Modulo 4 · 4.1

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Identità: chi è Lei come mittente

Modulo 4: Lei come mittente · Tempo di lettura: 11 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà configurare un'identità in modo che i destinatari vedano subito chi scrive, saprà a cosa serve ogni campo nelle intestazioni e capirà perché può inviare solo da determinati indirizzi.

Concetti chiave: identità, nome visualizzato, From, Organization, Rispondi a (Reply-To), copia Ccn, identità predefinita, controllo del mittente, forwarder, SPF, DMARC

Che cosa vede di Lei il destinatario

Quando Ahmed riceve un'e-mail da Sanne, nel suo elenco dei messaggi vede per prima cosa una sola cosa: il nome del mittente. Quel nome proviene dall'intestazione From, composta da due parti:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

La parte tra parentesi angolari è l'indirizzo. La parte che la precede è il nome visualizzato. La maggior parte dei programmi di posta mostra nell'elenco solo il nome visualizzato. Se manca, si vede solo l'indirizzo, oppure solo la parte prima della @. Un'e-mail da "info" non dice nulla a nessuno. Un'e-mail da "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" invece sì.

Nella webmail, questo insieme di nome, indirizzo e alcune impostazioni aggiuntive si chiama identità. Lei ne ha almeno una: quella dell'indirizzo con cui accede. Può crearne altre, ad esempio per un secondo indirizzo (lezione 4.3).

Un buon nome visualizzato:

è il Suo nome, il nome della Sua organizzazione o una combinazione dei due: "Sanne de Vries | Bloemenatelier Example" oppure "Bloemenatelier Example";
non è un indirizzo e-mail. Un nome visualizzato come "sanne@example.com" appare sospetto, perché è proprio ciò che fanno i truffatori: mostrare come nome un indirizzo che non corrisponde all'indirizzo reale;
è riconoscibile per il destinatario. Se scrive ai clienti, spesso riconoscono il negozio prima del Suo nome di battesimo.

Ricordi quanto visto nella lezione 2.2: chiunque può inserire qualsiasi nome visualizzato. Per questo il nome non dice nulla sull'autenticità. Per la Sua posta, però, è la prima cosa che conta.

Impostazioni, Identità con i campi Nome visualizzato, Email e Società — (1) Nome visualizzato, (2) Email, (3) Società

Gli altri campi di un'identità

Un'identità ha più campi del solo nome e indirizzo. Ogni campo diventa un'intestazione del Suo messaggio oppure ha un effetto al momento dell'invio.

Società diventa l'intestazione Organization. Alcuni programmi la mostrano accanto al mittente. È utile se il Suo nome visualizzato è solo il Suo nome. Non è obbligatoria.
Rispondi a diventa l'intestazione Reply-To (lezione 3.1). Se qui inserisce info@example.com, ogni risposta alle e-mail inviate con questa identità andrà a info@. Di solito lo si lascia vuoto: le risposte devono tornare a chi ha scritto. Un Rispondi a fisso dimenticato è una causa classica del problema "non ho mai ricevuto risposta".
Ccn invia ogni messaggio che spedisce anche come copia nascosta a un indirizzo fisso. Ad esempio perché un collega veda tutti i preventivi. I destinatari non vedono quell'indirizzo. Ci rifletta però: il collega sa che riceve tutto, ed è davvero necessario?
Imposta predefinita determina quale identità sceglie la webmail quando inizia un nuovo messaggio. Quando risponde, la webmail sceglie di solito l'identità dell'indirizzo su cui è arrivata l'e-mail.
Firma è la Sua firma (lezione 4.2).

Controllo del mittente: perché non può inserire qualsiasi indirizzo

Nel campo E-Mail di un'identità può in teoria digitare qualsiasi indirizzo. Eppure il server rifiuta un messaggio se lo invia da un indirizzo che non Le appartiene. Si chiama controllo del mittente. Senza questo controllo, chiunque acceda a una casella di posta sullo stesso server potrebbe inviare e-mail a nome di un altro: il vicino sul server, oppure un intruso in una sola casella rubata che poi invia phishing a nome dell'intera organizzazione.

Con WebOké può inviare da:

l'indirizzo con cui ha effettuato l'accesso;
un indirizzo che inoltra alla Sua casella di posta, un forwarder, sullo stesso server.

Sanne, che ha effettuato l'accesso come sanne@example.com, vuole poter scrivere anche come bestellingen@example.com? Allora crea per bestellingen@ un forwarder verso sanne@ e un'identità aggiuntiva con quell'indirizzo. Senza forwarder riceve un messaggio come "Account ... can not send emails from ...". Altri fornitori applicano regole simili, anche se con nomi diversi (ad esempio "invia come" o "send as").

