IMAP, POP e webmail: perché vede la stessa posta ovunque

Modulo 1: Come funziona la Sua posta · Tempo di lettura: 9 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà spiegare la differenza tra IMAP e POP e sarà in grado di capire che cosa comporta per la Sua posta su più dispositivi, per lo spazio di archiviazione e per un backup. Saprà inoltre verificare come sono configurati i Suoi dispositivi.

Concetti chiave: IMAP, POP3, sincronizzazione, flag, cartella Inviata, limite di spazio (quota), copia locale

Due modi per scaricare la posta

Nella lezione 1.1 ha visto che la posta viene consegnata a un server di posta. Lì resta finché un programma di posta non la scarica. Per scaricarla esistono due protocolli, basati su idee molto diverse.

• POP3 (Post Office Protocol, in breve POP) è il più vecchio. L'idea è quella di una casella postale: il Suo programma scarica la nuova posta, la salva sul Suo computer e il server può poi eliminarla. Lo dice lo standard stesso: di norma la posta viene scaricata e poi eliminata.
• IMAP (Internet Message Access Protocol) funziona al contrario. La posta resta sul server. Il Suo programma mostra ciò che si trova sul server e trasmette le Sue azioni: leggere, spostare, eliminare, contrassegnare. Il server è la fonte, i Suoi dispositivi si limitano a consultarlo.

La webmail funziona sempre con IMAP. Non potrebbe essere altrimenti: la webmail non ha un proprio disco su cui conservare la Sua posta. Mostra in tempo reale ciò che si trova nella Sua casella sul server.

Che cosa sincronizza IMAP

Con IMAP non si sincronizza solo la posta in sé, ma anche tutto ciò che Lei fa con essa:

• Cartelle. Se nella webmail crea una cartella Klanten (Clienti), questa compare anche nell'app di posta del Suo telefono. Le cartelle si trovano sul server.
• Flag. Ogni messaggio ha delle caratteristiche che IMAP chiama flag: letto, risposto, contrassegnato, eliminato. Se legge un'e-mail sul telefono, nella webmail risulta anch'essa come letta. Se risponde dal portatile, nella webmail vede la freccia di risposta.
• Spostare ed eliminare. Se trascina un messaggio nel Cestino, quel messaggio viene spostato nel Cestino ovunque.

Un aspetto che sorprende molte persone: la cartella Inviata. L'invio avviene tramite SMTP, e SMTP non conserva nulla. Dopo l'invio è il Suo programma di posta stesso a mettere una copia nella cartella Inviata sul server. Con IMAP quella copia è visibile ovunque. Se un programma non lo fa, oppure mette la copia in un'altra cartella, vedrà la posta inviata solo su quel dispositivo. La lezione 5.1 approfondisce questo argomento.

Che cosa fa POP, e perché crea problemi

Con POP il programma chiede al server: quali messaggi hai per me? Li scarica e chiede al server di cancellarli. Molti programmi offrono un'opzione come "Lasciare una copia sul server", a volte con un termine, ad esempio 14 giorni. Ma anche in quel caso vale la stessa regola: ciò che fa sul Suo computer, il server non lo sa. Cartelle, stato di letto o di risposta restano su quel solo dispositivo.

Prendiamo Daan, il collega di Sanne. Anni fa ha configurato la posta sul computer dell'ufficio con POP. Sul telefono usa IMAP. Che cosa succede?

• Al mattino Daan vede sul telefono un'e-mail di un fornitore. Quando in ufficio apre il programma di posta, questo scarica l'e-mail e la cancella dal server. Da quel momento l'e-mail è sparita dal telefono.
• Nella webmail la Posta in arrivo è quasi vuota, perché tutto si trova sul computer dell'ufficio.
• Ciò che Daan invia dall'ufficio si trova soltanto nella cartella Inviata di quel computer.

Si dice talvolta che POP su un secondo dispositivo "ruba" la posta. È una delle cause più frequenti della lamentela "la mia posta sparisce".

Spazio: il limite vale per tutto

Con IMAP tutta la Sua posta si trova sul server. Ogni casella di posta ha una dimensione massima, il limite di spazio o quota. Questo limite vale per tutte le cartelle insieme: la Posta in arrivo, ma anche Inviata, Bozze, Archivio, Spam e Cestino. La posta eliminata che si trova nel Cestino conta quindi finché non svuota il cestino.

