Bozze, risposte e opzioni aggiuntive

Modulo 3: Scrivere la posta · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà dove vengono salvate le bozze e i testi di risposta predefiniti, potrà modificare un messaggio come nuovo e saprà cosa fanno e cosa non fanno Ricevuta di ritorno, Notifica di consegna, Priorità e Salva i messaggi inviati in.

Concetti chiave: bozza, cartella Bozze, salvataggio automatico, Risposte, Modifica come nuovo, Ricevuta di ritorno, Notifica di consegna (DSN), Priorità, Salva i messaggi inviati in

Bozze: un messaggio a metà sul server

Una bozza è un messaggio che non è ancora stato inviato. Se mentre scrive fa clic su Salva, la webmail mette il messaggio nella cartella Bozze. Se non fa nulla, la webmail lo salva comunque da sola, ogni pochi minuti. Con quale frequenza, lo imposta in Impostazioni > Composizione messaggi.

È importante sapere dove si trova la bozza. La cartella Bozze è una normale cartella IMAP sul server di posta (lezione 1.2). La bozza quindi non si trova nel Suo browser né sul Suo portatile, ma sul server. Questo ha tre conseguenze:

• Può iniziare un'e-mail in ufficio e completarla a casa o sul telefono. Apra la cartella Bozze e faccia doppio clic sul messaggio.
• Se il browser si blocca o chiude per errore la scheda, perde al massimo gli ultimi minuti di lavoro.
• Una bozza occupa spazio di archiviazione ed è leggibile come il resto della Sua posta. Chi ha accesso alla Sua casella di posta ha accesso anche alle Sue bozze.

Quando invia la bozza, la webmail la rimuove da Bozze e mette la versione inviata in Inviata.

Un'insidia: se oltre alla webmail usa anche un programma di posta, entrambi devono usare la stessa cartella come Bozze. Altrimenti in un programma non vedrà ciò che ha iniziato nell'altro. La lezione 5.1 tratta queste cartelle speciali. Una seconda insidia: se apre la stessa bozza contemporaneamente in due programmi e salva in entrambi, otterrà due versioni.

Le bozze sono anche un buon aiuto per non inviare troppo in fretta. Scriva un'e-mail delicata, la salvi come bozza e la rilegga un'ora dopo. Spesso vedrà cosa si può migliorare (lezione 3.2).

Risposte: testi predefiniti con un clic

Riceve spesso la stessa domanda? Sanne riceve ogni settimana e-mail come "Consegnate anche nel weekend?" e "Quanto dura un mazzo di fiori?". Invece di digitare ogni volta la stessa risposta, crea un Testo della risposta: un testo predefinito con un nome, che inserisce con un clic mentre scrive.

Un testo di risposta non è una risposta automatica. Non succede nulla da solo: è Lei a scegliere il testo, può modificarlo e lo invia personalmente. Per questo non è un problema aggiungere una frase personale. Anzi, dovrebbe farlo sempre: una risposta che proviene chiaramente da un modello risulta fredda.

Consigli per buoni testi di risposta:

• Dia loro un nome breve e riconoscibile, come "Consegna nel weekend".
• Li scriva in modo che stiano in piedi da soli, senza saluto iniziale e finale. Quelli li scrive Lei per ogni e-mail, così il nome del cliente è corretto.
• Non inserisca dati che invecchiano rapidamente, come un prezzo o una data, oppure li controlli regolarmente.

La webmail salva le Risposte nelle Sue impostazioni, non nella casella di posta. Le ha quindi nella webmail su qualsiasi dispositivo, ma non in un programma di posta come Outlook o Thunderbird. Quei programmi hanno i propri modelli.

Modifica come nuovo

A volte vuole inviare di nuovo un messaggio, ma con qualche modifica: lo stesso invito a un nuovo gruppo, oppure un'e-mail inviata in precedenza che non è arrivata. Con Modifica come nuovo (in un messaggio aperto, sotto Azioni) la webmail apre un nuovo messaggio con gli stessi destinatari, lo stesso oggetto, lo stesso testo e gli stessi allegati. Lei modifica ciò che serve e invia.

La differenza con Inoltra: con Inoltra si crea un Suo nuovo messaggio che riguarda quello vecchio, con "Fwd:" nell'oggetto e il vecchio messaggio come citazione o allegato. Con Modifica come nuovo si ottiene semplicemente di nuovo un originale. Comodo, ma controlli i destinatari: un vecchio elenco può contenere persone che ora non devono riceverlo.

Le opzioni aggiuntive durante la scrittura

A destra nella schermata Nuovo messaggio ci sono opzioni che sceglie per ogni messaggio. Si somigliano, ma fanno cose molto diverse.

Ricevuta di ritorno. Chiede al programma di posta del destinatario di segnalare che il messaggio è stato aperto. Tecnicamente la webmail aggiunge a questo scopo un'intestazione al messaggio (Disposition-Notification-To). Di solito il destinatario vede una richiesta sullo schermo e può rifiutare. Molti programmi non inviano mai una conferma. Se ne riceve una, sa che il messaggio è stato aperto, non che è stato letto o compreso. Se non ne riceve, non sa nulla.

