Una buona firma

Modulo 4: Lei come mittente · Tempo di lettura: 10 minuti

Obiettivo della lezione: Al termine di questa lezione saprà creare una firma breve e utile con la riga di separazione corretta, saprà perché i programmi di posta riconoscono quella riga e sceglierà consapevolmente tra una firma in testo semplice e una con formattazione o logo.

Concetti chiave: firma (Firma), riga di separazione "-- ", RFC 3676, regola pratica delle quattro righe (RFC 1855), testo semplice, firma HTML, immagine esterna, immagine incorporata, disclaimer

A cosa serve una firma

Una firma (nella webmail si chiama Firma) è il breve testo che compare automaticamente sotto i Suoi messaggi. Lo scopo è pratico: il destinatario deve sapere, senza dover cercare, chi è Lei e in quale altro modo può contattarLa. Pensi a qualcuno che alle 8 del mattino legge sul telefono la Sua e-mail su una consegna e vuole chiamarLa. Se il Suo numero è in fondo, chiama. Se non c'è da nessuna parte, risponde via e-mail e aspetta.

Cosa deve contenere:

• il Suo nome ed eventualmente la Sua funzione;
• il nome della Sua organizzazione;
• un numero di telefono al quale è raggiungibile;
• il Suo sito web.

Cosa non deve contenere: tutta la cronologia dei Suoi indirizzi, tre numeri di telefono, cinque icone dei social media, la frase del giorno e una copia del Suo indirizzo e-mail (che è già nel campo From). Più cose inserisce, meno il destinatario legge.

La riga di separazione: due trattini e uno spazio

Sopra una firma va una riga fissa: due trattini e uno spazio, e nient'altro su quella riga.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Questa riga -- è una vecchia convenzione di Usenet, diventata comune anche nella posta elettronica. Lo standard per la posta in testo semplice (RFC 3676, sezione 4.3) la descrive come la separazione tra il testo e la firma. Lo spazio fa parte della riga: "--" senza spazio è soltanto una riga con due trattini.

Perché è importante? Perché i programmi di posta riconoscono questa riga. Molti programmi mostrano tutto ciò che si trova sotto di essa in un colore più chiaro e omettono la firma quando si risponde a un messaggio. Senza questa riga, a ogni scambio della conversazione la firma finisce di nuovo nella citazione. Dopo dieci risposte, l'e-mail contiene dieci copie della stessa firma.

La webmail inserisce da sola la riga di separazione sopra la Sua firma quando la compila nel campo Firma. Non la digiti quindi un'altra volta, altrimenti ce ne saranno due. E faccia attenzione quando copia da un programma di videoscrittura: a volte rimuove lo spazio alla fine di una riga.

Breve: la regola pratica delle quattro righe

Già nel 1995 la netiquette per gli utenti di Internet (RFC 1855) indicava una regola pratica: mantenga la firma breve, non più lunga di quattro righe. All'epoca il motivo era che le persone pagavano la connessione a minuti. Quel motivo non c'è più, ma la regola resta valida: una firma di quattro righe viene letta, una di dodici righe viene saltata.

Quattro righe bastano se combina le informazioni con intelligenza. Usi un separatore come | per mettere due dati sulla stessa riga:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Sono tre righe, con tutto ciò di cui Ahmed ha bisogno.

Testo semplice o HTML, e quel logo

Una firma può essere in testo semplice o formattata (HTML), proprio come i Suoi messaggi (lezione 3.2).

Una firma in testo semplice arriva uguale ovunque, su qualsiasi telefono e in qualsiasi programma. Per la maggior parte delle persone è la scelta migliore.

Una firma HTML può contenere grassetto, colori, un link dietro una parola e un logo. Ci sono però alcune insidie:

• Una firma formattata viene mostrata solo se scrive anche il messaggio con la formattazione. Se scrive in testo semplice, la firma compare come testo normale sotto il messaggio.
• Un logo può essere inserito in due modi. Come immagine esterna: un'immagine con un indirizzo web che si trova già sul Suo sito. L'e-mail resta leggera, ma molti programmi non caricano automaticamente le immagini esterne (come la webmail stessa, lezione 2.2). Il destinatario vede allora un riquadro vuoto. Oppure come immagine incorporata: l'immagine viene inviata come allegato con ogni e-mail. In questo caso si vede, ma ogni e-mail diventa più grande e presso alcuni destinatari ogni messaggio mostra una graffetta, come se ci fosse un allegato.
• Un logo di 300 KB sotto ogni e-mail, anche sotto "Va bene, a domani", è uno spreco dello spazio di archiviazione di tutti. Mantenga il logo piccolo, qualche decina di KB.
• Non metta mai dati importanti, come il Suo numero di telefono, soltanto in un'immagine. Un'immagine non si può copiare e un lettore di schermo non può leggerla ad alta voce.

