Cartelle e sincronizzazione: perché vede due volte "Inviati"

Modulo 3: Gestire la Sua casella di posta · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo: Dopo questa lezione saprà spiegare come funzionano le cartelle IMAP sul server, far usare al Suo programma di posta le cartelle speciali giuste ed evitare che la posta risulti doppia o vada persa.

Concetti chiave: cartella IMAP, elenco delle cartelle sul server, cartelle speciali (Inviati, Cestino, Bozze, Spam, Archivio), special-use (RFC 6154), associazione delle cartelle, iscrizione alle cartelle, eliminazione ed eliminazione definitiva (expunge), periodo di sincronizzazione, copia offline

Dove si trovano davvero le Sue cartelle?

Nella lezione 1.3 ha visto la differenza tra IMAP e POP3. Con IMAP la Sua posta si trova sul server e il Suo programma di posta mostra ciò che vi è contenuto. Lo stesso vale per le cartelle. Se in Thunderbird crea una cartella "Preventivi", Thunderbird crea quella cartella sul server. In seguito la vedrà anche il Suo telefono, e anche la webmail.

È esattamente ciò che si desidera. Ma significa anche che un programma di posta può creare sul server cartelle che Lei non intendeva creare. E se due programmi non sono d'accordo sul nome di una cartella, se ne ritrova due.

Alcune cose da sapere sulle cartelle di un server IMAP:

• La Posta in arrivo sul server si chiama sempre INBOX. È l'unica cartella con un nome fisso. Il Suo programma la traduce in "Posta in arrivo", "Inbox" o "In entrata".
• Tutte le altre cartelle hanno un nome libero. Il server non conosce una "vera" cartella Inviati, a meno che non lo indichi lui stesso (vedere più avanti).
• Le sottocartelle sono separate da un carattere, di solito un punto o una barra: INBOX.Offertes oppure Offertes/2026. Lo vedrà raramente, ma spiega perché alcuni programmi mettono tutte le cartelle sotto la Posta in arrivo.
• A volte un programma mostra solo le cartelle a cui è iscritto. Una cartella che esiste sul server, ma a cui Lei non è iscritto, sembra allora scomparsa.

Il problema delle cartelle speciali

Il Suo programma di posta ha bisogno di alcune cartelle per funzionare:

Ogni programma ha le proprie preferenze. Apple Mail usa di default nomi diversi da Outlook, e Outlook a sua volta nomi diversi dalla Gmail-app. Se configura la Sua casella su tre dispositivi senza prestare attenzione, può succedere questo:

• Outlook mette la posta inviata in Sent Items.
• Il Suo iPhone mette la posta inviata in Sent Messages.
• La webmail mette la posta inviata in Sent.

Si ritrova così con tre cartelle Inviati, e su ogni dispositivo vede solo una parte di ciò che ha inviato. È il reclamo più frequente su IMAP: "sul telefono non vedo quello che ho inviato dal computer".

La soluzione: special-use

Dal 2011 esiste un'estensione di IMAP con cui il server indica a cosa serve ciascuna cartella: special-use (RFC 6154). Il server dice per esempio "questa cartella si chiama Sent e ha la funzione \Sent". Un programma di posta moderno adotta questa indicazione e non crea più una cartella propria.

La maggior parte dei server di posta lo supporta, e anche la maggior parte dei programmi. Ma spesso qualcosa va ancora storto in questi casi:

• una casella di posta che esiste da anni e in cui vecchi programmi hanno già creato cartelle proprie;
• una casella di posta trasferita da un altro provider, dove le cartelle avevano nomi diversi;
• programmi che ha configurato manualmente prima che il server fornisse special-use;
• POP3 (lì non esistono cartelle sul server, quindi ogni dispositivo conserva localmente la propria cartella Inviati).

Associare correttamente le cartelle

Ha già cartelle doppie, o ha dei dubbi? Allora scelga una cartella per ogni funzione e indichi a ogni programma qual è. È preferibile scegliere la cartella indicata dal server stesso. La riconosce nella webmail: lì la cartella Inviati si trova di solito in alto, con un'icona propria.

Dove si imposta?

• Thunderbird: Impostazioni account, il Suo account, Copie e cartelle (Inviati, Bozze, Archivio) e Impostazioni server (cosa succede ai messaggi eliminati, e in quale cartella finiscono).
• Apple Mail sul Mac: Impostazioni, Account, il Suo account, Comportamento caselle (Mailbox Behaviors). Sull'iPhone: Impostazioni, Mail, Account, il Suo account, l'account stesso, Avanzate, e poi per ogni funzione scegliere la cartella sul server.
• Outlook classico: per un account IMAP, nelle impostazioni dell'account (Altre impostazioni (More Settings), Avanzate) sceglie il percorso della cartella principale e la cartella per gli elementi eliminati. Per gli elementi inviati Outlook classico in molte versioni non offre scelta: usa la cartella indicata dal server, altrimenti la propria.
• Gmail-app: lavora con la cartella indicata dal server; non è possibile impostarla per singola cartella.

