi l'elenco di chiusura e spunti ciò che è stato fatto.
Esercizio E4.4: Fase di test ed elenco di chiusura
Invii tre email di prova e completi l'elenco di chiusura.
Le Sue spunte e note restano solo in questo browser; non le inviamo da nessuna parte. Se ha effettuato l'accesso, conserviamo in I miei corsi solo il fatto che ha svolto l'esercizio.
Per saperne di più
I passaggi descritti in questi articoli valgono per i servizi di WebOké; presso altri fornitori funziona in modo analogo.
- Guida DirectAdmin 10.4: Dopo il trasloco: record MX e i Suoi dispositivi
- Guida DirectAdmin 8.1: Tutte le impostazioni in un colpo d'occhio: server, porte e sicurezza
- Guida DirectAdmin 8.8: Invio o ricezione non funziona: ecco come risolvere
- Guida DirectAdmin 7.5: Inoltri: inoltrare la posta a un altro indirizzo
- Guida WebOké 7.4: L'email non arriva: verifica autonoma
- Guida WebOké 13.6: Sono bloccato? Sbloccare da soli l'indirizzo IP
- Email ricevuta durante il trasferimento del Suo nome a dominio
- Agenzia delle Entrate olandese (Belastingdienst): obbligo di conservazione della documentazione (di norma 7 anni nei Paesi Bassi; nel Suo paese possono valere termini diversi)