Modulo 5 · 5.2
Un sistema che riesce a mantenere
Modulo 5: Organizzare e ritrovare · Tempo di lettura: 8 minuti
Obiettivo della lezione: Dopo questa lezione saprà scegliere e configurare un metodo semplice per la Sua casella di posta, così da vedere cosa resta da fare e ritrovare la posta senza doverla riordinare ogni giorno.
Concetti chiave: Posta in arrivo come cassetta di lavoro, quattro scelte, contrassegnare, non letto, archivio, momenti fissi, casella condivisa
Perché un sistema
Una casella piena raramente è il problema. Il problema è che non vede più cosa resta da fare. La domanda di un cliente sparisce tra le newsletter, una fattura ancora da pagare finisce a pagina quattro. Un sistema risolve tutto questo con alcuni accordi fissi con sé stessi. Non deve essere complicato. Deve soprattutto essere così semplice da seguirlo ancora fra tre mesi.
Non esiste un metodo migliore in assoluto. Le persone lavorano in modo diverso, e una ditta individuale riceve posta diversa da quella di un'associazione. Questa lezione Le fornisce gli elementi di base e le scelte possibili. Sta a Lei decidere cosa fa al caso Suo.
Posta in arrivo come cassetta di lavoro
Il cuore di quasi ogni sistema che funziona: Posta in arrivo è una cassetta di lavoro, non un archivio. Ciò che si trova in Posta in arrivo richiede ancora qualcosa da parte Sua. Ciò che è concluso, esce. Così uno sguardo a Posta in arrivo Le dice subito quanto lavoro c'è.
Per questo, per ogni messaggio prende una di quattro decisioni:
- Eliminare. Non Le serve. Lo elimini, oppure lo segnali come spam se è spam. Una newsletter che non legge mai: si disiscriva, così non tornerà più.
- Archiviare. È concluso, ma desidera conservarlo. Un clic su Archivio (lezione 5.1) e il messaggio esce dalla vista, ma lo ritrova con la ricerca (lezione 5.3).
- Fare. C'è da fare qualcosa che richiede più di qualche minuto. Lo lasci dov'è e gli assegni un contrassegno (il flag Contrassegnato), così salta all'occhio. Se richiede meno di qualche minuto, lo faccia subito e poi lo archivi.
- Attendere. Aspetta una risposta o un pagamento. Può contrassegnarlo, oppure spostarlo in una cartella apposita In attesa che controlla una volta alla settimana.
La cosa più importante è non passare oltre senza decidere. Ogni messaggio che apre e lascia lì senza una scelta dovrà rileggerlo più tardi.
Poche cartelle e la ricerca, oppure molte cartelle
Di quante cartelle ha bisogno? Su questo esistono due scuole di pensiero.
Molte cartelle: una cartella per cliente, per progetto, per fornitore. Vantaggio: vede tutto ciò che riguarda un cliente in un unico posto. Svantaggio: ogni messaggio richiede una decisione su dove metterlo, e un'e-mail che riguarda due clienti non sta bene in nessuna delle due. Dopo un anno spesso si ritrova con quaranta cartelle, di cui ne usa cinque.
Poche cartelle e la ricerca: un unico archivio, eventualmente suddiviso per anno, e per il resto la ricerca. Vantaggio: archiviare è un clic, senza pensarci. Svantaggio: deve saper cercare bene. La lezione 5.3 mostra che nella webmail funziona molto bene: per mittente, destinatario, contenuto, in tutte le cartelle contemporaneamente.
Per molte persone la soluzione migliore è una via di mezzo: alcune cartelle per ciò che deve davvero restare separato (per esempio Facturen, le fatture per la contabilità), e per il resto un unico archivio. Le cartelle che fa riempire automaticamente da un filtro (modulo 6) non Le costano lavoro, quindi possono essere qualcuna in più.
Contrassegnare, non letto e filtrare l'elenco
Alcuni strumenti della webmail rendono il sistema più semplice:
- Contrassegnato. Con Contrassegna > Contrassegnato un messaggio riceve un flag e appare in rosso nell'elenco. Il flag è memorizzato sul server, quindi lo vedono anche il Suo programma di posta e il Suo telefono (lì spesso si chiama stella o bandierina).
- Non letto. Con Contrassegna > Non letto riporta un messaggio allo stato non letto. Utile come promemoria, ma poco affidabile come sistema: un telefono che apre il messaggio anche solo per un attimo lo segna di nuovo come letto.
- Tipo nelle opzioni di ricerca. In Tipo scelga per esempio Contrassegnato o Senza risposta. L'elenco mostrerà solo quei messaggi. Senza risposta è utile in Posta in arrivo: sono i messaggi a cui non ha ancora risposto. Attenzione: la webmail sa solo se Lei stesso ha cliccato su Rispondi. Se ha risposto dal telefono o ha richiamato, il messaggio risulta ancora senza risposta, a meno che la Sua app di posta non lo segni anch'essa come risposto.