Se la casella è piena, non può più ricevere nuova posta. Il mittente riceve allora indietro il messaggio con un messaggio di errore. Con POP questo problema si presenta meno, perché il server viene svuotato continuamente. È l'unico motivo per cui alcune persone usano ancora POP. È meglio lavorare con IMAP e fare ordine di tanto in tanto, oppure salvare localmente la posta vecchia con un programma di posta (lezione 5.4).

Il portatile rotto

Supponiamo che il portatile di Sanne cada dal tavolo e non si accenda più. Che cosa ha perso?

• Con IMAP: nulla della sua posta. Accede alla webmail o configura il nuovo portatile e ritrova tutto: cartelle, posta inviata, messaggi letti e non letti. Ciò che può essere andato perso: le bozze che non erano ancora sul server e la posta che lei stessa aveva spostato in una cartella locale del portatile.
• Con POP: tutta la posta che il portatile ha scaricato e che il server ha cancellato. Se non aveva un backup del portatile, quella posta è persa.

IMAP è quindi una forma di sicurezza, ma non un backup. Se elimina un messaggio e svuota il cestino, sparisce ovunque contemporaneamente. Un errore si sincronizza alla stessa velocità di un'azione corretta. Per questo è utile sapere se il Suo provider esegue dei backup e come esportare Lei stesso la posta importante.

Quali impostazioni appartengono a quale protocollo

Nel Suo programma di posta, nelle impostazioni dell'account, può vedere di che tipo di account si tratta. Elementi per riconoscerlo:

Queste sono le porte usuali con crittografia, anche presso WebOké. Un account può avere un solo modo di scaricare la posta. Se vuole passare da POP a IMAP, nella maggior parte dei programmi deve aggiungere di nuovo l'account. Prima metta al sicuro la posta che si trova solo in locale, ad esempio trascinandola nelle nuove cartelle IMAP.

In pratica: come funziona nella webmail

La webmail usa sempre IMAP. Ciò che fa nella webmail lo ritrova quindi in ogni programma di posta che funziona anch'esso con IMAP, e viceversa. Quanto è piena la Sua casella lo vede in basso a sinistra nella webmail, nella barra sotto le cartelle. Nel Manuale di Roundcube, alla voce Che cos'è la webmail, è spiegato come webmail e programma di posta funzionano insieme. In altre webmail, come Gmail o Outlook.com, funziona in modo simile: anche queste mostrano ciò che si trova sul server.

Riepilogo

• POP scarica la posta su un solo dispositivo e di solito la cancella dal server; IMAP lascia la posta sul server.
• IMAP sincronizza cartelle e flag (letto, risposto, contrassegnato). La webmail funziona sempre con IMAP.
• La cartella Inviata contiene una copia che il Suo programma di posta stesso mette sul server.
• Il limite di spazio vale per tutte le cartelle insieme, anche Cestino e Spam.
• IMAP protegge da un dispositivo rotto, ma non è un backup: un'eliminazione avviene ovunque contemporaneamente.

Quiz

Esercizio

Esercizio D1.2: Come è configurata la Sua posta. Su ogni dispositivo da cui invia e riceve posta (computer, telefono, tablet), cerchi nelle impostazioni dell'account se usa IMAP o POP, quale server e quale porta per la ricezione e per l'invio. Annoti tutto in un elenco. Poi apra la webmail e l'app di posta del telefono una accanto all'altra e confronti le cartelle: vede le stesse cartelle, e nella cartella Inviata c'è la stessa posta? Risponda quindi a queste domande: uno dei Suoi dispositivi usa POP, e in tal caso questo fa sparire la posta dagli altri dispositivi? Dove si trova la Sua cartella Inviata: sul server (visibile ovunque) o solo su un dispositivo? Che cosa perderebbe se domani si rompesse il Suo dispositivo principale?

Per saperne di più

Dove sono indicati dei passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.

• Roundcube Webmail 1.1: Che cos'è la webmail?
• IMAP o POP3: qual è la differenza e quale scegliere?
• Come controllo il mio utilizzo della posta?
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 1.3: IMAP e POP3: come recuperare la posta
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 3.1: Cartelle e sincronizzazione: perché vede due volte "Inviati"
• Corso gratuito E-mail in ordine: configurarla e farla arrivare correttamente 3.2: Spazio di archiviazione, quota e una mailbox piena
• RFC 9051, IMAP versione 4 revisione 2 (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051
• RFC 1939, Post Office Protocol versione 3 (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1939