Successivamente sposti la posta dalle cartelle superflue alla cartella scelta ed elimini le cartelle vuote. Lo faccia su un solo dispositivo (preferibilmente la webmail o il computer) e attenda che gli altri dispositivi recepiscano le modifiche.

L'eliminazione avviene in due fasi

Con IMAP eliminare significa in realtà impostare un flag. Un messaggio riceve il contrassegno eliminato (\Deleted), ma rimane sul server. Solo quando il programma dà il comando expunge il messaggio sparisce davvero. La maggior parte dei programmi procede così:

1. Lei preme Elimina. Il programma sposta il messaggio nel Cestino (in realtà: lo copia nel Cestino e contrassegna l'originale come eliminato).
2. L'originale viene eliminato definitivamente (expunge) subito oppure alla chiusura.
3. Solo quando svuota il Cestino il messaggio scompare dal server.

Alcuni programmi sono impostati diversamente. In quel caso vede messaggi barrati che non spariscono mai: sono contrassegnati, ma mai eliminati definitivamente. E continuano a occupare spazio. Cerchi allora nel Suo programma Compatta cartella (Thunderbird), Elimina definitivamente i messaggi eliminati (Expunge) oppure un'impostazione come "elimina definitivamente gli elementi eliminati all'uscita dalla cartella".

Importante: eliminare su un dispositivo significa eliminare su tutti i dispositivi. È il principio di IMAP. Se vuole togliere un messaggio dal telefono ma tenerlo sul computer, con IMAP non è possibile. Al massimo può sincronizzare un periodo più breve sul telefono (vedere più avanti).

È sparito comunque qualcosa? Molti provider conservano backup da cui è possibile ripristinare una casella o una cartella, ma di solito solo per un periodo limitato. Non ci faccia affidamento come archivio.

Quanto sincronizza?

Un programma di posta non deve scaricare tutto. Sul telefono è spesso comodo sincronizzare solo le ultime settimane, oppure attivare il push solo per la Posta in arrivo. Così risparmia spazio e batteria. Sul server non cambia nulla: la posta vecchia è ancora lì, semplicemente non la vede su quel dispositivo.

Sul computer la maggior parte dei programmi crea una copia offline della casella (Outlook in un file .ost, Thunderbird e Apple Mail nella propria cartella). È una copia, non un backup: se elimina qualcosa sul server, scompare anche dalla copia offline. Un vero archivio locale è una cartella che crea Lei stesso sotto Cartelle locali (Thunderbird), Sul mio Mac (Apple Mail) o in un file di dati .pst (Outlook). Ciò che vi trascina non si trova più sul server. Ne parleremo nella lezione 3.2.

In pratica: come appare in un pannello

Nella webmail di WebOké (Roundcube) vede a sinistra tutte le cartelle del server. In Impostazioni, Cartelle può creare, rinominare ed eliminare cartelle, e attivare o disattivare l'iscrizione. In Impostazioni, Preferenze, Cartelle speciali vede quale cartella viene usata come Inviati, Bozze, Cestino e Spam. Presso WebOké il server indica la cartella Junk come cartella dello spam, e la webmail la mostra come Spam. Per saperne di più legga l'articolo sulle cartelle della Sua casella di posta. Presso altri provider funziona in modo simile; la webmail potrebbe avere un altro nome, ma quasi ogni webmail offre una gestione delle cartelle di questo tipo.

Riepilogo

• Con IMAP anche le Sue cartelle si trovano sul server. Ogni dispositivo vede le stesse cartelle.
• Solo INBOX ha un nome fisso. Inviati, Cestino, Bozze e Spam hanno nomi diversi a seconda del programma, a meno che il server non li indichi (special-use, RFC 6154).
• Le cartelle Inviati doppie si risolvono scegliendo una cartella per funzione e impostando ogni programma su quella.
• Con IMAP eliminare significa contrassegnare e poi cancellare definitivamente (expunge). I messaggi contrassegnati occupano ancora spazio.
• Una copia offline non è un backup; una cartella locale invece è un archivio separato.

Quiz

Esercizio

Esercizio O3.1: Verificare le Sue cartelle. Apra la Sua casella di posta nella webmail e su ogni dispositivo in cui la usa. Annoti per ogni dispositivo quale cartella usa per Inviati, Cestino, Bozze e Spam. Ha cartelle doppie? Ne scelga una per funzione, imposti ogni dispositivo su quella, sposti la posta ed elimini le cartelle vuote. Compili poi la checklist e risponda alla domanda: quale cartella ha indicato il server stesso, e come l'ha riconosciuta?

Per approfondire

I passaggi descritti in questi articoli valgono per i pannelli di WebOké; presso altri provider funziona in modo simile.

• Guida DirectAdmin 8.7: IMAP o POP3: qual è la differenza?
• IMAP o POP3: qual è la differenza e quale scegliere?
• Guida DirectAdmin 18.11: Un'e-mail è stata eliminata per errore
• Recuperare la casella di posta o le e-mail eliminate dal backup
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)