Notifica di consegna (DSN). DSN sta per Delivery Status Notification. Qui non chiede al destinatario, ma ai server di posta lungo il percorso di segnalare che il messaggio è stato consegnato al server del destinatario. Non dice quindi nulla sull'apertura o sulla lettura, ma dice che l'e-mail è arrivata. Non tutti i server lo supportano, quindi anche qui l'assenza di una notifica non significa che la consegna non sia riuscita. Un messaggio di errore (bounce) lo riceve comunque sempre, anche senza questa opzione (lezione 8.4).

Priorità. Può assegnare a un messaggio la priorità Molto alta, Alta, Normale, Bassa o Molto bassa. Con una priorità alta molti programmi mostrano un punto esclamativo. La usi raramente. Chi sceglie Molto alta per ogni e-mail dopo una settimana non viene più preso sul serio, e alcuni filtri antispam trovano sospetto che un mittente sconosciuto segni tutto come urgente. Le vere urgenze si gestiscono meglio con una telefonata, oppure con un oggetto chiaro ("Oggi entro le 14.00: conferma consegna").

Salva i messaggi inviati in. Qui sceglie in quale cartella finisce la versione inviata. L'impostazione predefinita è Inviata. Può anche far salvare un messaggio direttamente in una cartella di progetto, così tutta la corrispondenza con un cliente resta insieme. Attenzione: un messaggio inviato che non salva da nessuna parte non potrà ritrovarlo in seguito.

Mantieni la formattazione fa sì che, quando inoltra o risponde, la formattazione del messaggio originale venga conservata. La lezione 3.2 tratta il testo semplice e la formattazione.

Esempio: Daan e la domanda sulla consegna

Ahmed chiede a Daan se i fiori possono essere consegnati sabato prima delle 9. Daan inizia a scrivere, ma prima deve chiedere al corriere. Fa clic su Salva e prosegue con altro lavoro. Nel pomeriggio, dal telefono, apre la cartella Bozze, aggiunge che è possibile, inserisce il testo di risposta "Consegna nel weekend" per le condizioni generali e invia. Non richiede una Ricevuta di ritorno e non imposta alcuna priorità: per Ahmed è semplicemente un'e-mail normale e chiara.

In pratica: come funziona nella webmail

Salva si trova in alto nella schermata Nuovo messaggio. Le Risposte si creano in Impostazioni > Risposte e si inseriscono con il pulsante Risposte in alto durante la scrittura. Modifica come nuovo si trova in un messaggio aperto, sotto Azioni. Le opzioni Ricevuta di ritorno, Notifica di consegna, Priorità e Salva i messaggi inviati in si trovano a destra durante la scrittura. Il Manuale di Roundcube descrive i passaggi. In altre webmail queste funzioni hanno nomi simili, anche se un testo di risposta a volte si chiama modello o testo rapido.

Riepilogo

• Le bozze si trovano sul server nella cartella Bozze, quindi può continuare su qualsiasi dispositivo.
• Le Risposte sono testi predefiniti che inserisce Lei stesso; sono salvate nella webmail, non nella casella di posta.
• Modifica come nuovo trasforma un vecchio messaggio in un nuovo originale; in quel caso controlli i destinatari.
• La Ricevuta di ritorno interroga il destinatario, la Notifica di consegna (DSN) interroga i server; l'assenza di risposta non dimostra nulla.
• Usi la Priorità raramente; con Salva i messaggi inviati in sceglie la cartella per la versione inviata.

Quiz

Esercizio

Esercizio D3.4: Creare una risposta predefinita. Scelga una domanda che riceve spesso (oppure, se non ne ha: "Quali sono i vostri orari di apertura?") e crei per essa un Testo della risposta in Impostazioni > Risposte, con un nome breve e un testo senza saluto iniziale e finale. Poi inizi una nuova e-mail indirizzata a se stesso, scriva un saluto iniziale, inserisca il testo di risposta con il pulsante Risposte, scriva un saluto finale e salvi prima il messaggio come bozza. Apra la cartella Bozze, completi il messaggio e lo invii. Poi risponda: in quale cartella si trovava la Sua bozza e potrebbe completarla anche dal telefono, cosa ha modificato nel testo di risposta per questa singola e-mail, quali dati del testo di risposta deve controllare regolarmente, e perché non ha usato la Ricevuta di ritorno o la priorità (o perché sì)?

Per saperne di più

Quando sono indicati dei passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 4.4: Formattazione, bozze e opzioni aggiuntive
• Roundcube Webmail 4.2: Rispondere e inoltrare
• Roundcube Webmail 10.1: Le impostazioni principali
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 3.1: Cartelle e sincronizzazione: perché vede due volte "Inviati"
• RFC 3464, il formato delle notifiche di consegna (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3464