Perché non un indirizzo Gmail tramite un altro server

Una domanda frequente: "Posso creare nella webmail un'identità con il mio indirizzo Gmail?" La risposta è no, e non è solo una regola di WebOké. Il dominio gmail.com appartiene a Google. Google pubblica nel DNS quali server possono inviare posta per quel dominio (SPF), firma la propria posta (DKIM) e chiede ai destinatari di rifiutare o mettere nello spam la posta che non è conforme (DMARC). Un'e-mail con un indirizzo Gmail nel From che proviene da un altro server non rispetta queste regole. Nel migliore dei casi finisce nello spam, nel peggiore non arriva affatto. Lo stesso vale per qualsiasi altro dominio con una politica DMARC rigorosa, anche per il Suo dominio se lo ha configurato correttamente. Il corso E-mail in ordine spiega SPF, DKIM e DMARC.

Se desidera inviare posta da un indirizzo di un altro fornitore, lo faccia tramite quel fornitore.

Esempio: tre identità in una sola casella

Sanne accede con sanne@example.com. Ha tre identità:

Sanne de Vries | Bloemenatelier Example con sanne@example.com: quella predefinita, per la posta personale con i clienti.
Bloemenatelier Example con bestellingen@example.com: per le conferme d'ordine. bestellingen@ è un forwarder verso sanne@.
Bloemenatelier Example con info@example.com: per le domande generali. Anche info@ è un forwarder verso sanne@.

Nell'identità bestellingen@ ha lasciato vuoto Rispondi a, così i clienti rispondono semplicemente a bestellingen@ e quelle risposte le arrivano tramite il forwarder. Il campo Società lo ha compilato ovunque con "Bloemenatelier Example".

Se guarda le intestazioni di un'e-mail inviata dalla seconda identità, vede:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Nel messaggio che riceve Ahmed non c'è alcuna intestazione Bcc, nemmeno se Sanne ha impostato una copia Ccn. Quella viaggia solo tramite la busta.

Errori comuni

Solo un indirizzo, nessun nome. La Sua e-mail appare nell'elenco come "info" o "sanne". È meno riconoscibile e a volte finisce più facilmente nello spam.
Un nome visualizzato che sembra un indirizzo. I filtri antispam e i destinatari attenti ne diffidano.
Un Rispondi a dimenticato. Le risposte vanno a un indirizzo che nessuno controlla.
Un'identità per un indirizzo senza forwarder. L'invio non riesce e compare un messaggio relativo all'indirizzo.
L'identità sbagliata in un nuovo messaggio. Controlli il campo Mittente prima di inviare, soprattutto se ha più identità.

In pratica: come funziona nella webmail

Gestisce le identità in Impostazioni > Identità. Clicchi sul Suo indirizzo per compilare Nome visualizzato, Società, Rispondi a, Ccn e Firma, oppure su Crea per un'identità aggiuntiva. Quando scrive, sceglie nel campo Mittente quale identità usare. Il forwarder si crea nel pannello di gestione del Suo hosting (con WebOké, DirectAdmin). Il manuale di Roundcube descrive i passaggi. In altre webmail funziona in modo simile; in Gmail, ad esempio, si chiama "Invia messaggio come".

Riepilogo

Il nome visualizzato è ciò che i destinatari vedono nel loro elenco: lo renda riconoscibile e non usi un indirizzo e-mail.
Società diventa l'intestazione Organization, Rispondi a diventa Reply-To; di solito lasci vuoto Rispondi a.
Un Ccn nella Sua identità invia ogni messaggio, senza che si veda, a un indirizzo fisso.
Il server Le permette di inviare solo dal Suo indirizzo o da un forwarder verso la Sua casella sullo stesso server.
Un indirizzo di un altro fornitore (come Gmail) non può essere usato tramite il Suo server: SPF e DMARC fanno fallire l'invio.

Quiz

Esercizio

Esercizio A4.1: Far verificare il Suo mittente. In Impostazioni > Identità configuri la Sua identità: un Nome visualizzato chiaro e, se lo desidera, Società. Poi invii un'e-mail a sé stesso con oggetto WMC A4.1. Apra l'e-mail ricevuta, scelga Azioni > Esporta (otterrà un file .eml) e carichi quel file. Il programma legge il file solo in memoria e non conserva nulla. Controlla che: l'oggetto contenga A4.1; il From abbia un nome visualizzato che non sia un indirizzo e-mail e non coincida con la parte prima della @; il dominio nel From non sia un dominio di esempio come example.com; nel messaggio non sia visibile alcuna intestazione Bcc; Organization sia compilato (consiglio, arancione se è vuoto); inoltre mostra cosa c'è in Reply-To (a titolo informativo, così vede se ha dimenticato un Rispondi a). Per ogni riga riceve verde, arancione o rosso con una spiegazione.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.

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