Disclaimer: brevi e prudenti

Sotto molte e-mail aziendali c'è un lungo testo come "Questa e-mail è destinata esclusivamente al destinatario. Qualora non sia il destinatario, è tenuto a..." Un disclaimer di questo tipo ha scarso valore giuridico. Il destinatario non lo ha accettato, e si trova sotto un messaggio che è già stato letto. Un disclaimer rende inoltre l'e-mail più lunga del messaggio stesso, soprattutto in una lunga conversazione.

Se desidera comunque inserire qualcosa, si limiti a una frase breve e oggettiva, senza promesse né affermazioni. Se sotto le e-mail aziendali servono dati previsti dalla legge, come un numero di iscrizione, li inserisca nella firma e non in un lungo testo.

Quando la firma viene aggiunta

In Impostazioni > Composizione messaggi stabilisce come la webmail gestisce la Sua firma: se viene aggiunta sempre, anche alle risposte e ai reindirizzamenti, e se compare sotto o sopra il messaggio citato. Se scrive sopra la citazione (lezione 3.2), scelga anche di inserire la firma sopra la citazione. Altrimenti finisce in fondo, sotto il vecchio messaggio, dove nessuno la trova.

Se ha più identità (lezione 4.1), ogni identità ha la propria firma. Se in Mittente sceglie un'altra identità, cambia anche la firma.

In pratica: come funziona nella webmail

Crea la firma in Impostazioni > Identità: clicchi sul Suo indirizzo e compili il campo Firma. Con il pulsante con l'immagine ottiene una barra degli strumenti per la formattazione. In Impostazioni > Composizione messaggi imposta quando e dove compare la firma. Durante la scrittura la aggiunge o la cambia con il pulsante Firma. Il manuale di Roundcube descrive i passaggi. In altre webmail e programmi di posta il funzionamento è simile, anche se non tutti i programmi inseriscono da soli la riga di separazione.

Riepilogo

• Una firma riporta il Suo nome, l'organizzazione, il telefono e il sito web; niente di più.
• La riga di separazione è esattamente "-- " (due trattini e uno spazio, RFC 3676 sezione 4.3); i programmi la riconoscono e omettono la firma nelle citazioni.
• Regola pratica: al massimo quattro righe (RFC 1855).
• Il testo semplice arriva bene ovunque; un logo è piccolo e i dati importanti non stanno mai soltanto in un'immagine.
• I disclaimer hanno scarso valore giuridico: brevi e prudenti, oppure da omettere.

Quiz

Esercizio

Esercizio A4.2: Far controllare la Sua firma. In Impostazioni > Identità imposti una firma per la Sua identità e invii un'e-mail a se stesso con oggetto WMC A4.2. Apra l'e-mail ricevuta, scelga Azioni > Esporta e carichi il file .eml. Il programma legge il file solo in memoria e controlla: l'oggetto contiene A4.2; è presente una parte di testo; c'è una riga di separazione che è esattamente "-- " (con spazio: verde; "--" senza spazio: arancione; nessuna riga di separazione: rosso); la firma sotto la riga di separazione conta al massimo quattro righe (verde), cinque o sei righe (arancione) o di più (rosso); la firma contiene il Suo nome o una parte del Suo nome visualizzato, oppure un numero di telefono o un sito web; se il Suo messaggio è in HTML, contiene anche una versione in testo semplice (multipart/alternative); e un'immagine nella firma inviata come allegato e più grande di 50 KB dà arancione. Per ogni riga vede verde, arancione o rosso con una spiegazione.

Per saperne di più

Dove sono indicati passaggi nella webmail, valgono per la webmail di WebOké; in altre webmail il funzionamento è simile.

• Roundcube Webmail 5.2: Creare una firma
• Roundcube Webmail 5.1: Il Suo nome come mittente
• Roundcube Webmail 10.1: Le impostazioni principali
• RFC 3676, sezione 4.3 Usenet Signature Convention (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (in inglese): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855