C'è anche una trappola: la marcatura automatica come letto. Se la webmail è impostata in modo che un messaggio diventi subito letto non appena compare nel riquadro di anteprima, lo stato non letto perde il suo significato. In Impostazioni > Preferenze > Impaginazione messaggi sceglie dopo quanti secondi un messaggio viene considerato letto (lezione 2.1).
Momenti fissi
Chi reagisce tutto il giorno a ogni nuova e-mail riesce a fare poco altro. Un sistema funziona meglio con momenti fissi: per esempio la mattina, dopo pranzo e a fine giornata. A ogni momento smaltisce Posta in arrivo con le quattro scelte. Una volta alla settimana ripassa i messaggi contrassegnati e la cartella In attesa. Quanto spesso controllare dipende dal Suo lavoro. Un negozio online con domande dei clienti guarda più spesso di un'associazione. L'importante è che sia Lei a scegliere, invece di lasciar scegliere ogni notifica al posto Suo.
Una casella condivisa
Se più persone lavorano nella stessa casella, come info@, servono accordi, altrimenti rispondono in due oppure nessuno. Per esempio:
- Chi prende in carico un messaggio lo contrassegna subito (il flag lo vedono tutti, perché è memorizzato sul server).
- Dopo la risposta il messaggio va in archivio, così Posta in arrivo mostra ciò che è ancora aperto.
- Le risposte partono dallo stesso indirizzo e con la stessa firma (modulo 4).
- Ogni giorno una persona è responsabile di svuotare Posta in arrivo.
Concordate anche cosa non fare: nessuno configura un programma di posta con POP su questa casella, perché altrimenti la posta sparisce per gli altri (lezione 1.2).
In pratica: come funziona nella webmail
Contrassegna si trova nella barra degli strumenti sopra il messaggio; Archivio compare come pulsante non appena ha scelto una cartella di archivio in Impostazioni > Preferenze > Cartelle speciali. Tipo e gli altri filtri si trovano nelle opzioni di ricerca (la freccetta nel campo di ricerca). I passaggi sono descritti nel manuale di Roundcube alle voci Contrassegnare, spostare ed eliminare e Archiviare i messaggi. In altre webmail funziona in modo simile: Gmail ha un pulsante Archivia e le stelle, Outlook.com un pulsante Archivia e i flag.
Riepilogo
- Posta in arrivo è una cassetta di lavoro: ciò che contiene richiede ancora qualcosa da parte Sua.
- Per ogni messaggio prenda una decisione: eliminare, archiviare, fare (contrassegnare) o attendere.
- Poche cartelle più una buona ricerca costano meno lavoro di molte cartelle; le cartelle riempite da un filtro non costano nulla.
- I contrassegni e lo stato di risposta sono memorizzati sul server e sono quindi visibili anche ai colleghi in una casella condivisa.
- Smaltisca Posta in arrivo in momenti fissi e prenda accordi se condivide una casella.
Quiz
Esercizio
Esercizio D5.2: Il Suo piano per organizzare la posta. Apra la Sua casella di posta nella webmail. Conti quante cartelle ha (Impostazioni > Cartelle) e quanti messaggi non letti si trovano in Posta in arrivo. Poi scelga un sistema: poche cartelle più archivio, molte cartelle, oppure una via di mezzo. Lo configuri: scelga una cartella di archivio in Cartelle speciali se non l'ha ancora fatto, elimini le cartelle che non ha usato per un anno (prima sposti la posta nel Suo archivio) e smaltisca una volta Posta in arrivo con le quattro scelte. Poi risponda per Suo conto: quante cartelle aveva e quante ne ha adesso? Quanti messaggi restano in Posta in arrivo, e richiedono davvero tutti ancora qualcosa da parte Sua? In quali momenti fissi controllerà d'ora in poi la posta? E se condivide una casella: quali due accordi prende con i Suoi colleghi?
Esercizio D5.2: Il Suo piano per organizzare la posta
Questo esercizio lo svolge da sé; nessuno lo verifica. Spunti ciò che ha fatto e segni l'esercizio come completato.
Un sistema che funziona: la Posta in arrivo è il Suo cestino di lavoro. Per ogni messaggio decide: eliminare, archiviare, fare (contrassegno) o attendere. Poche cartelle e una buona ricerca funzionano meglio, per la maggior parte delle persone, di decine di cartelle. Pianifichi un momento fisso per controllare i contrassegni e il cestino di lavoro.
Le Sue spunte e note restano solo in questo browser; non le inviamo da nessuna parte. Se ha effettuato l'accesso, conserviamo in I miei corsi solo il fatto che ha svolto l'esercizio.
Per saperne di più
I passaggi descritti per la webmail valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail funziona in modo simile.